記事更新日: 2023/08/30
導入から５年くらい経ちますが、閲覧機能で提出物を一覧で確認できたりやり取りの中でコメント残せるので、不備がなくなるといったメリットがあります。今誰が承認を止めているのかがわかるところも便利です。
アラート機能がないので申請の途中で止まったとしてもほとんど気付けず、こまめに確認しています。また8割くらいの書類は自動で反映されず、手入力です。安いとはいえ、これからこのツールを導入しようとしている方は、費用対効果をしっかり考えるべきだと思います。
X-point Cloudは、ワークフロー運用に必要なきめ細やかな機能を実装しており、稟議にも完全対応しています。
ノーコードで勘案にフォーム作成が可能な上、1000以上のサンプルフォームも用意されているので、安心して運用をスタートできます。
多彩な連携機能と便利な検索・集計機能で社内のあらゆる業務を効率化することが可能です。
この製品について詳しく見たい方はこちら
さまざまな入力支援機能で簡単に申請書を作成することが可能
自社で使用している書式デザインに合せて作成することが可能
探したい書類をスピーディかつ簡単に見つけることができる
あらゆるオフィスワークを電子化に切り替えることで面倒な手書きでの書類作成作業はもちろん、かさばる書類の保管も必要ありません。
今まで紙に手書きで作成していた書類がX-point Cloudを導入により電子化となり、人によっては慣れるまでに多少時間がかかる場合があります。
X-point Cloudは、利用環境やご予算に合わせた3つのエディションから選ぶことができるので、自社に合わせたプランを見つけられます。
紙帳票と同じような入力フォームで、まるで手書きで作成するかのような感覚で使用することができます。
X-point Cloudには、メール又は電話で対応するカスタマーサポートチームがいるので安心です。
このページの目次
X-point Cloudの最大の特徴は、「Web画面上なのに、まるで紙のように扱える」ところでしょう。おそらく、申請書などの書類を手書きで作成してきた人からすると、急に電子化されたら使い方などが難しくなってしまうのでは？と不安に思う方も少なくないでしょう。
しかし、上の画像を見てわかるように、X-point Cloudは紙帳票そのものをイメージした入力フォームとなっているので、手書きの申請書と同じような感覚で使用することができます。これにより、はじめて使う方でも直感的に使うことができます。
いくら電子化で便利になったからと言って、使い方が複雑になっては手間がかかり逆効果です。さらに「電子化しない方がよかった」となってしまっては本末転倒でしょう。
その点X-point Cloudでは、社員の作業の流れを大きく変えることなく、紙の申請書から電子化へスムーズに移行できるよう、現場の意見をしっかり取り入れて開発されています。
また、下の画像のように、必須項目など必ず入力して欲しい部分を設定することができ、入力しないと申請者は先へ進むことができないようにもできます。
必須事項未入力時の画面
こうしてあらかじめ必須項目を設定しておけば、入力ミスなどを自動的にチェックしてくれるので、管理する側のチェック作業も大幅に軽減されます。こういった便利な機能が搭載されているのもX-point Cloudの魅力でしょう。
スマートフォンでの画面
次に紹介するX-point Cloudの特徴は、スマートフォンやタブレッド端末でも、パソコンと同じデータを簡単に操作することができるところです。
例えばあなたが承認者だった場合、パソコンでしか操作することができないとしたら、外出中は承認業務が滞ることになり、承認の遅れに繋がります。ですが、スマートフォンやタブレッドにも対応しているとなると、移動中でも簡単に承認確認をすることが可能になります。
また、X-point Cloudはタッチパネルに最適なインターフェースを採用しているので、スマートフォンやタブレッドであっても快適に作業することができるのです。移動中でも快適に使えるのは、出張など外出することが多い方にとって非常に重要な機能と言えるでしょう。
※X-point Cloudに対応したスマートフォン端末につきましては、別途カスタマーサポートへお問い合わせしてください。
検索機能利用画面
X-point Cloudは、串刺し検索や日付検索など、様々な検索機能が搭載されているのも特徴です。ワークフローシステムの導入を検討する際、この検索機能についてはほとんど検討材料に入れていない傾向にあります。
実はこの検索機能は、日々の作業において非常によく使う機能であって、これは実際使用する現場の声として多くあがっていることなのです。検索機能を充実させることは、使用する人にとっては非常に重要な機能となります。
現場の声もしっかり取り入れている。そういったところも、X-point Cloudが選ばれている理由のひとつと言えるでしょう。
月額制で利用できる「スタンダード」と、年額制（前払い）で利用できる「プリペイド」の2つのプランが用意されています。
X-point Cloudでは、導入を決定する前に操作性をイメージできる30日間の無料トライアルを試すことができます。
| 初期費用 | 月額料金 | |
| スタンダード | 0円 | 500円×ユーザー数 （月額払い） |
| プリペイド | 0円 | 475円×ユーザー数×12 （年額一括払い） |
起業LOG編集部は、X-point Cloudを提供する株式会社エイトレッド 代表取締役 岡本康広氏に取材を実施しました。そこで分かったサービスのアピールポイントをご紹介します。
ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長
ワークフロー総研所長 岡本康広によるX-point Cloudのアピールポイント
