記事更新日: 2024/04/26
この記事は、契約書の管理の重要性と適切な管理方法について解説します。
契約書は細心の注意を払って管理しなければならない機密事項です。
契約書管理が会社の信頼に繋がります。
契約書の管理ポイントは「長期間の保管対策」です。
管理から保管・廃棄までの流れと注意点を理解しましょう。
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このページの目次
契約書はどの企業でも重要書類として保存しています。
契約期間中はもちろん、契約が終了した後も一定期間捨てずに保管しなければならないのはなぜでしょうか？
その理由は、主に以下の3つです。
法人税法、会社法、電子帳簿保存法等の法令により、契約書は一定の法定保存期間、保管しなければならないと定められています。
| 名称 | 保存期間 | 条文 |
| 法人税法 | 7年 | 法人税法施行規則第59条第1項第3号「契約書」 |
| 電子帳簿保存法 | 7年 | 電子帳簿保存法第4条3項後段、同法施行規則第2条第12項、 電子陵墓保存法第7条、同法施行規則第4条第1項柱書 |
| 会社法 | 10年 | 会社法第432条第2項「事業に関する重要な資料」 |
| 労働基準法 | 5年 | 労働基準法第109条、同法施行規則第56条「雇入又は退職に関する書類」、「賃金その他労働関係に関する重要な書類」 |
ビジネス取引は頻繁で、その内容も複雑であるため、すべての関係者が同じ理解を持つことは困難です。
このため、契約書は、取引が合意した内容に基づいて行われるためのガイドラインとしての役割を果たしています。
万一、取引相手方との紛争が生じた場合、契約書は交渉、和解、裁判などの場で非常に重要な証拠となります。
法令により保管期間が異なるものの、社内規程で「契約書は15年間保管しなければならない」などと一律に長期間の保存義務を定めている企業は、このような証拠保全の観点も重視していると言えるでしょう。
それぞれの部署で契約書を管理するのが「分散管理」です。
各部署が個別に管理するため、部署に応じた管理方法が適用しやすいのがメリットです。
この方法は柔軟なルール設定が可能で、どの企業でも実施しやすいです。
しかし、部署ごとに管理方法が異なるため、部署間での契約書の共有が難しく、内部監査の負担が増えるというデメリットがあります。
また、契約書がどの部署にあるのかわからなくなるリスクも存在します。
全ての契約書を一つの部署で「集中管理」する方法があります。
一般的には、総務部、法務部、文書管理部などが管理業務を担当します。
分散管理とは異なり、組織全体で管理方法を統一できるため、内部監査や棚卸しも容易に行えるのがメリットです。
また、契約書が所在不明になるリスクも減ります。
ただし、一律の管理ルールが適用されるため、部署の状況に合わせた柔軟なルール設定はできません。
例えば、頻繁に契約書の確認が必要な部署では、自部署で契約書を保管する方が便利ですが、それが困難になります。
SaaS（Software as a Service、クラウドサーバを運営する事業者のソフトウェアを、インターネット経由で利用するサービス）を使用して契約書管理を行う方法があります。
契約書管理のSaaSの利点は、契約書管理に特化した様々なサービスを利用できることです。
契約更新日の自動通知や契約書検索などの機能を、クラウド上で利用することができます。
また、電子契約に対応していれば、オンラインで契約締結も可能となります。
しかし、契約書以外の書類や文書の管理が難しくなる可能性があります。
さらに、他の機能を追加したい場合でも、事業者が対応できないかもしれませんし、機能追加自体が不可能な場合もあります。
契約書以外の書類の処理が多い企業の場合、契約書専用のサービスを導入することが本当に効率的なのか、しっかりと検討する必要があります。
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エクセル台帳による契約書管理は、他のソフトウェアが不要で、どの企業でも簡単に導入できるという利点があります。
低コストで開始でき、エクセル機能の範囲内であれば管理項目や関数を自由に設計できます。
契約書の数が少ない場合やエクセルのスキルがある場合には特におすすめです。
