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記事更新日: 2023/10/03
予約管理や会費管理に強い会員管理システム
「Smart Hello」は、予約管理や会費管理をスムーズに、かつ効率的におこなえる会員管理システムです。
業界実績39年、1,400施設以上の導入実績を持つ「Hello」シリーズのクラウド版会員管理システムで、そのノウハウがぎゅっと詰まっています。
受付業務をはじめ、予約管理や来場業務など、会員制施設の運営業務を一元化可能。会員一人ひとりに向けた細やかな予約管理や会費管理を実現できます。
多店舗管理のための機能も充実しているので、全国に展開している大規模な会員制施設にもおすすめです。
会員制の施設運営に欠かせない予約管理や会費管理が、スムーズに効率良くおこなえます。全国に展開している大規模な施設でも安心して利用できます。
利用料金の支払いは年一括払いです。また、無料トライアルやフリープランは設けられていません。
最安プランは1万円～で相場に対し安めの費用感です。全ての機能を利用できるプランでも4万円。会費制の施設管理に欠かせない予約管理や会費管理業務を効率化できます。
手軽に予約・キャンセルが行える会員専用アプリが便利です。予約やキャンセル以外にも、混雑状況やお知らせなども確認できます。
スタッフごと・操作別に禁止事項を設けるなど、細かな設定が可能です。個人情報のマスキング表示もできます。
このページの目次
Smart Helloでは受付業務をはじめ、予約業務や来場業務、売上業務や請求業務、分析業務などの一元化が可能です。
会員情報や入退場管理、店舗の売上や請求関連の情報を一本に集約でき、それぞれ異なるシステムを使用する必要がなくなります。
また、データの一元化にひと役買うのがペーパーレス対策です。
WEB入会やタブレット入会、電子サインなど、入会受付に必要なやりとりをすっきりデータ化できます。
会員情報、契約内容、決済書類など、あちらこちらと書類が点在する状況を改善できるでしょう。
電子化サインでペーパーレス
Smart Helloでは、予約内容を細やかに設定できます。
会員は毎回快適に予約を取ることができ、店舗での時間をより有意義に過ごすことができるでしょう。
たとえば、ヨガスタジオなどでの受講位置の予約設定機能。
会員はレッスンの予約と同時に受講位置を選択でき、快適にレッスンを受けられます。レッスン前の混雑緩和にも有効です。
受講位置の設定は、レッスンやスタジオごとに自由にレイアウトできます。
予約時に受講位置の選択が可能
予約はスマホの会員専用アプリやWebサイト、店頭でのKiosk予約や電話など、様々な方法で受け付けられます。
予約方法が異なっても、同じスケジュール表で管理できるので、定員超過やダブルブッキングの心配がありません。
細やかな予約条件の設定により、スムーズな予約管理が実現できます。
Smart Helloでは、請求業務の自動化が可能です。
会員各々の契約状況や入金状態、また、アプリやフロントで登録されるデータをもとに、月々の請求金額を自動で計算します。
キャンペーン料金や入会時の日割計算、未納料金など、複雑な入金状況であっても自動計算されるため、ややこしい会費の計算作業に人手を取られることがなくなります。
決済方法は、クレジットカード、電子回数券、現金払など、施設の運用に合わせた方法を選べます。
会員一人ひとりに合わせた複雑な会費管理が可能
Smart Helloなら、店舗をまたいだ集計もラクにおこなえます。
入会した店舗に限らず、全国どの店舗でも利用可能なように設定できるので、全国規模のジムや教室、サロンなどにうってつけです。
店舗をまたいだ売上や会員情報の集計にも対応しており、いつでもブランド全体の数字を把握できます。
多店舗の情報を一括管理する場合に気になるのは、情報漏洩のリスクですが、Smart Helloではスタッフに対して、必要ない情報へのアクセスを制限することもできます。
店舗をまたいで集計が可能
Smart Helloの月額利用料金は、年一括払いとなっています。
最安の月額1万円のプランでも、12万円のまとまった費用が必要となるので注意が必要です。
解約は、利用期間満了の2ヶ月前までに申告する必要があり、解約申告がない場合は自動更新となります。
Smart Helloには、集客や販売促進に有効なメルマガやDM配信などの機能は備わっていません。
競合サービスにはメルマガやDM配信機能はもちろん、会員の誕生日に合わせた自動DM配信機能やSEO対策機能などが組み込まれたサービスもあります。
集客効果もねらいたい企業には、そのタイプのツールが向いており、会員管理の効率化を低コストで実現したい企業にはSmart Helloが向いているでしょう。
Smart Helloでは4つのプランが用意されています。
最安のスモールプランは、特に予約機能などを必要としないシンプルな店舗経営に向いています。
ライトフィットネスプランとライトスクールプランは同じ金額で、機能の違いは「レッスン予約ができるか」、「スクール管理ができるか」です。
最高値のスタンダードプランは、リリースされている全ての機能を利用できます。
多店舗管理機能はスタンダードプランでのみ利用できるので、多店舗に利用したい企業はスタンダードプラン一択でしょう。
| スモール | ライト フィットネス |
ライト スクール |
スタンダード | ||
| 初期費用 （税別） |
150,000円 | ||||
| 月額費用 （税別） |
10,000円 | 25,000円 | 25,000円 | 40,000円 | |
| 機能 | ・諸届機能 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
| ・Web入会 ・タブレット入会 ・会員証発行 ・契約ロッカー管理 |
◯ | ◯ | ◯ | ||
| ・販売管理 ・来場管理 |
◯ | ◯ | ◯ | ◯ | |
| ・会費請求 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | |
| ・レッスン予約 | ◯ | ◯ | |||
| ・スクール管理 | ◯ | ◯ | |||