1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。そして、2019年に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年よりワークフロー総研所長も兼務。
紙同然のフォームで初心者でもわかりやすい
2018年頃〜2022年11月現在も利用中
・部署や所属が変わると権限も変更になってしまい、再設定が必要となる。所属変更のたびに設定し直すのは結構面倒。
・カスタマイズは自由にできるものの、マニュアルを読まないとカスタマイズが上手くいかない
・具体的には、新入社員向けのワークフローを作成した際に、文章が長すぎると途中で切れてしまい、改行が上手くいかない事象が発生した。文章が短い場合には問題ないものの、ある一定量の文章になるときちんとマニュアルを読まないと解決が難しく、直感的には作成できなかった。
・入力文字が長いと途中で切れてしまうので、自分で改行しなければならない
2018年頃〜2022年11月現在も利用中
・部署や所属が変わると権限も変更になってしまい、再設定が必要となる。所属変更のたびに設定し直すのは結構面倒。
・カスタマイズは自由にできるものの、マニュアルを読まないとカスタマイズが上手くいかない
・具体的には、新入社員向けのワークフローを作成した際に、文章が長すぎると途中で切れてしまい、改行が上手くいかない事象が発生した。文章が短い場合には問題ないものの、ある一定量の文章になるときちんとマニュアルを読まないと解決が難しく、直感的には作成できなかった。
・入力文字が長いと途中で切れてしまうので、自分で改行しなければならない
自由にカスタマイズができ、利用ユーザーにとっては操作が簡単でわかりやすいため。
2019年6月〜2022年12月現在も利用中
・カスタマイズが自由にできるので、ワークフローが増えたり、変更になったりしても、すぐに対応できる。ワークフローが変わっても困ることがない。
・具体的には、コロナ禍によりリモートワークが進み、紙で決裁を貰うことが難しくなったが、x-pointは自由にカスタマイズできるので、決裁をWEBで簡単にできるようになった。
・UIがわかりやすいので利用ユーザーはマニュアルを見なくても操作ができる
・メールと連携できるので通知がすぐ拾える
・色を自分の好みに変更するできる
・一定期間ログイン状態が保たれる
おすすめできる。理由は、カスタマイズの自由さとUIのわかりやすさがあるから。はじめて利用する人も安心して使えると思う。
自由にカスタマイズができ、利用ユーザーにとっては操作が簡単でわかりやすいため。
2019年6月〜2022年12月現在も利用中
・カスタマイズが自由にできるので、ワークフローが増えたり、変更になったりしても、すぐに対応できる。ワークフローが変わっても困ることがない。
・具体的には、コロナ禍によりリモートワークが進み、紙で決裁を貰うことが難しくなったが、x-pointは自由にカスタマイズできるので、決裁をWEBで簡単にできるようになった。
・UIがわかりやすいので利用ユーザーはマニュアルを見なくても操作ができる
・メールと連携できるので通知がすぐ拾える
・色を自分の好みに変更するできる
・一定期間ログイン状態が保たれる
おすすめできる。理由は、カスタマイズの自由さとUIのわかりやすさがあるから。はじめて利用する人も安心して使えると思う。
2019年10月〜2022年2月現在も利用中
・従来のハンコを押して、上長に回覧する手間がかからない。
・自分と承認者を指定して回覧していたので、誰の承認をもらえばよいのかがわかりやすい。
・紙でコピーして回覧する手間が省けていた点が良かった。
・承認が終わればoutlookからメールが送信される機能があったので、便利だったが、それをteamsと連携できなかった点が不便だった。
outlookではメールの数が増えるが、teamsと連携していればチャット形式で簡単に確認できるので、そこが不便に感じる。
おすすめする。紙で印刷して、ハンコを押して、上長に回覧する手間がかからないこと、在宅勤務の時には非常に役立つから。今後とも回覧する書類をシステム化すれば、時短に役立つから。
2019年10月〜2022年2月現在も利用中
・従来のハンコを押して、上長に回覧する手間がかからない。
・自分と承認者を指定して回覧していたので、誰の承認をもらえばよいのかがわかりやすい。
・紙でコピーして回覧する手間が省けていた点が良かった。
・承認が終わればoutlookからメールが送信される機能があったので、便利だったが、それをteamsと連携できなかった点が不便だった。
outlookではメールの数が増えるが、teamsと連携していればチャット形式で簡単に確認できるので、そこが不便に感じる。
おすすめする。紙で印刷して、ハンコを押して、上長に回覧する手間がかからないこと、在宅勤務の時には非常に役立つから。今後とも回覧する書類をシステム化すれば、時短に役立つから。
メールに書式を添付、もしくはfaxで送付していました。
メールに比べて、処理が滞るケースが減った感覚があります。急ぎの案件が上長に処理されないために埋もれたり、いちいち別途連絡を入れないと稟議書が塩漬けになったり、あるいは自分自身も部下の申請を見逃してしまったりといったミスがなくなりました。業者に見積もりをとって急ぎで返事が必要な場合などは便利でした。
FAXの場合に起こりがちな誤送信や、送った送らないの揉め事も解消されました。
機能面では、締め切りをわかりやすくはっきり通知できたので期限をスルーされにくくなったこと、稟議や回覧がどこで詰まっているか見えるので対応しやすくなったことも良かったと思います。
ITに詳しくない人間が一人でも上長になるとフォローが大変です。自分では普通と思う操作性もIT音痴には使いにくいようです。
