メールのような手軽さで郵便物が管理できるクラウド管理サービス
「atena」は郵便物の受け取り・開封・スキャン・破棄をすべてWeb上で完結できるクラウド郵便物管理サービスです。
自社専用のatena住所を設定し、届いた郵便物はすべてatenaスタッフによって外観登録されます。
届いた郵便物をすぐに確認したい場合は、内容スキャンアクションを行えば最短で当日中に内容確認が可能です。
業界でもトップクラスのセキュリティの高さで、ISO:27001も取得されているので安心して郵便物を預けられるでしょう。
メールのような手軽さで郵便物が管理できるクラウド管理サービス
「atena」は郵便物の受け取り・開封・スキャン・破棄をすべてWeb上で完結できるクラウド郵便物管理サービスです。
自社専用のatena住所を設定し、届いた郵便物はすべてatenaスタッフによって外観登録されます。
届いた郵便物をすぐに確認したい場合は、内容スキャンアクションを行えば最短で当日中に内容確認が可能です。
業界でもトップクラスのセキュリティの高さで、ISO:27001も取得されているので安心して郵便物を預けられるでしょう。
記事更新日: 2023/02/17
目次
atenaは郵便物の受け取りから倉庫保管まで、すべての郵便物管理を委託できる郵便物管理サービスです。
専用住所に届いた郵便物をatenaスタッフが登録し、登録された郵便物はメールのようなシンプルな画面で管理できます。
オプションで自社住所に届いた郵便物の回収やPDF化の委託も可能なので、郵便物のためだけに出社している一次担当者の負担も軽減できるでしょう。
届いた郵便物は指定の場所て転送が可能
atenaにはメール室として郵便物の管理を委託するだけでなく、事務代行や備品管理などバックオフィス業務の委託も可能です。
これまで郵便物の受け取りや開封、スキャンなど、ノンコア業務の負担が大きかった総務部門の業務効率化も実現できます。
SlackやTeams、ChatWorkなど連絡ツールへの到着通知も自動で行われるため、担当者への連絡も手間もかかりません。
大規模企業向けのメール室サービスも提供
atenaは国際規格であるISO:27001を取得し、情報セキュリティマネジメントシステムに則った情報管理を行っています。
郵便物をスキャンした際もローカルデータを保持せず、社内で内製化しているので情報漏えいの心配がありません。
届いた郵便物の物理的な管理も、生体認証でコントロールされたセキュリティルームで厳重に保管されています。
管理をする全スタッフが機密保持契約書(NDA)を締結済
郵便物の数によって月額費用が異なるatenaですが、どのプランでも初期費用はかかりません。
100通以下であれば初月無料で利用開始できるので、イニシャルコストを抑えたい企業におすすめです。
また、月間の管理郵便物数によって、中身のスキャン費用や定期転送回数が異なるので、見積もり時に確認しておきましょう。
郵便物数によって、無料登録数も異なる
atenaは郵便物の内容スキャンは料金プランによって異なり、1通につき180〜240円のオプション費用が発生します。
スキャン費用は5枚までの費用であり、6枚目以降は1枚10円の追加料金が発生するため、管理予算の上限が決まっている企業は注意が必要です。
コストを抑えたいん場合は、スキャンが必要な郵便物以外は自社でスキャンするなど、工夫が必要でしょう。
atenaはポストに入るサイズの郵便物のみが対象であり、宅配便など大きなサイズは対象外です。
そのため、宅配便などが届く場合は、自社の住所を指定しておく必要があります。
ただし、簡易書留やレターパックなど対面受け取りが必要なものに関しては、代理受け取りサービスが利用できるので問い合わせてみてください。
atenaは毎月の管理郵便物の数によって料金が異なり、内容スキャンの金額もプランによって上下します。
初期費用はどのプランでもかからないので、イニシャルコストを抑えて郵便物管理を委託したい企業におすすめです。
郵便物の内容スキャンは6枚以上になると1枚10円の追加料金が発生するので、予算が決まっている場合は注意しましょう。
| ～100通 | ～200通 | ～300通 | |
| 初期費用 | 無料 | ||