| ・スマホアプリ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | |
| ・体験予約申込サイト | ◯ | ◯ | |||
| ・短期イベント申込サイト | ◯ | ◯ |
|||
| ・データ分析 | ◯ | ◯ | ◯ | ||
| ・多店舗展開機能 | ◯ | ||||
| ・IP制限 | +5,000円 | +5,000円 | +5,000円 | +5,000円 | |
| ・電話サポート オプション |
+10,000円 | +10,000円 |
+10,000円 |
+10,000円 |
|
サービスによって、事務作業の効率化をねらうのか、それとも集客をねらうのか、効果は異なります。
会員管理システムを選ぶ際は、自社の利用目的を明確にし、自社の用途に合う機能を備えたツールを選ぶといいでしょう。
| Smart Hello | STORES予約 | hacomono | |
| 初期費用 （税別） |
150,000円 | 0円 | 150,000円 |
| 月額費用 （税別） |
10,000円 | 0円〜 有料プラン： 7,980円（税込）〜 |
35,000円 |
| 特徴 | 多店舗展開に強い | メルマガ・DM配信機能あり | ウェルネス領域に強い |
実際に導入してみると、所属情報を元に会費が自動的に計算され、未納者の管理もしっかりできますし、この金額で集金代行までできるので非常に満足しています。 また、システムサポートを Smart Hello 内からチャット形式で行うことができ、素早い対応をして頂けるので、安心して利用することができています。
タブレット入会を利用することで入会申込書を電子化することができ、ペーパーレス化の実現ができました。入会アンケートもタブレット上で行うことができ、分析も安易になり会員様の声をトレーナーにすぐに共有しサービス向上、入会促進につなげることが可能となりました。
＊「Smart Hello」公式HP参照
多店舗で展開している企業
Smart Helloは予約管理や会費管理など、会員制の施設管理に有益な機能が豊富に搭載されたツールです。
中でも、メリット4でご紹介した多店舗管理機能は、Smart Helloの強みの一つと言えるでしょう。
キャンペーン割引など各店舗ごとに会費制度が異なっていても対応可能。
全国に展開する各店舗が、独自のルールで運営している場合でも、無理なく利用できます。
会員それぞれに入会条件がちがう店舗
Smart Helloでは、会員ごとに異なるルールもスムーズに管理できます。
月4回・月8回などのレッスン回数や予約可能なレッスンなど、会員個別のルールを設定できるので、様々な条件で入会している会員がいる施設でも、ストレスなく利用できます。
コース数が多い施設や、会員一人ひとりに合わせたプログラムを売りにしている施設などに向いているでしょう。
無料トライアルやフリープランで使い心地を試してから導入したい企業
残念ながらSmart Helloでは、無料トライアルやフリープランが用意されていません。
実際に使用感を確かめてから導入を考えたい企業や、フリープランから利用を開始し、徐々に機能を追加していきたい企業には向かないでしょう。
作業の効率化を図るため。
2022年12月〜2023年5月現在も利用中
・他のサービスに比べると値段もお手頃だった。
・使い勝手がとてもシンプルでわかりやすかった。
・機能面が充実しているため、導入して良かったと思う。
・自分は以前まで、会員情報を違うアプリ商品で管理していたが大幅な時間をロスしていた。友人にこの商品を教えてもらい利用し始めたところ、とても使いやすいうえに無駄な時間ロス削減に成功したので、大満足している。
・以前導入し始めのときに、サービスがうまく作動せずトラブルになってしまったことがある。そういうときに自分だけでトラブルを解決する事ができず、困ってしまったことがある。
・プランの種類が少ないので、利用回数によって料金などの上がり下がりがあればなと思った。
・機能面をもっとアップグレードしてほしい。
顧客がたくさんいて、管理を手作業で行っている経営者にとてもオススメしたい。自分はこの商品を導入してからは無駄な浪費時間を大幅に短縮する事に成功したので、導入してとても良かった。
作業の効率化を図るため。
2022年12月〜2023年5月現在も利用中
・他のサービスに比べると値段もお手頃だった。
・使い勝手がとてもシンプルでわかりやすかった。
・機能面が充実しているため、導入して良かったと思う。
・自分は以前まで、会員情報を違うアプリ商品で管理していたが大幅な時間をロスしていた。友人にこの商品を教えてもらい利用し始めたところ、とても使いやすいうえに無駄な時間ロス削減に成功したので、大満足している。
・以前導入し始めのときに、サービスがうまく作動せずトラブルになってしまったことがある。そういうときに自分だけでトラブルを解決する事ができず、困ってしまったことがある。
・プランの種類が少ないので、利用回数によって料金などの上がり下がりがあればなと思った。
・機能面をもっとアップグレードしてほしい。
顧客がたくさんいて、管理を手作業で行っている経営者にとてもオススメしたい。自分はこの商品を導入してからは無駄な浪費時間を大幅に短縮する事に成功したので、導入してとても良かった。
Smart Helloなら、大勢のメンバーが登録する大規模な会員制施設でも、予約管理や会費管理などをスムーズにおこなえます。
最安プランは1万円からで、リーズナブルに利用開始できるのも魅力です。
多店舗機能を備えているので、全国に展開している店舗の会員情報を集約したい企業にもおすすめです。
画像出典元：「Smart Hello」公式HP
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導入前まで振込にて月会費をお支払いいただいていた会員様からは、「クレジットカード払いができるようになって、都度、振込む手間もなく、ポイントも貯める事ができて嬉しい」と感謝の言葉を頂きました。 また、クレジットのカード情報はタブレットで簡単に登録できるため、会員様とスタッフの負担軽減に繋がりました。パソコンを使い慣れていないアルバイトスタッフでも、タブレットで簡単に入退会手続きや売上登録の操作ができ、事務処理の簡素