書類の回覧手順については設定に融通がきかないらしく、社内の手続き上は間に入れる必要がない人まで承認ステップに入れられていることがあります。申請の設定が一手間増えてしまい、要らないのに手元に来た分もとりあえず処理して次に回す必要があったので、そこは不便でした。
外部ツールとの連携はなかったです。Excelファイルなどの添付だけだったので連携に関しては不明となります。
社内の手続きフローが整っていて、全員が多少はITリテラシーがないと、使いにくいと感じます。非公式なラインで話を通せば事足りる会社にも不要だと思います。
メールに書式を添付、もしくはfaxで送付していました。
メールに比べて、処理が滞るケースが減った感覚があります。急ぎの案件が上長に処理されないために埋もれたり、いちいち別途連絡を入れないと稟議書が塩漬けになったり、あるいは自分自身も部下の申請を見逃してしまったりといったミスがなくなりました。業者に見積もりをとって急ぎで返事が必要な場合などは便利でした。
FAXの場合に起こりがちな誤送信や、送った送らないの揉め事も解消されました。
機能面では、締め切りをわかりやすくはっきり通知できたので期限をスルーされにくくなったこと、稟議や回覧がどこで詰まっているか見えるので対応しやすくなったことも良かったと思います。
ITに詳しくない人間が一人でも上長になるとフォローが大変です。自分では普通と思う操作性もIT音痴には使いにくいようです。
書類の回覧手順については設定に融通がきかないらしく、社内の手続き上は間に入れる必要がない人まで承認ステップに入れられていることがあります。申請の設定が一手間増えてしまい、要らないのに手元に来た分もとりあえず処理して次に回す必要があったので、そこは不便でした。
外部ツールとの連携はなかったです。Excelファイルなどの添付だけだったので連携に関しては不明となります。
社内の手続きフローが整っていて、全員が多少はITリテラシーがないと、使いにくいと感じます。非公式なラインで話を通せば事足りる会社にも不要だと思います。
承認を通すのに何人かの稟議が必要な場合、作業が1回で済む点が便利だと思います。
会社運営には関わらない程度の少額の予算申請や経費精算作業をメインにやっていますが、都度何人かの上司に確認するのは大変なので、その作業が簡略化されて助かっています。拠点がいくつかに分かれていても、システムを通せば個人間でのやりとりが簡単に行えます。必要なメンバーに回覧されるので、個々人に連絡を回さなくて済むのが便利だと思いました。連絡作業の負担はかなり軽減されています。
使い始めのうちの話ですが、わたしの仕事内容からだと直接関係のない内容も、部署として関わりのあるスタッフのことだと回覧(回覧通知)が来ます。毎回来る通知で量が膨大になる点は少し不便に感じます。
回覧なので、システム上で承認や確認作業が必要なものではありませんが、申請後の作業上自分が関わる内容のものもあるので、たくさんの回覧の中から見逃さないようにしたり、後日申請の内容を探すのが大変だと感じることもあります。
外部ツールとの連携はあまりしていません。通知が来るのがOutlookなので、そこから申請内容を確認するためリンクにとんだりしています。
通知内容の申請へ直接アクセスできるので、使いやすいです。
拠点がいくつかに分かれていて、個別に予算申請や経費精算をする必要がある会社の方にはおすすめです。紙媒体もしくはデータとして会社単位で申請のフォーマットを用意する…などの作業手間が不要になります。
昨今の在宅勤務などでも、オンラインなら個別に確認できるので、作業は効率化するでしょう。
承認を通すのに何人かの稟議が必要な場合、作業が1回で済む点が便利だと思います。
会社運営には関わらない程度の少額の予算申請や経費精算作業をメインにやっていますが、都度何人かの上司に確認するのは大変なので、その作業が簡略化されて助かっています。拠点がいくつかに分かれていても、システムを通せば個人間でのやりとりが簡単に行えます。必要なメンバーに回覧されるので、個々人に連絡を回さなくて済むのが便利だと思いました。連絡作業の負担はかなり軽減されています。
使い始めのうちの話ですが、わたしの仕事内容からだと直接関係のない内容も、部署として関わりのあるスタッフのことだと回覧(回覧通知)が来ます。毎回来る通知で量が膨大になる点は少し不便に感じます。
回覧なので、システム上で承認や確認作業が必要なものではありませんが、申請後の作業上自分が関わる内容のものもあるので、たくさんの回覧の中から見逃さないようにしたり、後日申請の内容を探すのが大変だと感じることもあります。
外部ツールとの連携はあまりしていません。通知が来るのがOutlookなので、そこから申請内容を確認するためリンクにとんだりしています。
通知内容の申請へ直接アクセスできるので、使いやすいです。
拠点がいくつかに分かれていて、個別に予算申請や経費精算をする必要がある会社の方にはおすすめです。紙媒体もしくはデータとして会社単位で申請のフォーマットを用意する…などの作業手間が不要になります。
昨今の在宅勤務などでも、オンラインなら個別に確認できるので、作業は効率化するでしょう。
紙媒体で管理していました。
紙媒体での作業が不要になった事です。
また、導入前は、上長に書類提出の際に、大体がFAXでの提出でした。タイミングが合わず受け取ってもらえなかったり、なくされてしまったりということがありました。X-pointは証拠として残るので、提出したことが一目瞭然で、提出後の揉め事が減りました。
iPadであればどこからでもアクセスできるので、自分の店舗に戻らずとも月末の締め作業などができる点も、良かったです。
