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記事更新日: 2026/05/13
日本国内で働く外国人の数は過去最多を更新し続け、多くの企業で外国人採用は不可欠な戦略となっています。
しかし、煩雑な行政手続きや厳格な在留管理は現場の大きな負担であり、人的ミスによる不法就労リスクも無視できません。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが「外国人雇用管理システム」です。導入により、在留期限のアラート管理や各種書類作成の自動化など、事務工数の削減とコンプライアンス強化を両立できます。
本記事では、おすすめの外国人雇用管理システムの紹介に加え、導入のメリットや主な機能、自社に最適なツールを見極めるための選び方を詳しく解説していきます。
目次
外国人雇用管理システムとは、外国人社員の雇用に関する情報をデジタル上で一元管理し、在留資格の管理や各種手続き、報告業務までを効率化するためのツールです。
日本人社員の雇用管理との大きな違いは、「在留資格(ビザ)」に紐づく厳格な期限や就労制限を管理する必要がある点にあります。ビザの種類によって従事できる業務内容や就労可能な期間が法令で細かく定められているため、通常の人事管理とは異なる観点での運用が求められます。
また、「特定技能」をはじめとした一部の在留資格では、定期的な行政への報告や支援記録の作成が義務付けられており、アナログでの管理では対応が難しいほどの業務負担が発生します。
このような背景から、外国人雇用特有の煩雑な実務を効率化し、在留期限の更新漏れや法令違反といったリスクの低減を図る必要があります。
そのうえで、適正かつ安定した雇用管理体制の構築を支援するのが、外国人雇用管理システムの役割です。
外国人雇用管理システムの機能は、大きく分けて「リスク管理」「業務効率化」「組織運用」の3つの側面から実務をサポートします。それぞれの主な機能と、導入によって解決できる内容は以下の通りです。自社の課題に最適な機能を備えたサービス選定の参考にしてください。
企業の信頼を守り、意図しない法令違反を未然に防ぐために欠かせない機能です。
| 在留期限の 自動アラート・通知 |
在留期限や各種手続きの期日を一元管理し、更新時期が近づくと担当者と本人へ通知。期限切れや対応漏れを防止。 |
| 資格外活動 (週28時間制限)の管理 |
勤怠データと連携することで、留学生などの労働時間超過を防止。 |
| 在留カードの 番号照合・有効性確認 |
公的情報との照合を通じて、在留カードの有効性確認を支援。 |
| 在留カードの ICチップ読み取り |
対応しているサービスでは、スマートフォンなどでチップ情報を読み取り、偽造リスクの判別を支援。 |
煩雑な事務工数を削減し、人事担当者の負担を大幅に軽減する機能です。
| 行政書類の自動生成 | 「特定技能」で求められる各種書類を、蓄積されたデータをもとに効率的に作成可能。 |
| 外部連携 (ハローワークなど) |
各種届出に必要な書類作成や電子申請への対応を支援し、手続きにかかる工数を削減。 |
| OCR(文字認識)入力 | 在留カードなどの情報をスキャンすることでデータ化し、手入力の手間とミスを軽減。 |
雇用後の定着を促し、外国人社員とのスムーズな連携を支えるための機能です。
| 人材データベース機能 | 在留資格・職種・日本語レベル・スキルなどを一覧化。適切な人材配置や戦力化の判断材料になる。 |
| 多言語対応マイページ | 外国人社員本人が自国の言語で情報更新を行えるため、データの正確性と鮮度を維持可能。 |
| 支援記録・面談ログの デジタル蓄積 |
特定技能で求められる支援実施状況の記録を一元管理し、抜け漏れを防止。 |
| チャット・プッシュ通知 | 対応しているサービスでは、重要なお知らせや緊急連絡を多言語で一斉配信することが可能。 |
外国人雇用管理システムを導入することは、単に事務作業を効率化するだけでなく、組織の法的リスクを最小化し、経営コストや体制の安定化に大きく寄与します。導入によって得られる主なメリットは以下の4点です。