| 月額費用 （税表記なし） |
10,000円 | 20,000円 | 30,000円 |
| 超過分外観登録 （税表記なし） |
240円/通 | 210円/通 | 180円/通 |
| 内容スキャン（5枚まで）※1 （税表記なし） |
240円/通 | 210円/通 | 180円/通 |
| お急ぎ配送 （税表記なし） |
500円/通 | ||
| チーム追加 | 3,200円/チーム | ||
| 定期配送 | 月2回まで | 月4回まで | |
※1：中身6枚から10円/枚の追加料金が発生
atenaは競合サービスと比較して平均的な料金形態です。
中身スキャンがオプションではあるものの、定期転送が無料で複数回利用できるのはatenaの魅力でしょう。
また、お急ぎ配送オプションを利用すれば、レターパックで即日発送してくれるので緊急対応が必要な郵便物への対応もできます。
| atena | トドケール | ||
| 初期費用 （税込） |
無料 | 要問合せ | 要問合せ |
| 月額費用 （税込） |
10,000円 （税表記なし） |
要問合せ | 11,000円～ （税表記なし） |
| 無料トライアル | 1ヶ月※ | 2週間 | 要問合せ |
※：100通未満のみ
わざわざ導入するほどではないと思うこともあるかもしれませんが、私の場合は、いざ使ってみると想像していた以上の作業効率化につながりました。 「atenaがいてくれるから」という安心感が生まれ、オフィスのことを気にかける心理的な負担も減り、そのほかの重要な業務により集中することができるようになりました。 郵便物の管理で頭を悩ませている人は、選択肢の1つとして検討してみてもいいのではないでしょうか。
運用フローを作るのは大変でしたが、ルールさえ決めてしまえば使いやすかったです。 クリニック部門ではatenaに書類の郵送だけをし、管理部がそれをダウンロードすることによって運用のズレもなくなりました。 PDF対応の漏れもなく見えないコストもなくなりましたし、業務の属人化も防ぐことができています。
＊「atena」公式HP参照
・郵便物の受け取り・管理を委託したい企業
atenaは、郵便物の受け取りや管理工数を減らしたい企業に向いている郵便物管理サービスです。
届いた郵便物はatenaスタッフが外観登録するため、すぐに処理が必要なもの以外は自分の予定に合わせて処理できます。
お急ぎ配送オプションを利用すれば、社員の自宅に配送することも可能なので、フルリモートを導入している場合も出社する必要がありません。
・郵便物の保管セキュリティを高めたい企業
郵便物が多く、保管方法やセキュリティ意識に課題を感じている企業atenaの導入がおすすめです。
atenaは届いた郵便物を厳重なセキュリティルームで保管していて、管理オペレーション時も情報漏えいしないよう適切に管理されています。
自社での保管が難しい場合には、倉庫保管オプションも利用可能で、郵便物原本の廃棄が必要な場合は溶解処理も委託可能です。
・郵便物以外の荷物が多い企業
ポストに入る郵便物のみ管理ができるatenaは、宅配便が多い企業にはあまり向いていません。
郵便物の管理のみを委託したい場合は、atenaの回収管理オプションの利用がおすすめです。
回収オプションは週1〜5回まで任意で設定できるので、担当者が出社しない日のみを設定すれば郵便物の受け取り漏れを防止できるでしょう。
atenaはDX化や在宅勤務を推進したい企業におすすめの郵便物管理サービスです。
郵便物処理に対する心理的・人員コストが軽減されるため、担当者は郵便物以外のコア業務に集中できます。
必要な郵便物は15:00までに管理画面でアクションすれば、当日中の内容スキャン、レターパック配送も可能です。
画像出典元：「atena」公式HP
回収頻度は週1〜5回まで自由に設定できたのですが、当社は週3がちょうどいいです。 何が届いているか、出社して確認していた頃の感覚のそのままなので助かっています。 件名だけでなんとなく中身が予想できるのがとても手軽でいいですね。 おかげで「今週は出社しなくても大丈夫かな」だったり、「明日は出社して処理しよう」など、今まで不定期だったものに見通しが立てられるようになったことがすごくいいです。