新人の採用をした際に、履歴書と同じ内容をX-pointにて申請する必要がありましたが、その入力が非常にやりづらかったです。一度申請してから再度編集を押さないと選択できない項目がありました。
また、提出した上長が許可しないと人事に送信されない書類があるのも困りました。上長の事情で提出が遅れて、店舗が怒られることもありました。
レジ金台帳もx-pointを使用していました。月末までは上書き保存をし続け月末に提出するのですが、きちんと伝えないと勝手に提出されたりしていて厄介でした。
正直、可もなく不可もなくといったツールなので、（どのツールでもそうですが）慣れれば使いやすいし、慣れるまでは使いづらいと思います。
金融機関コードなど調べるのが面倒なものが一覧で出るのは嬉しいので、この機能が役立つ会社にはおすすめできます。
紙媒体で管理していました。
紙媒体での作業が不要になった事です。
また、導入前は、上長に書類提出の際に、大体がFAXでの提出でした。タイミングが合わず受け取ってもらえなかったり、なくされてしまったりということがありました。X-pointは証拠として残るので、提出したことが一目瞭然で、提出後の揉め事が減りました。
iPadであればどこからでもアクセスできるので、自分の店舗に戻らずとも月末の締め作業などができる点も、良かったです。
新人の採用をした際に、履歴書と同じ内容をX-pointにて申請する必要がありましたが、その入力が非常にやりづらかったです。一度申請してから再度編集を押さないと選択できない項目がありました。
また、提出した上長が許可しないと人事に送信されない書類があるのも困りました。上長の事情で提出が遅れて、店舗が怒られることもありました。
レジ金台帳もx-pointを使用していました。月末までは上書き保存をし続け月末に提出するのですが、きちんと伝えないと勝手に提出されたりしていて厄介でした。
正直、可もなく不可もなくといったツールなので、（どのツールでもそうですが）慣れれば使いやすいし、慣れるまでは使いづらいと思います。
金融機関コードなど調べるのが面倒なものが一覧で出るのは嬉しいので、この機能が役立つ会社にはおすすめできます。
全て紙による管理でした。
書類を回していた頃は、それを誰が持っているのかも分からず聞いて回ったり印鑑を貰うためにオフィスの中を走り回ったりと、無駄な時間が多くかかっていました。
導入後は、誰が止めているか、どれくらい時間がかかっているか等ぱっと見で分かるようになりました。システム上で親会社からのチェックもできるようになったことで、皆緊張感を持って作業に取り組んでいるように思います。
経理という立場で事務書類を取りまとめることが多い身としては、とても楽になりました。
使ったことのない方からすると、少々操作方法が分かりづらく、扱いが難しい部分があるかもしれません。まだ導入してから時期が浅い事もあり、提出される書類の約半分は何らかの不備で差し戻しになっています。
また、機能について説明した際に「それができる事は知らなかった」と言われることが多々あります。人によってはぱっと見だと分かりづらいのかもしれません。
しかし、きちんと入力方法が周知されていればそのようなこともないと思うので、そこは弊社側の課題でもあると思います。
ガルーンと連携していますが、コロナウイルスのバタバタもあり、未だ使い方が周知されておらず誰も使いこなせていない状況です。
経費精算などを紙ベースで行なっている企業には是非おすすめしたいと思います。
管理や承認フローがより透明化され、多くの人の目にも触れるようになるので、交際費も減ったと感じています。
全て紙による管理でした。
書類を回していた頃は、それを誰が持っているのかも分からず聞いて回ったり印鑑を貰うためにオフィスの中を走り回ったりと、無駄な時間が多くかかっていました。
導入後は、誰が止めているか、どれくらい時間がかかっているか等ぱっと見で分かるようになりました。システム上で親会社からのチェックもできるようになったことで、皆緊張感を持って作業に取り組んでいるように思います。
経理という立場で事務書類を取りまとめることが多い身としては、とても楽になりました。
使ったことのない方からすると、少々操作方法が分かりづらく、扱いが難しい部分があるかもしれません。まだ導入してから時期が浅い事もあり、提出される書類の約半分は何らかの不備で差し戻しになっています。
また、機能について説明した際に「それができる事は知らなかった」と言われることが多々あります。人によってはぱっと見だと分かりづらいのかもしれません。
しかし、きちんと入力方法が周知されていればそのようなこともないと思うので、そこは弊社側の課題でもあると思います。
ガルーンと連携していますが、コロナウイルスのバタバタもあり、未だ使い方が周知されておらず誰も使いこなせていない状況です。
経費精算などを紙ベースで行なっている企業には是非おすすめしたいと思います。
管理や承認フローがより透明化され、多くの人の目にも触れるようになるので、交際費も減ったと感じています。
使用しているのはクラウド版です。仕事の担当者がわかり、今誰がボールを持っているかが分かるところです。また、提出物を一覧で確認できたり、やり取りの中でコメント残せたりするので、不備がなくなるというメリットがあります。
紙の申請が不要なので、コストカットにもなっています。
アラート機能がないので、申請の途中で止まっても気づかないことがほとんどでした。承認が止まっている場合は、自分でなんとかしないといけないので不便でした。交際費の申請や経理上の申請を行っていますが、取引先の会食が必要な場合、途中で部長が承認していなかったことに気づけず、事後申請になってしまって怒られました。自分で申請したものはどこのステータスにあるのかをチェックしなくてはいけないので本当に大変です。
また、自動で反映されていない書類が多く、全体の８割くらいを手入力しています。