1. コンプライアンスの徹底と不法就労リスクの回避
2. 事務作業の効率化と内製化によるコスト削減
3. 属人化の解消と情報の透明化
4. 人材配置の最適化と定着率の向上
「在留期限のアラート機能」や「ICチップによる真贋判定」などを活用することで、人的ミスや偽造カードに起因する不法就労リスクの低減が期待できます。意図しない法令違反による、多額の罰金や外国人採用の停止といった重大な法的リスクを回避し、安定した雇用基盤の構築につながります。
特定技能などで求められる複雑な行政提出書類の自動作成により、手作業によるミスや業務の停滞を防ぎ、事務作業を大幅に削減できます。これまで個別に対応していた書類作成や期限管理にかかる負担が軽減され、人事担当者はコア業務に集中しやすくなります。
さらに、システムの活用によって管理業務の一部を自社で完結できるようになり、運用体制の見直しにもつながります。外部に委託していた業務を適切に切り分けることで、委託費用の最適化や中長期的なコスト管理が可能です。
情報をデジタルで一元管理することで、担当者の経験や記憶に依存しない運用が可能となり、情報の透明性も高まります。その結果、本社と現場間での共有も円滑になり、属人化の解消にもつながります。担当者の離職や異動に伴う引き継ぎリスクを軽減し、継続的かつ安定した管理体制の維持が可能です。
システムに蓄積された「在留資格」や「スキル」などの人材データが一覧化されることで、期限を考慮したシフト調整や、能力に応じた適切な現場への配置が容易になります。
また、正確なデータに基づいた誠実な管理体制は、外国人社員に「適正に評価・管理されている」という安心感を与え、信頼関係を深める基盤となります。個々の状況に合わせた適切なフォローが可能になることで、結果として離職防止や定着率の向上にも貢献します。
外国人雇用管理システムは、サービスごとに対応範囲や機能が異なります。自社に合わないシステムを選ぶと、導入後の運用が円滑に進まない可能性があります。ここでは、選定時に押さえておきたい5つのポイントを解説します。
外国人雇用管理システムは、「受入企業向け」「登録支援機関向け」「監理団体向け」など、対象によって機能設計が異なります。自社の組織区分に合わないサービスを選ぶと、必要な業務に対応できない可能性があるため注意が必要です。
外国人労働者は、採用の目的や在留資格によって「特定技能外国人」「技能実習生」「高度外国人材」「留学生アルバイト」の4種類に分けられます。それぞれのタイプで、入管法に基づく管理ルールや必要な書類が全く異なるため、自社がどのタイプを雇用している(または予定している)かによって、選ぶべきシステムの優先順位も変わってきます。
例えば、「特定技能」中心であれば複雑な支援業務の効率化が主眼となりますが、「留学生アルバイト」が多い場合は、不法就労防止のための在留期限・資格外活動の管理機能が重要になります。
特定技能外国人の場合は特に書類が複雑なため、導入予定のシステムが特定技能外国人の管理に対応しているか確認しましょう。
管理部門だけでなく、現場担当者や外国人社員本人にとっての使いやすさも重要です。直感的に操作できる画面設計か、また外国人社員本人が自国語で情報を入力できる「多言語対応」が整っているかをチェックしましょう。操作のハードルを下げることで、導入後の運用負担の軽減にもつながります。
外国人雇用に関する制度は頻繁に見直しが行われており、今後も制度変更が続くことが想定されます。
直近では、在留カードとマイナンバーカードの一体化や、2027年に開始が予定されている育成就労制度など、現場の運用に影響する動きが進んでいます。
こうした変化に対応できないシステムでは、運用負担の増加やリスクにつながる可能性があります。アップデートの頻度や対応実績を確認し、継続的に安心して利用できるかを見極めることが重要です。
