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記事更新日: 2021/09/30
iQubeは無料で使用することもできますが、容量が他ツールと比較して少なめです。有料プランは月/400円と安価な上、十分なコスパを発揮できるので有料プランをおすすめします。
10名まで無料で使える、クラウド型グループウェア
記事をフォルダごと入れ、権限を設定できる
人からタスクを依頼された/完了したタイミングでメール通知がくる
出先からでもスマホのブラウザからメッセージやファイル共有を確認できるため、外回りの営業と社内開発部との連携もスムーズに行えます。
無料プランでは、ファイルや社内Wiki等のコンテンツ登録数に制限があります。 また、無料プランでは電話やメールでのサポートサービスが受けられません。
無料プランではストレージ容量が全体で30MBという制限があります。有料プランは他者と比べると多少割安でしょう。
各画面は一目で内容がわかりやすいように、配色やレイアウトが考慮されているため使いやすいです。
iQubeでは無料プランも含めて一通りのセキュリティは備えています。
このページの目次
グループウェアで一番活用されるであろう「スケジュール」は、直観的に予定を把握できるよう、随所に工夫がなされています。具体的には全員のスケジュール確認画面上部に「空き時間」欄が設置されているので、新たな予定を立てる際にも日時設定が容易になります。
ひと目で空き時間がわかる
さらに、1日の予定では「会議」と「来客」がそれぞれ色分けされているため、自席を不在にしがちなメンバーのスケジュール確認も楽になります。
カラースケジューリング
予定の設定画面では「繰り返し条件」設定ができ、これは「毎週水曜日は〜さんとミーティングの予定」といった、繰り返しの予定を設定することができ、予定入力の時間も短縮できます。
繰り返し予定
また、予定が近くなると教えてくれるブラウザのプラグインを導入することで、わざわざグループウェアにログインしていなくても、出先でも確認できるのはとても便利です。
次に紹介する「社内Wiki」の特徴は、集めた知識やノウハウをメンバー全員が実際に使えるよう、画面の見やすさと検索機能が使いやすくなっています。
Wiki一覧はメーラーのような構成で出来ており、ジャンル毎に素早く目的の記事が見付けられるようになっています。また、重要記事には「！」マークが付与されるようになっているので見逃しもありません。
見つけやすい一覧表示
Wiki記事の検索についても、見出しだけではなく記事内の単語で検索することも可能です。キーワードがあいまいな記憶でも的確な検索結果を得ることが出来ます。また、閲覧状態も確認できるので、該当記事について誰が把握しているかも分かります。
検索機能
Wikiはグループメンバー全員だけではなく、特定のメンバーにのみ公開可能にする設定もあります。編集担当者の指定、編集可否等の設定もできるので、コアな情報の展開もできます。
アンケートは顧客や試作品について意見を集めるだけではなく、社内でも有効活用することができます。
一般的にグループメンバーは、毎日全員と言葉を交わす場面はそれほど多くないでしょう。アンケートを使うことで、グループとして新しい規則の決定時や、試作したルールの改善等を行う場合に、それぞれの意向を視覚的に表示することで、今後の方向性を決めるのにも役立ちます。
iQubeの提供する「アンケート」機能は、一般的に知りたい割合を視覚化・パーセンテージの表示等、一目で全体が把握できる表示が特徴です。
対して、「アンケート質問」に関しては回答形式、結果の公開範囲等の細かい設定が可能です。回答数は10問まで設定できるので、必要十分かつアンケートに答えやすい問題数で構成することができます。
「アンケート」はプレミアムアプリケーションに含まれる機能ですが、ぜひ取り入れておきたい機能の１つです。
上の表の通り、無料プランはユーザ数は10名まで無料、有料プランは人数制限が無いため、大人数で使用した方が割安になります。
プレミアムアプリケーションの導入有無によってストレージ使用容量に影響が出るため、ファイル共有容量や掲示板の過去ログを重要視したい場合は、プレミアムプラン一択となってしまいます。
プレミアムプラン 年間500円
価格の安さと、シンプルな機能が決め手。
2016年4月〜2020年9月
退職したため
・スケジュール作成の際、作業内容によってカテゴリ分けができる
・社内報機能が使いやすく、ペーパーレスに繋がった
・掲示板機能を活用することで、現場の様子を知ることができた
・i Qubeへ回覧を掲示するだけでよく、しかも閲覧者と未閲覧者も確認できるため、安心して利用できた。
・アンケート機能を活用することにより、社員旅行の行先や、ドリンクサーバーの種類などを聞き取り、実際に反映することで社員の満足度が上がった。
必要最低限のシンプルな機能があれば良い、というレベルであればおすすめできる。操作性がとてもシンプルで、直感で操作できるため、WEBツールに抵抗がある世代の方々でも比較的簡単に利用できると思うため。
プレミアムプラン 年間500円
価格の安さと、シンプルな機能が決め手。
2016年4月〜2020年9月