コスト感が良いのが理由で導入して5年ほど経ちます。途中のアラート機能がない、手入力が多い、といった理由から、現在はkintoneに乗り換えようと言う話が出ています。社員にヒアリングをしてツール移行捨かを検討しています。
使用しているのはクラウド版です。仕事の担当者がわかり、今誰がボールを持っているかが分かるところです。また、提出物を一覧で確認できたり、やり取りの中でコメント残せたりするので、不備がなくなるというメリットがあります。
紙の申請が不要なので、コストカットにもなっています。
アラート機能がないので、申請の途中で止まっても気づかないことがほとんどでした。承認が止まっている場合は、自分でなんとかしないといけないので不便でした。交際費の申請や経理上の申請を行っていますが、取引先の会食が必要な場合、途中で部長が承認していなかったことに気づけず、事後申請になってしまって怒られました。自分で申請したものはどこのステータスにあるのかをチェックしなくてはいけないので本当に大変です。
また、自動で反映されていない書類が多く、全体の８割くらいを手入力しています。
コスト感が良いのが理由で導入して5年ほど経ちます。途中のアラート機能がない、手入力が多い、といった理由から、現在はkintoneに乗り換えようと言う話が出ています。社員にヒアリングをしてツール移行捨かを検討しています。
初期費用は100万円かかりました。
各ワークフローごとに承認者の人数・部署・管理職と、管理部門の設定が自由に行えるため、部署移動に対応しやすいです。また、出社せずに承認や申請が行えるのでリモートワークにとても役立ちます。
UIが現在のトレンドと比較すると古いデザインです。ボタンやプルダウンも小さくて使いにくく、その点について社内からクレームが寄せられることがあります。
また、運用側によってはワークフローが不便になってしまうツールでもあります。特に管理職形態が複雑すぎると厳しくなります。
ワークフローツールを社内で導入していない企業には向いていると思います。すでに導入している企業では、UI的にも退化した状態になってしまう可能性があり、あまりおすすめできません。
初期費用は100万円かかりました。
各ワークフローごとに承認者の人数・部署・管理職と、管理部門の設定が自由に行えるため、部署移動に対応しやすいです。また、出社せずに承認や申請が行えるのでリモートワークにとても役立ちます。
UIが現在のトレンドと比較すると古いデザインです。ボタンやプルダウンも小さくて使いにくく、その点について社内からクレームが寄せられることがあります。
また、運用側によってはワークフローが不便になってしまうツールでもあります。特に管理職形態が複雑すぎると厳しくなります。
ワークフローツールを社内で導入していない企業には向いていると思います。すでに導入している企業では、UI的にも退化した状態になってしまう可能性があり、あまりおすすめできません。
紙ベースで全て行われていたと聞いています。
決済などでX-pointを使用していました。自分で印鑑を頂きに他部署に行く必要がないので、相手と自分の双方の都合を調整しなくても良いといった利点があります。自分が空いている時間に使用できます。
当時の会社はもう退職してしまったのですが、今勤務している会社が紙ベースで行われるため、振り返ってもX-pointは良いシステムだったと感じます。
何か変化があったときに通知が来てほしいと思いました。
こまめに確認していたつもりですが、どこまで承認して頂いているのか、決済が下りているのかなどを見逃してしまうことがありました。それで発注が遅れたこともありました。承認についてメールが来るなどの通知機能やお知らせ機能があれば、さらに良くなるように思います。
その他はなにも不便なところはなかったように感じます。
本当に便利なのでおすすめします。時流としては先印鑑をなくす取り組みをしているにも関わらず、未だ印鑑が必要で印鑑のために出勤しないといけない方も大勢いると思います。その手間を防ぐためにx-pointをおすすめしたいです。
紙ベースで全て行われていたと聞いています。
決済などでX-pointを使用していました。自分で印鑑を頂きに他部署に行く必要がないので、相手と自分の双方の都合を調整しなくても良いといった利点があります。自分が空いている時間に使用できます。
当時の会社はもう退職してしまったのですが、今勤務している会社が紙ベースで行われるため、振り返ってもX-pointは良いシステムだったと感じます。
何か変化があったときに通知が来てほしいと思いました。
こまめに確認していたつもりですが、どこまで承認して頂いているのか、決済が下りているのかなどを見逃してしまうことがありました。それで発注が遅れたこともありました。承認についてメールが来るなどの通知機能やお知らせ機能があれば、さらに良くなるように思います。
その他はなにも不便なところはなかったように感じます。
本当に便利なのでおすすめします。時流としては先印鑑をなくす取り組みをしているにも関わらず、未だ印鑑が必要で印鑑のために出勤しないといけない方も大勢いると思います。その手間を防ぐためにx-pointをおすすめしたいです。
人材派遣会社の営業として、主に個別契約書を作成したり社内稟議をあげたりするために使用しています。一つベースのものを作ると丸ごとコピーができるので、便利だと思います。
同じクライアントへ入職する方や退職する方が複数名いる場合は、名前や生年月日を変えるだけでよかったので楽でした。
また、自身が提出したものはグループリーダー、部長といった上司の承認がどこまでおりているのかも確認できました。早急に提出しなければならないものには上司に直接お願いもできたので良かったです。