外国人雇用管理システムは、導入して終わりではなく、その後の運用が重要です。制度の複雑さやイレギュラー対応を踏まえると、問い合わせ対応や運用支援などのサポート体制が整っているかは大きな判断材料となります。導入時の支援だけでなく、運用フェーズにおけるサポート内容も事前に確認しておくことが、安定した運用につながります。
初めてでも迷わず使える、特におすすめの外国人雇用管理システムをご紹介します。
画像出典元：トクビザ 公式HP
「トクビザ」は、不法就労防止と特定技能の自社支援の両方に対応したAI搭載の外国人雇用管理システムです。
在留資格の申請手続きから日々の支援業務まで、AIが業務の進め方をガイドし、タスクの標準化によって属人化や抜け漏れを防ぎます。
さらに、登録支援機関との共同利用や行政書士のサポートも利用可能です。まずは外部委託を活用しつつ、将来的な自社支援への移行を見据えた、段階的な体制整備を進められます。
こうした仕組みにより、これまで外部に委託していた業務も含め、自社での管理・申請・報告を一貫して進めやすくなる点が特徴です。業務の煩雑さや制度理解の難しさから内製化に踏み出せなかった企業でも、無理のない形で運用を整備しやすくなります。
初期費用無料/14日間の無料トライアルあり
詳しい料金は、資料請求をしてご確認ください。
外部委託コストを削減し、自社で特定技能や専門職の管理を完結させたい企業に最適なシステムをご紹介します。
画像出典元：SMILEVISA 公式HP
「SMILEVISA」は、特定技能の受入業務を仕組み化し、申請から管理までを一元化できるクラウド型の外国人雇用管理システムです。
フローに沿って入力するだけで、各種申請書類の作成からオンライン申請までを最短20分で完了でき、業務負担を大幅に軽減します。
さらに、面談やチャット相談など、手厚い伴走サポートも用意されており、自社支援への移行や運用の内製化をスムーズに進められます。
| 雇用人数 | 0~3名 | 4~10名 | 11~21名 |
| 月額費用 | 5,000円 | 12,000円 | 20,000円 |
※税表示なし
21名以上の料金はお問合せが必要です。
画像出典元：irohana 公式HP
「irohana」は、自社支援体制の構築を見据え、特定技能人材の採用から支援業務までを一元管理できる外国人雇用管理システムです。
在留期限の管理や定期面談、行政のオンライン申請と連携した書類作成などに対応し、業務全体の効率化を支援します。
必須業務のタスク化・自動化機能と、現場を熟知した専門家による伴走サポートにより、抜け漏れを防ぎながら段階的な内製化を実現できます。
なお、「irohana for 登録支援機関」という受託業務向けの専用サービスも展開しており、将来的に支援機関としての事業拡大を視野に入れている企業にも対応可能です。
14日間の無料トライアルあり
詳しい料金は直接お問い合わせが必要です。
画像出典元：さくらJOB 公式HP
「さくらJOB」は、AIによる定着支援に強みを持つ、特定技能外国人に特化した人材管理システムです。
人材プロフィールの登録によって各種申請書類を簡単に作成できるほか、在留資格の更新や面談状況を一元管理できます。
相手の表情を読み取る「AI感情判定」や「自動文字起こし機能」など、コミュニケーション支援に特化しているのが特徴です。
手続きの効率化だけでなく、入社後のメンタルケアや定着率向上を重視した運用に対応できます。
| ライトプラン | ベーシックプラン | ハイエンドプラン | |
| 月額費用 | 11,000円 | 27,280円 | 38,280円 |
| 登録可能人数 | 1~10名 | 11~50名 | 50名〜無制限 |
※税込
在留カードの偽造チェック、労働時間の超過防止に適したシステムをご紹介します。
画像出典元：ビザマネ 公式HP
「ビザマネ」は、不法就労リスクの防止に強みを持ち、労務管理を効率化できる外国人雇用管理システムです。
専用アプリで在留カードのICチップを読み取って偽造を自動チェックし、200種類以上の就労パターンから就労可否の自動判定を実現します。
さらに、在留カードの期限切れを3ヶ月前から自動アラートで通知し、更新漏れを防止します。