しかし、エクセル台帳での管理は、デザイン性や操作性などのUIの部分で問題が残ります。
エクセルに関する知識やスキルがないと、項目の検索性や視認性が低下する可能性があります。
さらに、大量の契約書管理が容量の問題で困難になることや、エクセルを開かなければ更新通知に気づけないという点もデメリットとなります。
システムには、契約書を含むさまざまな書類に対応可能な汎用的な文書管理システムも存在します。
この汎用的な文書管理システムの利点は、契約書以外の書類や文書も対応可能であるということです。
請求書や受領書などの証憑書類から、社内規定、稟議書などの契約関連文書まで一元的に管理できます。
別のシステムを導入する必要がありません。
しかし、契約書以外の書類まで管理すると、システムの納品や運用開始が遅延する、管理項目が多すぎて混乱を招くなどのデメリットも存在します。
これらのデメリットを軽減するためには、導入前に文書管理システムの事業者や従業員と連携し、自社の課題を解決できるシステムに仕上げることが必要です。
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画像出典元：LegalForceキャビネ公式HP
「株式会社LegalOn Technologies」が運営するLegalForceキャビネットは、AIを用いた契約書管理システムで、締結済みの契約書を簡単かつ迅速にデータ化できる特徴があります。
PDF形式で取り込んだ契約書を自動的にテキストデータに変換する機能は、他社製品には見られません。
強固なセキュリティを確保しているため、機密情報の流出を防ぐのにも有効です。
画像出典元：freeeサイン公式HP
freeeサイン（旧：NINJA SIGN by freee）は、弁護士監修の下、契約の作成、相談、承認、締結、管理をオンラインで一括して行う電子契約サービスです。
最新のセキュリティ技術の導入、従量課金の無さ、書類送信件数ごとの費用が0円など、機能面だけでなくコストパフォーマンスも他社と比較して優れていると言えます。
画像出典元：CLOUD CABINET公式HP
「CLOUD CABINET」は、”紙の契約書と電子契約書をWeb上で一括管理”できるハイブリッド型の文書管理システムです。
書面契約と電子契約が混在していても、検索、保管、廃棄などの管理作業を簡単に行うことができます。
サービスを提供している寺田倉庫の”47年の書類保管サービス事業と2,500社の導入実績”は、長年培ったノウハウの強みです。
書面と電子契約書を一元管理したい企業に適しています。
画像出典元：RAQCABI公式HP
RAQCABIは契約書、請求書、書類などを電子データとして一元管理できるシステムです。
取引先や日付、金額などのデータは管理台帳に入力して保存でき、さまざまな検索方法で簡単に探すことができます。
書類の種類や部署ごとにファイルを分け、それぞれに閲覧権限を設定できるため、利用状況に応じた柔軟な運用が可能です。
2022年1月に改正された電子帳票保存法への対応サポートも提供可能です。
さらに、データの管理だけでなく、電子署名の送信機能も備えています。
これにより、契約書の発行から締結、管理までをシームレスに利用できます。
書類管理にかかる業務を削減したい企業や、電子署名の活用でコスト削減を目指す企業に適しています。
画像出典元：OPTiM Contract公式HP
「OPTiM Contract」は、AIを活用して契約書の管理と検索をスムーズに行うことができる契約書管理サービスです。
AI、IoT（Internet of Things）、ビッグデータプラットフォームのマーケットリーダーであるOPTiMが提供するサービスなので、安心して利用できます。
既存の契約書をOCR処理でテキストデータ化するだけでなく、電子契約サービスのAdobe Sign、クラウドサイン、GMOサインとの連携も可能です。
初期費用が無料のプランや無料トライアルも提供しており、導入の手軽さが魅力です。
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契約書の管理について、解説してきました。
契約書の管理は会社の信用に関わる重要な業務です。
正しい契約書の管理方法を理解し、トラブルなく長期間保管できるようににしましょう。
画像出典元：Pixabay
