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記事更新日: 2023/02/17
多様な働き方を実現できる郵便物管理サービス
「トドケール」は自社に届いた荷物をスマホで撮影するだけで、荷物の登録が可能な郵便物管理サービスです。
OCR機能が搭載されており、写真からアプリ内のダッシュボードへ自動登録が可能なため、配送元や担当者などの面倒な入力作業を軽減できます。
登録された荷物は自動で通知されるので、受け取り社員へ通知メールを送る手間もありません。
ダッシュボードから荷物のステータスも確認可能で、受け取りサインも電子署名で済むので紙の管理簿よりも管理がしやすくなります。
荷物の登録が最短5秒と早く、登録作業はスマホで撮影するだけ。誰でも荷物登録・管理が簡単なので、属人化を防止できます。
トドケールのみを利用する場合、実際の配送物管理は自社で行う必要があります。クラウドメール室の対応可能エリアは都内のみです。
配送物をスマホで撮影するだけで荷物の登録ができます。登録後はメールやチャットツールで荷受人への通知も可能です。
100人未満の企業であれば、1週間程度で導入可能です。100人以上の場合は1ヵ月かかる可能性があります。
このページの目次
トドケールは宛名をスマホで撮影すると、自動的に宛先や送り先を入力するOCR機能が搭載されています。
メールはもちろん、SlackやTeamsと連携すれば、荷物が届いたことを自動で通知することも可能です。
これまでスプレッドシートなどで郵便物や配達物の管理をしていた企業担当者は、トドケールの導入で大幅に工数が減らせるでしょう。
入力の手間が軽減
トドケールには「メール・Slack・Teams」の3種類の通知方法があります。
荷物を登録すれば受取人に自動で通知されるため、わざわざメールやチャット文を打つ必要がありません。
また、テレワークが多い受け取り社員としてもどんな郵便物、配達物が到着したのか通知で確認できるので、急いで出社する必要があるかどうかの判断もしやすいでしょう。
左からメール・Slack・Teamsの通知
届いた郵便物はすべてPDFとして格納が可能で、登録したPDFごとに通知するか選択可能です。
通知した内容やダウンロード状況は管理画面から確認ができ、PDF登録もドラッグ＆ドロップと簡単に登録できます。
また、メールで簡単に会計システムへ連携ができるので、請求書や伝票の入力作業も効率化できるでしょう。
PDFで郵便物を画面確認できる
トドケールは電子署名に対応しているため、受け取りサインを紙ベースで管理する必要がありません。
受け渡しが完了すると、ステータスが自動で「受取済」となり、サインも管理画面上で確認できます。
膨大な数の郵便物や配達物を紙で管理していた企業も、トドケールを導入すればペーパーレス化に役立つでしょう。
受取サインは管理画面で確認できる
トドケールは利用料金を公開していません。
そのため、競合サービスを料金比較をするには一度問い合わせする必要があります。
自社にあったサービスなのか営業担当の方からわかりやすく説明が受けられるので、導入を悩んでいるのであれば思い切って問い合わせしてみましょう。
トドケールは配達物や郵便物の管理アプリであり、郵便物等の登録や荷物の管理自体はメール室や総務室が行います。
登録からすべて丸投げする場合は、トドケールの別サービスである「クラウドメール室」の契約が必要です。
クラウドメール室は自社宛の郵便物を代わりに受け取って、荷物の登録からPDF登録化まですべて運用が可能なので、運用を任せたい企業はぜひ問い合わせてみてください。
トドケールは初期費用や月額費用が公開されていません。
導入する規模や受け取り代行サービス「クラウドメール室」を利用するかどうかでも料金が異なります。
郵便物の管理業務を効率化したい、総務室のテレワークを推進したいなど、導入を検討している方は公式HPより問い合わせてみましょう。
| プラン名 | |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 月額費用 | 要問合せ |
郵便物管理サービスの多くは、導入規模によって料金が異なるため見積もりが必要です。
トドケールも競合サービスと同様に見積もりが必要なため、受け取り郵便物の件数や転送サービスの回数、書類スキャンの金額等気になることは問い合わせてみましょう。
| トドケール | atena | fuuto | |
| 初期費用 | 要問合せ | 無料 （税表記なし） |
要問合せ |
| 月額費用 | 要問合せ | 10,000円～ （税表記なし） |
11,000円～ （税表記なし） |
| 無料トライアル | 2週間 | 要問合せ | 要問合せ |
今では「オフィスでトドケール」を利用して、到着する荷物は全てデジタル・ペーパーレスに管理しています。 これまでは紙に荷物の詳細を記載することが多かったですが、トドケールの利用を始めてからは、スマートフォンやタブレットで写真を取ってボタンを押すだけで処理が終わるようになりました。 「カシャ！ポン！』で作業が完了し、メールで荷物到着の通知が自動で送信されるので外出先でも気付いてもらえるようになって助かっています。
コスト面も含め、本当に必要かどうかの検討をしっかり行いました。 先生方の中にはこれまで通りの運用方法でいいのではないかという声もあったため、導入テストを通じて丁寧な検証も行いました。 検討していく中で、荷物を管理する側においては、工数削減や業務効率化の面、荷物を受け取る側においては、時間のロスを防げる点で効果を実感できたので導入に至りました。
＊「トドケール」公式HP参照
・会社に届いたすべての配送物を一元管理したい企業
届いた郵便物だけでなく、荷物も一元管理したい企業は、トドケールの導入に向いています。
製品サンプルなどの有形物もサイズを問わず登録できるので、郵便物以外の荷物が多い企業におすすめです。
荷物の登録も配送物をスマホで撮影するだけなので、管理簿への入力業務も効率化できるでしょう。
・フリーアドレスや総務のテレワークなど働き方改革を推進している企業
トドケールは誰でも簡単に配送物を登録・管理できるため、総務室やメール室の属人化を解消できます。
誰でも管理できるようになれば、紛失防止策として決まった社員が荷物管理をしている企業でもテレワークの導入が実現するでしょう。
また、クラウドメール室を導入すれば原本登録や保管も依頼できるので、ペーパーレスを目指している企業にもおすすめです。
・ITに不慣れな社員が多い企業
トドケールは郵便物や配達物をアプリで一元管理できますが、使い方を全社員が覚える必要があります。
これまで荷物管理をアナログ管理していた企業では、使い方に慣れるまで時間がかかるかもしれません。
荷物を受け取る社員も受取サインの登録方法や登録された荷物の受取方法など、使い方のレクチャーが必要です。
しかし、トドケールであれば操作性もシンプルで難しくないので、一度説明会を開いて実際に操作してもらえればすぐに使えるようになるでしょう。
トドケールは多様な働き方により、デジタル化が求められるオフィス運営に必要な郵便物管理サービスです。
これまで紙で荷物管理をしていた企業は、トドケールの導入でペーパーレスも実現できます。
最短5秒で荷物が登録でき、メールやチャットツールなどに自動で通知ができるので、荷受け管理業務の効率化が叶うでしょう。
画像出典元：「トドケール」公式HP
荷物に関する問い合わせが減ったのも大きいです。 これまでは月に 50 件程度の問い合わせがあったのですが、今では半分程度です。導入がより周知されればもっと減ると思います。 そして、これまで度々あった荷物が行方不明になり、全員で探すといったことが無くなりました。