不法就労などのコンプライアンスリスクを抑えた運用体制の構築を支援します。
外国人従業員が30名以下で利用する場合は、ベーシックプランのすべての機能(偽造チェック・就労可否判定・期限管理など)を無料で利用可能です。
有料プランは以下の通りです。
| 初期費用 | 月額費用 |
| 300,000円〜 | 300円/1ID |
※税抜
画像出典元：GPASS 公式HP
「GPASS」は、オンライン本人確認(eKYC)技術を活用し、不法就労リスクの低減を支援する外国人雇用管理システムです。
最大の特徴は、AIによる在留カードの偽造判定技術です。
また、人材派遣や特定技能制度において、複数の事業者にまたがる外国人労働者の情報を一元管理できる「グループ管理機能」も搭載しています。
横断的なコンプライアンス管理を実現し、成りすましや不法就労リスクの抑制に対応します。
詳しい料金は直接お問合せが必要です。
複数のクライアント企業を抱える支援機関が、大量の書類と期限を効率的に管理するために最適なシステムをご紹介します。
画像出典元：noborder 公式HP
「noborder(ノーボーダー)」は、特定技能のビザ申請や進捗管理を効率化できるクラウド型の外国人雇用管理システムです。
申請者にフォームのURLを送信して情報を集め、それを自動で申請書類に反映させつつ、タスクごとの期日管理を行えます。
業務の約80%をシステムで内製化し、残りを専門家がサポートするという運用スタイルや、ビザ専門の行政書士法人が裏側で伴走してくれる点が強みです。
特定技能の管理を内製化したいが、専門知識に不安がある企業でも安定した運用を実現できます。
初期費用：無料
月額利用：9,800円〜
管理ユーザー数と外国人登録数に応じた料金プランあり
詳しい料金は直接お問い合わせが必要です。
画像出典元：dekisugi 公式HP
「dekisugi(デキスギ)」は、特定技能制度における業界最安値水準の外国人雇用管理システムです。
受入先の企業や外国人社員のマスターを登録して管理業務を一元化し、書類作成や進捗管理を効率化できます。
各タスクをメンバーに割り振り、特定のタスクの抜け漏れや遅延をダッシュボードで一目で可視化できる進捗管理機能が強みです。
複数の受入企業の業務を横断的に管理し、進捗の全体最適化を図るための運用に適しています。
詳しい料金は直接お問い合わせが必要です。
画像出典元：Linkus 公式HP
「Linkus(リンクス)」は、関係者間のコミュニケーションと業務管理をスムーズにする外国人雇用管理システムです。
関係者情報をもとに各種申請書類を生成できるほか、面接から就業中までの進捗を可視化できます。
特に、外国人社員とSNSのようにチャットができる機能や、スマホやタブレットで定期巡回報告書を簡単に作成できる機能が特徴です。
受入企業や外国人社員とのコミュニケーションを円滑にし、現場業務を効率化したい登録支援機関に適したサービスです。
| 1〜200名 | 201名〜 | |
| 初期費用 | 0円 | |
| 基本月額費用 | 16,500円 | |
| 人材情報管理料 | 1,078円 / 名 | 110円 / 名 |
※税込
画像出典元：外国人雇用管理サービス 公式HP
「外国人雇用管理サービス」は、複雑な在留資格ごとの管理項目を自動抽出し、リアルタイムの情報共有を可能にする外国人雇用管理システムです。
期限管理や各種帳票の作成に対応するほか、特定技能や技能実習を含む36種類の在留資格に応じた入力フォームを利用できる点が特徴です。
幅広い在留資格の人材を扱う業務にも対応し、属人化を防ぎながら安定した管理体制の構築を支援します。
1ヶ月間の無料トライアルあり。
初期費用：無料
詳しい料金は直接お問い合わせが必要です。
画像出典元：MANABEL JAPAN サービス 公式HP
「MANABEL JAPAN」は、外国人社員の教育支援と人材管理を一体でサポートする外国人雇用管理システムです。