下書きボタンを押すことを70分間忘れてしまうと、それまでに作成したものが全て一からやり直しになってしまいました。X-point自体に慣れていない頃、せっかく作ったものが消えてしまったことが何度かあります。都度保存をしてくれる機能があれば嬉しいです。
他には、文字を大きくできないため、備考欄の全体像を把握しにくかったです。また、クライアントを先輩から引き継いだ際に他の人が提出したものはコピーできず、一から作り直しました。社内で提出したものもコピーができたら良いと感じました。
Outlookと連携しており、承認が差し戻されたときや上司からのコメント、承認のステップが進んでいる経過等が常に送られてきます。進捗をすぐに確認できるのは便利でした。
私は人材派遣会社の営業経験しかありませんが、特に個別契約書作成時は必要な情報を載せるのに役に立つと思います。
新卒で入社したため、会社の様々なシステムに翻弄されてしまい、一人でできるまでにはとても時間がかかりましたが、慣れてしまえば基本やることは同じです。特に問題はありませんでした。
人材派遣会社の営業として、主に個別契約書を作成したり社内稟議をあげたりするために使用しています。一つベースのものを作ると丸ごとコピーができるので、便利だと思います。
同じクライアントへ入職する方や退職する方が複数名いる場合は、名前や生年月日を変えるだけでよかったので楽でした。
また、自身が提出したものはグループリーダー、部長といった上司の承認がどこまでおりているのかも確認できました。早急に提出しなければならないものには上司に直接お願いもできたので良かったです。
下書きボタンを押すことを70分間忘れてしまうと、それまでに作成したものが全て一からやり直しになってしまいました。X-point自体に慣れていない頃、せっかく作ったものが消えてしまったことが何度かあります。都度保存をしてくれる機能があれば嬉しいです。
他には、文字を大きくできないため、備考欄の全体像を把握しにくかったです。また、クライアントを先輩から引き継いだ際に他の人が提出したものはコピーできず、一から作り直しました。社内で提出したものもコピーができたら良いと感じました。
Outlookと連携しており、承認が差し戻されたときや上司からのコメント、承認のステップが進んでいる経過等が常に送られてきます。進捗をすぐに確認できるのは便利でした。
私は人材派遣会社の営業経験しかありませんが、特に個別契約書作成時は必要な情報を載せるのに役に立つと思います。
新卒で入社したため、会社の様々なシステムに翻弄されてしまい、一人でできるまでにはとても時間がかかりましたが、慣れてしまえば基本やることは同じです。特に問題はありませんでした。
システム管理者が条件により承認ルートを設定可能なので、ユーザーが承認者を選ぶ必要をなくすことができる点が良いと思います。フォームは自社開発することになりますが、サポートサイトにテンプレートが豊富にあります。また、書類制御機能によりノンプログラミングで複雑なエラーチェックを設定したり、複雑な条件を判定し自動で値を入力したらできる点は、他のワークフローシステムには無い強みなのではないかと思いました。
APIについてもオプションにはなりますが、他社製品との連携アダプタの販売があるため、お金があれば簡単に連携は可能です。
スマートフォン用アプリが存在しないため、プッシュ通知で即座に知らせる機能がないです。ただしメール通知はあるので、メールサーバーがプッシュ通知に対応している会社は問題ないかと思います。しかしそうでない場合は、急な承認を要するワークフローの場合は、電話をして承認をお願いするか、システム管理者が承認スキップを行う必要があるため、承認者が外出することが多い会社は不便に感じることがあるかと思います。
システム管理者が条件により承認ルートを設定可能なので、ユーザーが承認者を選ぶ必要をなくすことができる点が良いと思います。フォームは自社開発することになりますが、サポートサイトにテンプレートが豊富にあります。また、書類制御機能によりノンプログラミングで複雑なエラーチェックを設定したり、複雑な条件を判定し自動で値を入力したらできる点は、他のワークフローシステムには無い強みなのではないかと思いました。
APIについてもオプションにはなりますが、他社製品との連携アダプタの販売があるため、お金があれば簡単に連携は可能です。
スマートフォン用アプリが存在しないため、プッシュ通知で即座に知らせる機能がないです。ただしメール通知はあるので、メールサーバーがプッシュ通知に対応している会社は問題ないかと思います。しかしそうでない場合は、急な承認を要するワークフローの場合は、電話をして承認をお願いするか、システム管理者が承認スキップを行う必要があるため、承認者が外出することが多い会社は不便に感じることがあるかと思います。
初期費用が20万円、月額費用が5万円かかっています。
稟議案件について、このシステムを使うことで、今まで２週間ほど掛かっていた稟議承認事案が2~3日で通るようになりました。しかし稟議申請をする人にとって、稟議申請の分類があまり多くない設定なのでその他の事案で作成する必要があり、書き方が分かりづらい場合が出てしまいます。
更にこの承認ルートについても申請する人から見えないため、気づかないうちに社長承認案件だったりした場合などは焦ります。
初期費用が20万円、月額費用が5万円かかっています。
稟議案件について、このシステムを使うことで、今まで２週間ほど掛かっていた稟議承認事案が2~3日で通るようになりました。しかし稟議申請をする人にとって、稟議申請の分類があまり多くない設定なのでその他の事案で作成する必要があり、書き方が分かりづらい場合が出てしまいます。
更にこの承認ルートについても申請する人から見えないため、気づかないうちに社長承認案件だったりした場合などは焦ります。
2019年5月～2021年11月
