記事更新日: 2024/04/09
適切な勤怠管理の方法の確立には多くの経営者が悩み、時間を割いて取り組んでいます。
特に従業員の外出が多く、直行直帰が日常的にある業種であれば、正確な勤怠管理は非常に困難です。
しかし勤怠管理が重要とは言っても、事業継続を考えた時には、勤怠管理にばかり時間を割いてはいられません。
そこでおすすめできるのが、GPS打刻機能の導入です。
今回は、GPS打刻機能の概要や導入のメリット・デメリット、適した業種、実際の使い方、GPS打刻機能が利用できるおすすめの勤怠管理システムなどについて解説していきます。
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このページの目次
ここでは、GPS打刻の基本的な機能について解説していきます。
GPS打刻は従業員の勤怠管理をより簡単かつ正確に行うために有効なツールです。
GPS打刻機能は、従業員が外出先から位置情報と一緒に出勤・退勤の打刻を行える機能です。
従来のタイムカード方式での勤怠管理では「何時何分に打刻したのか」しか把握することができませんでした。
しかしGPS打刻機能を利用することで、比較的容易に従業員がどの場所で何時に出勤・退勤したのかというデータを整理・把握することができるのです。
GPS打刻機能においては、携帯電話やスマートフォンに搭載されているGPS機能を活用し、位置情報を取得します。
タイムカードで勤怠管理をする場合、直行直帰をした日の記録は従業員による自己申告に頼るしかありません。
しかしGPS打刻機能を利用することで、肌身離さず持っている携帯電話・スマートフォンから位置情報と時刻を正確に把握することができるのです。
また、GPS打刻では携帯・スマートフォンのアプリを使って簡単に打刻できますから、従業員の負担が増えることもありません。
GPS打刻機能では常時監視を行う訳でなく打刻時の位置情報のみを取得するため、プライバシーの保護も問題なくできます。
「携帯電話やスマホから位置情報を取得される」と聞くと、プライバシーが侵害されるネガティブなイメージを持つ方もいることでしょう。
しかしGPS打刻システムが従業員の行動全てを監視しているわけではないため、打刻の方法が簡単な点と合わせて、導入における従業員の理解も得やすいと言えます。
ここでは、GPS打刻機能を導入するメリットを4つに整理して解説していきます。
GPS打刻は勤怠管理の正確さを向上させ、勤怠管理にかかるコストや手間を削減することができるシステムです。
GPS打刻機能を利用すればスマホ等からアプリを操作するだけで打刻した場所と位置情報を記録してくれるため、打刻漏れを防ぐことができます。
タイムカードでの打刻は、打刻できる場所が決まっているため、忙しい従業員にとっては手間のかかる作業だと言えます。
特に外出の多い従業員であれば直行直帰時にタイムカードで打刻することはできず、メールや電話による終業時刻の自己申告や、翌日にタイムカードに記載するなどの方法で管理していることがあります。
この方法ですと忙しさの中で申告・記載漏れをしてしまうことが多々あるのです。
しかしGPS打刻機能を利用すれば、外出先で簡単に打刻ができるため、申告・記載の手間がなくなり、打刻忘れの可能性は低くなるでしょう。
GPS打刻機能の導入は、勤怠管理業務にかかるコストの削減にもつながります。
GPS打刻機能を利用すれば打刻漏れの確認や集計作業などにかかる手間が減り、勤怠管理業務を効率よく進めることが可能となるのです。
GPS打刻機能を利用することで、従業員の勤務実態をより正確に把握することが可能です。
特に外出が多い従業員の場合、直行直帰した日の打刻は後日の自己申告となります。
時間が経つとどうしても記憶があいまいになってしまいがちであり、勤務実態を正しく記録することが難しくなってしまうのです。
その点、外出先でもスマートフォン等で手軽に打刻ができるGPS打刻機能を利用すれば、正確な出退勤時間だけでなく従業員のいる場所も把握することができます。
不正・虚偽打刻を防止できることも、GPS打刻機能の大きなメリットだと言えます。
GPS打刻であれば打刻時の位置情報が記録されるため、実際に言っていない場所に「行きました」と嘘をつくことができません。
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メリットがあれば、もちろんデメリットもあります。ここでは、スマホで勤怠管理をする場合のデメリットについて解説します。
従業員個人のスマホに勤怠管理アプリをインストールして利用する場合、スマホ端末とアプリとの互換性が問題になります。
スマホ端末は種類が多く、古い機種をそのまま長く使っている人もいるため、従業員全てが使用するスマホ端末の動作保証が難しいからなのです。
ブラウザを利用する場合でも、スマホのブラウザのバージョンが古いままだと、上手く動作しない可能性もあります。
通常、ベンダー側で、動作確認済みの端末、OS、ブラウザなどについては公開しています。しかし、古いものや利用者が少ない場合は公開されていないため、動作可能かどうか確認することができません。
動作確認されていなくても利用できる場合もありますが、うまく動かないケースも考えられます。
スマホを利用する場合には、正しく動作させるためにOSやアプリを最新のものにしておく必要があります。
アップデートしない状態で利用すると、何らかの不具合が発生する可能性があるからです。
そのため、勤怠管理システムを導入した場合は、スマホでの勤怠管理の際に、従業員に対してOSやアプリを最新の状態にアップデートしておくよう通知しなければなりません。
また、導入したシステムがスマホのOSのアップデートに対応しないものだと、利用し続けた場合に、動作しなくなることも考えられます。
導入する前に、導入後のサポート面についても確認しておく必要があるでしょう。
スマホで勤怠情報が入力できれば、どこからでも打刻が可能なため、とても便利です。しかし、位置情報が取得できなければ、出勤していないのに不正に出勤や退勤の打刻をしても、確認のしようがありません。
不正打刻は、労働基準法に触れる違反行為に当たり、場合によっては罰則の適用もあります。不正打刻を防ぐためには、GPS機能があるシステムを選ぶようにすると良いでしょう。
勤怠管理システムの選び方や導入のコツを知りたい方はこちら
ここでは、GPS打刻ができる勤怠管理システムを、代表的なシステム3点に厳選して紹介していきます。
ジョブカン勤怠管理は、5万社以上が導入している知名度抜群の勤怠管理ツールです。
操作性が高く、画面の指示に従っていくだけで簡単に打刻することができます。
KING OF TIMEはクラウド勤怠管理シェアナンバー1の勤怠管理ツールです。
打刻画面をスマートフォン等でブックマークしておくことにより、非常に簡単にGPS打刻を利用することができます。
jinjer勤怠は、人事領域の様々なデータを集積・結合することで人事データを可視化し、業務効率化に貢献するツールです。
料金設定や使い方が分かりやすく、導入コストが低いツールであるとも言えます。
パソコンやスマートフォン、タブレットで打刻可能であり、スマートフォンでは不正打刻防止のため打刻時にカメラを起動させることも可能です。
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GPS打刻は携帯電話やスマートフォンのGPS機能を利用し、出退勤の時刻だけでなく従業員の位置情報も記録することができる便利なシステムです。
GPS打刻機能を利用することで勤怠管理をより正確かつ簡単に行うことができ、不正・虚偽打刻を防止することも期待できます。
様々なGPS打刻ツールが存在するため、自社の実情を踏まえて最適なツールを選択しましょう。
画像出典元：Burst、ジョブカンHP
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