退職したため
・スケジュール作成の際、作業内容によってカテゴリ分けができる
・社内報機能が使いやすく、ペーパーレスに繋がった
・掲示板機能を活用することで、現場の様子を知ることができた
・i Qubeへ回覧を掲示するだけでよく、しかも閲覧者と未閲覧者も確認できるため、安心して利用できた。
・アンケート機能を活用することにより、社員旅行の行先や、ドリンクサーバーの種類などを聞き取り、実際に反映することで社員の満足度が上がった。
必要最低限のシンプルな機能があれば良い、というレベルであればおすすめできる。操作性がとてもシンプルで、直感で操作できるため、WEBツールに抵抗がある世代の方々でも比較的簡単に利用できると思うため。
導入当時は紙文化に慣れ親しんだ世代の社員が多かったので、高度な機能が搭載されているものより、パッと見て感覚で操作できるiQubeの方が使いやすいのではないかと考えて導入した。
2017年頃〜2020年秋頃
・メッセージの送信先を選ぶ際、検索機能が無く不便に感じる
・メッセージのファイル添付はドラッグが未対応であるため、いちいち参照してファイルを選択しなければならない
・社内報の記事を検索する際、タイトル名でしか検索できない
・検索機能の動作が全体的に遅く感じる
導入当時は紙文化に慣れ親しんだ世代の社員が多かったので、高度な機能が搭載されているものより、パッと見て感覚で操作できるiQubeの方が使いやすいのではないかと考えて導入した。
2017年頃〜2020年秋頃
・メッセージの送信先を選ぶ際、検索機能が無く不便に感じる
・メッセージのファイル添付はドラッグが未対応であるため、いちいち参照してファイルを選択しなければならない
・社内報の記事を検索する際、タイトル名でしか検索できない
・検索機能の動作が全体的に遅く感じる
月額費用は、1ユーザーで数百円程度です。
2019年から2021年10月現在も利用中
スマホ対応しているので、出張やテレワークなどの際に本社にいなくても使っていけるのは便利です。ファイルの閲覧やワード検索などがどこでもできます。場所を問わず仕事をスムーズにこなしていけるようになりました。
情報をアップデートしたときにバグを起こして、強制的にログアウトされることが多いと感じました。いくら操作性や効能がよくても強制ログアウトが多いと、仕事の効率さに支障が出ます。フラストレーションにもなるので、そこは困っています。
チームで場所を問わずに目標達成にむけて取り組みたいという会社におすすめできます。テレワーク中でもスケジュールをシェアできるので助かると思います。
月額費用は、1ユーザーで数百円程度です。
2019年から2021年10月現在も利用中
スマホ対応しているので、出張やテレワークなどの際に本社にいなくても使っていけるのは便利です。ファイルの閲覧やワード検索などがどこでもできます。場所を問わず仕事をスムーズにこなしていけるようになりました。
情報をアップデートしたときにバグを起こして、強制的にログアウトされることが多いと感じました。いくら操作性や効能がよくても強制ログアウトが多いと、仕事の効率さに支障が出ます。フラストレーションにもなるので、そこは困っています。
チームで場所を問わずに目標達成にむけて取り組みたいという会社におすすめできます。テレワーク中でもスケジュールをシェアできるので助かると思います。
2012年〜2018年
使用していた場所が他の場所と合併し不要になったため。
・コストが安い。
・クラウドで簡単にレポート作成やメール送付ができる。
・カスタマイズしやすい。
・最低限の機能のため、個人のスケジュール管理・細かいチャット・同時編集、そして大きなプロジェクトを動かすという目的には不向き。
中小企業や小さな場所間でのやりとりで、なるべくコストを抑えて運用したい会社に向いている。
2012年〜2018年
使用していた場所が他の場所と合併し不要になったため。
・コストが安い。
・クラウドで簡単にレポート作成やメール送付ができる。
・カスタマイズしやすい。
・最低限の機能のため、個人のスケジュール管理・細かいチャット・同時編集、そして大きなプロジェクトを動かすという目的には不向き。
中小企業や小さな場所間でのやりとりで、なるべくコストを抑えて運用したい会社に向いている。
メンバー同士でスケジュールを合わせたり、共通情報を共有しなくてはならない場面は数多くあるものです。iQubeであれば直感的に操作をすることができるので、情報を簡単に共有・閲覧することができます。
さらに比較的安価な値段で豊富な機能を兼ね備えているので、コスパが良いです。
また外出先からグループウェアを使用する時に気になるのは、セキュリティ対策でしょう。iQubeはアプリケーション/サーバ/ネットワークの3方向について対策がされていますので、安心して社外からのアクセスも可能となっています。
iQubeは無料会員から手軽にグループウェアを試し、納得した時点でさらに便利な機能を組み合わせて使っていけるので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
画像出典元：「iQube」公式HP
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