できる限り単純な作業で効率的にワークフローを多く作れるようにするため
・ボタンが単純で分かりやすく、現在どこまで承認してもらえてるか1発で割るような仕組みでした。
・操作も単純なので、後輩に教える際もかなりスムーズに教えることができます。
・前に作成したワークフローを参照に新しいワークフローを作りたいと思っても、ひとつしかページを同時に開けない点が不便です。
・2つのタブを同時に開いて参考にすることが出来ず、これは大変不便でした。
・毎回携帯で写真を撮った過去のワークフローを見本に新しく作るという流れをしておりました。
会社のポータルサイトと連携し、通知が来るようになっていた。
2019年5月～2021年11月
できる限り単純な作業で効率的にワークフローを多く作れるようにするため
・ボタンが単純で分かりやすく、現在どこまで承認してもらえてるか1発で割るような仕組みでした。
・操作も単純なので、後輩に教える際もかなりスムーズに教えることができます。
・前に作成したワークフローを参照に新しいワークフローを作りたいと思っても、ひとつしかページを同時に開けない点が不便です。
・2つのタブを同時に開いて参考にすることが出来ず、これは大変不便でした。
・毎回携帯で写真を撮った過去のワークフローを見本に新しく作るという流れをしておりました。
会社のポータルサイトと連携し、通知が来るようになっていた。
初期費用は150万円でした。月額費用はなく、サポート費用として別途25万円がかかるようになっていました。料金プランはX-point Enterprise版にライセンス数を約200追加したプランでした。
2020年10月～2021年5月
ボタンで面倒な承認作業を瞬時に行うことができるようになるところです。
・スマホからでも速度が変化せずに申請できた点です。
・1分ほどで申請ができて、仕事の合間や昼休み中にサクッと提出できて提出忘れがなくなったので、助かりました。
・文字の大きさを上手く調整できなかったことです。
・金額など小さめの文字で入力したいものがあったのですが、文字の大きさを変えることができず、フォームからはみ出しそうになってしまい罫線を調整するなど他の部分を工夫してどうにか記入できたので、不便さを感じました。
Google Workspaceと連携して、それぞれのシステムに1回のログインでまとめてアクセスできたので、連携しやすかったです。
紙で管理していた時の形式を活かしてデータ化してワークフローを記入できるようになるので、ワークフローをデータ化したいもののデザインを変更する必要があり社員たちがなれるまでに時間がかかることを懸念している会社におすすめです。
初期費用は150万円でした。月額費用はなく、サポート費用として別途25万円がかかるようになっていました。料金プランはX-point Enterprise版にライセンス数を約200追加したプランでした。
2020年10月～2021年5月
ボタンで面倒な承認作業を瞬時に行うことができるようになるところです。
・スマホからでも速度が変化せずに申請できた点です。
・1分ほどで申請ができて、仕事の合間や昼休み中にサクッと提出できて提出忘れがなくなったので、助かりました。
・文字の大きさを上手く調整できなかったことです。
・金額など小さめの文字で入力したいものがあったのですが、文字の大きさを変えることができず、フォームからはみ出しそうになってしまい罫線を調整するなど他の部分を工夫してどうにか記入できたので、不便さを感じました。
Google Workspaceと連携して、それぞれのシステムに1回のログインでまとめてアクセスできたので、連携しやすかったです。
紙で管理していた時の形式を活かしてデータ化してワークフローを記入できるようになるので、ワークフローをデータ化したいもののデザインを変更する必要があり社員たちがなれるまでに時間がかかることを懸念している会社におすすめです。
2020年7月〜2022年2月現在も利用中
ペーパーレス化の推進等を行う中で、ワークフロー導入を検討。初期設定もそれほど難しくないことから、本システムの導入が決定した。
・過去と同じ申請を行う際にはコピー機能があるので、コピーの上必要箇所を修正するだけでよいので便利。
・申請日時や申請書の種類ごとで検索をかけられるので、以前の申請や過去の経緯を含めて、ファイルを引っかき回すよりも格段に調べやすい。
・交通費精算の際、同じ月で同一区間を複数回行っている場合は同ページ内でのコピー機能がないので不便。
・何度も同じ区間の内容を書かなければならない時は面倒。
・書き漏れに気づいた時には日付でのソートができないため、漏れた分は最後に追加のような形になってしまう。それが気になる場合は書き直しが必要となる。
紙で運用していて、ハンコひとつをもらうにも出社が必要であったり、それにより迅速な承認フローが構築できていなかったりする企業にとっては、本システムの導入を検討しても良いのではないかと思う。また、初期設定も難しくないので、多少システムに不慣れでも、そこまで苦労しないと思う。
2020年7月〜2022年2月現在も利用中
ペーパーレス化の推進等を行う中で、ワークフロー導入を検討。初期設定もそれほど難しくないことから、本システムの導入が決定した。
・過去と同じ申請を行う際にはコピー機能があるので、コピーの上必要箇所を修正するだけでよいので便利。
・申請日時や申請書の種類ごとで検索をかけられるので、以前の申請や過去の経緯を含めて、ファイルを引っかき回すよりも格段に調べやすい。
・交通費精算の際、同じ月で同一区間を複数回行っている場合は同ページ内でのコピー機能がないので不便。
・何度も同じ区間の内容を書かなければならない時は面倒。
・書き漏れに気づいた時には日付でのソートができないため、漏れた分は最後に追加のような形になってしまう。それが気になる場合は書き直しが必要となる。