ビザ申請に必要な書類作成やタスク管理に加え、eラーニングによる日本語教育や試験対策講座の配信を行えます。
業種別日本語講座の標準搭載や日本語レベルチェック機能を備え、教育面での付加価値を提供できる点が強みです。
実務の効率化とあわせて、教育を含めた支援体制の強化を図る運用に適しています。
詳しい料金は直接お問合せが必要です。
技能実習制度特有の「実習実施記録」や「監査報告書」など、特有の様式に完全対応したシステムをご紹介します。
画像出典元：JITCOサポート 公式HP
「JITCOサポート」は、外国人雇用制度に深く関わる公的機関が提供する、信頼性の高い外国人雇用管理システムです。
技能実習や特定技能の主要書類をExcel形式で自動反映・出力でき、傘下企業に対する請求書作成や売掛金管理などの経理機能も備えています。
システム上で作成した書類の入管オンライン申請(点検・取次)をJITCOに直接依頼できる点が特徴です。
詳しい料金は直接お問い合わせが必要です。
画像出典元：かんべえ 公式HP
「かんべえ」は、技能実習生や特定技能外国人社員の受け入れ・管理業務を効率化できる外国人雇用管理システムです。
入国日をもとに帰国までのタスクを自動生成し、技能実習計画書や監査報告書の作成もスムーズに行えます。
実習生が日記やメッセージをやり取りできるスマホツール「みまもりアプリ」を搭載しているのが特徴です。
スケジュール管理を自動化しつつ、コミュニケーションの活性化やメンタルケアにも力を入れたい監理団体に適しています。
初期費用：無料
月額費用：20,000円〜(登録外国人数100名まで)※税表示なし
100名以上の場合は人数に応じて変動あり
画像出典元：実習生チャイナくん 公式HP
「実習生チャイナくん」は、技能実習生や特定技能外国人の監理業務に特化した外国人雇用管理システムです。
データを入力するだけで、外国人技能実習機構が公表している11カ国語の翻訳版に対応した各種申請書類を自動作成できます。
クラウドを利用せず、自社PCや社内ネットワーク内だけで安全に運用できる点が独自の強みです。
情報管理のセキュリティ面に配慮した管理体制の構築に対応します。
買取型のため初期費用は高くなりますが、お支払い終了後は保守料のみで使用可能です。
| スタンドアローン | LAN版 | |
| 初期費用 | 120万円 | 150万円 |
| 月額保守料 | 15,000円 | 15,000円 |
※税抜
画像出典元：Gシステム 公式HP
「Gシステム」は、監理団体の業務全体を包括的に支援するクラウド型の外国人雇用管理システムです。
書類作成や進捗管理に加え、監理団体に必要な「経理・出納管理」や「監査対応」までを一気通貫でデジタル化できる点が特徴です。
業務領域を横断した一元管理により、管理負担の軽減と業務全体の最適化に対応します。
詳しい料金は直接お問合せが必要です。
画像出典元：TRAMaS 公式HP
「TRAMaS(トラマス)」は、監理団体の業務効率化を支援するクラウド型の外国人雇用管理システムです。
Excel一括登録やマルチアカウント機能によりデータ入力の手間を省き、自社独自のフォーマットに合わせた帳票出力も可能です。
さらに、監理団体特有の煩雑な「実習日誌」をテンプレート登録で自動作成できる機能を備え、日々の記録業務の負担を大幅に軽減できます。
| 初期費用 | 100,000円 |
| 情報監理機能 | 30,000円 / 月 |
| 月次業務機能 | 2,500円〜/ 社 |
| 申請書類作成機能 | 30,000円 / 月 |
※税抜
最低契約期間：1年
外国人雇用管理システムの導入は、煩雑な事務作業をデジタル化し、現場の負担と法的リスクを同時に軽減する有効な手段です。
ツール選定の際は、自社の雇用形態や管理体制に適しているかを軸に、操作性やサポート体制を比較検討することが大切です。適切なツールを導入することで、担当者がコア業務に集中できる環境が整い、組織全体の生産性向上にもつながります。
自社に合ったサービスを見極め、無理のない安定した雇用管理体制の構築を目指しましょう。
画像出典元：O-dan