紙で運用していて、ハンコひとつをもらうにも出社が必要であったり、それにより迅速な承認フローが構築できていなかったりする企業にとっては、本システムの導入を検討しても良いのではないかと思う。また、初期設定も難しくないので、多少システムに不慣れでも、そこまで苦労しないと思う。
2015年4月〜2022年2月現在も利用中
帳票類を電子化するため
・入力フォーマットや承認ルートなど、意外と自由にカスタマイズできる点が良かったと思います。
・入力欄や・承認者、回覧者が多めの帳票を新しく作ることになったのですが、入力方法も自由記述式か選択式と選べたり、承認ルートの複雑なパターン化も可能だったので、想像以上に柔軟性が高いアプリケーションだと感じました。
・入力欄のサイズによっては、入力可能文字数や行数に限りがあり、必要な情報を入力するのにかなり簡潔にまとめないとならず大変でした。
・自由に入力できなくなったため、結局帳票とは別に補足資料をWord等で添付しなければならないことも多々あり、逆に社員の負担が増えることもありました。
・入力文字数の制限が無くなれば、柔軟性も高まり更に使い勝手が良くなると思います。
・X-pointの通知メールのリンクがGoogle Chromeだと開けないのはかなり不便です。
上記の通り、Google Chromeなど一部のブラウザではリンクが開けないことがあるので、その点はマイナスだと思います。
社内帳票を紙ベースで運用している会社にとっては、電子化への最初の第一歩として最適なアプリケーションだと思います。しかし入力欄の柔軟性は今ひとつなので、帳票をシンプルにしたい会社には相性が良いかもしれません。
2015年4月〜2022年2月現在も利用中
帳票類を電子化するため
・入力フォーマットや承認ルートなど、意外と自由にカスタマイズできる点が良かったと思います。
・入力欄や・承認者、回覧者が多めの帳票を新しく作ることになったのですが、入力方法も自由記述式か選択式と選べたり、承認ルートの複雑なパターン化も可能だったので、想像以上に柔軟性が高いアプリケーションだと感じました。
・入力欄のサイズによっては、入力可能文字数や行数に限りがあり、必要な情報を入力するのにかなり簡潔にまとめないとならず大変でした。
・自由に入力できなくなったため、結局帳票とは別に補足資料をWord等で添付しなければならないことも多々あり、逆に社員の負担が増えることもありました。
・入力文字数の制限が無くなれば、柔軟性も高まり更に使い勝手が良くなると思います。
・X-pointの通知メールのリンクがGoogle Chromeだと開けないのはかなり不便です。
上記の通り、Google Chromeなど一部のブラウザではリンクが開けないことがあるので、その点はマイナスだと思います。
社内帳票を紙ベースで運用している会社にとっては、電子化への最初の第一歩として最適なアプリケーションだと思います。しかし入力欄の柔軟性は今ひとつなので、帳票をシンプルにしたい会社には相性が良いかもしれません。
2019年12月～2022年3月現在も利用中
会社合併のタイミングで、システム統一を目的として導入されたと思います。
・人事にいちいち確認しなくてはならなかった作業を、マニュアルを確認しながら各自で申請を進めることができるようになった。
・特に、会社へ使用許可を申請する際には選択式で申請をすることが可能になったので、作業時間の短縮に繋がった。
・申請後、各部門・部署で承認が行われてフィードバックされてくる際、途中で承認作業が止まってしまっている場合は、申請者は催促することができない。
・承認者が複数いる段階のところには、システム上で催促するすべがない。申請者がメールで催促できるようなツールがあるといいと思う。
ペーパーレス化を進めていく企業が、初めて導入するにはとてもシンプルで分かりやすいツールだと思う。ただし、申請書類を毎回pdf化することが可能なオフィスであれば便利だが、在宅メインの業務ではなかなか導入しにくいと思う。
2019年12月～2022年3月現在も利用中
会社合併のタイミングで、システム統一を目的として導入されたと思います。
・人事にいちいち確認しなくてはならなかった作業を、マニュアルを確認しながら各自で申請を進めることができるようになった。
・特に、会社へ使用許可を申請する際には選択式で申請をすることが可能になったので、作業時間の短縮に繋がった。
・申請後、各部門・部署で承認が行われてフィードバックされてくる際、途中で承認作業が止まってしまっている場合は、申請者は催促することができない。
・承認者が複数いる段階のところには、システム上で催促するすべがない。申請者がメールで催促できるようなツールがあるといいと思う。
ペーパーレス化を進めていく企業が、初めて導入するにはとてもシンプルで分かりやすいツールだと思う。ただし、申請書類を毎回pdf化することが可能なオフィスであれば便利だが、在宅メインの業務ではなかなか導入しにくいと思う。
いかがだったでしょうか？
X-point Cloudは、あらゆる社内業務を電子化にするシステムですが、電子化となっても今まで使用していた紙の申請書などと同じような感覚で使える非常に使いやすいシステムです。
社内業務を電子化にすることで、事務処理の負担も軽減され、さらには入力漏れなどミスを未然に防ぐこともできるので、今までよりも断然効率的に業務を遂行することが可能となるのです。
是非、あなたの会社もワークフローシステムX-point Cloudを導入し、社内業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
画像出典元：「X-point Cloud」公式HP
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