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体調を気遣うメールの例文集！上司・ビジネスに使える言葉と返信例

記事更新日: 2024/01/17

執筆: 桜木恵理子

体調を気遣うメールは、ビジネスメールのなかでも特にルールやマナーに気をつけたいもののひとつです。

取引先、上司、同僚など、相手によって言葉遣いを変える必要があり、誤った文面で送ってしまうと印象を損なう可能性もあります。

この記事では、シチュエーションや相手ごとの例文、ありがちなNG例などを中心に、相手に好印象を与える気遣いメールの書き方を解説します。

編集部

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このページの目次

1.
体調を気遣うメールが必要な場面とは？
2.
体調を気遣う3つの言葉
2.1
1.ご自愛ください
2.2
2.お大事になさってください
2.3
3.お見舞い申し上げます/お祈り申し上げます
3.
相手別のメール・4つの例文
3.1
1.取引先
3.2
2.上司
3.3
3.同僚や後輩
3.4
4.友人や知人
4.
使ってはいけないNG例
4.1
相手のプレッシャーになる言葉
4.2
マイナスのイメージがある言葉
5.
自分が体調不良時の返信メール例文
5.1
1.取引先
5.2
2.上司
5.3
3.同僚や後輩
5.4
4.友人や知人
6.
まとめ

目次を開く

体調を気遣うメールが必要な場面とは？

ビジネスにおいて体調を気遣うメールが必要になるのは、大きく分けて2つのシチュエーションです。

仕事で関わりのある相手が体調を崩した場合
季節の変わり目などに気遣いとして送る場合

メインとなるのが、仕事で関わりのある相手が体調を崩してしまい、業務に支障が出るシチュエーション。

風邪や頭痛など一時的な体調不良で打ち合わせをキャンセルする場合や、病気や出産などで一定期間仕事ができない場合などがあてはまります。

このシチュエーションでは、相手の身体への労わりと、仕事は問題ないという気遣いをメールで伝える必要があります。

次に、季節の変わり目や風邪が流行っている時期などに、相手が体調を崩していなくても、マナーとして気遣うシチュエーション。

この場合は、文面の末尾に短めに気遣いの言葉を盛り込んで、結びのあいさつとするのが一般的です。

体調を気遣う3つの言葉

体調を気遣うメールでは、よく用いられる言葉がいくつかあります。

これを知っておけば、体調を気遣うメールがグッと書きやすくなるでしょう。

1.ご自愛ください

体調を気遣うメールでもっともよく使われるのがこの言葉。

「自分の体を大切にしてください」「体調に気をつけてください」という意味を含んでおり、一言で相手への気遣いを表せます。

体調を崩していない相手にも使えるため、季節のあいさつにも使いやすい言葉です。

なお、「お体をご自愛ください」「体調に気をつけてご自愛ください」などの表現は「体を大切にする」という意味が重複するため誤用。

あくまで単体で使うのがセオリーです。

2.お大事になさってください

「ご自愛ください」よりもやや柔らかく、相手を問わず使いやすい言葉です。

こちらも「体を大切にする」という意味を含んでいるため、「お体をお大事になさってください」という使い方をしないように気をつけましょう。

また、「お大事にしてください」という表現をよく使いますが、「して」は尊敬語ではないため、目上の人には「お大事になさってください」と書くのが一般的です。

3.お見舞い申し上げます/お祈り申し上げます

「お大事になさってください」よりも丁重な表現をしたいのならこの言葉を使いましょう。

特に一時的な体調不良ではなく、入院や長期的な療養になる相手に対してはこの言葉が適しています。

ただし、同僚や社内へのメール、風邪程度だとやや堅苦しい印象を与えるため、社風や状況に合わせて用いるのが無難です。

相手別のメール・4つの例文

続いて、実際の体調を気遣うメールの書き方を、相手別の例文とともに見ていきましょう。

1.取引先

△△株式会社△△様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。

療養に入られるとのこと、心よりお見舞い申し上げます。
進行中の案件に関しましてはこちらで進めて参りますので、どうかご心配なさらず、十分にご静養なさってください。
△△様のご回復を心よりお祈りしております。

取引先に送るメールは、相手の印象を損なわないよう尊敬語を中心に丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

また、相手がいない間も取引がスムーズに進むように、仕事に関する調整とフォローは必ずしておく必要があります。

2.上司

△△部長

〇〇でございます。

体調不良でお休みになるとのこと、承知しました。
本日の打ち合わせに関してはこちらで進めておきますので、心配なさらないでください。

一日も早く回復されるよう、どうぞご自愛ください。

社内での連絡とはいえ、上司が相手なら敬語を使って丁寧に書くのがセオリーです。

一方で、社風や個々の関係性によっては堅苦しくなる可能性もあるので、状況に合わせてもう少し柔らかい表現をするのもアリです。

3.同僚や後輩

△△さん

〇〇です。

体調不良でお休みするとのこと、了解です。お大事にしてください。
本日の打ち合わせはこちらで進めておきますので、心配しなくて大丈夫です。

無理せずゆっくり休んでくださいね。

同僚や後輩に対するメールであれば、言葉遣いはそれほど気にせず、最低限の丁寧語で問題ありません。

ただし、気遣いや仕事へのフォローがきちんと伝わるよう、内容には気を配りましょう。

4.友人や知人

△△さん

〇〇です。

〜〜で入院すると聞きました。お大事にしてください。

無理せずゆっくり治して、また会える日を楽しみにしています！

同僚や後輩へのメールと同様に、友人や知人へのメールも言葉遣いはそれほど気にする必要はありません。

普段やりとりしている言葉遣いで、感じたことをありのまま伝えることを重視しましょう。

編集部

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使ってはいけないNG例

体調を気遣うメールを書くうえで、使うべきでない言葉や表現もいくつかあります。

適切な表現を選び、体調の悪い相手へ最大限の配慮をしましょう。

相手のプレッシャーになる言葉

体調を崩している相手に対しては、基本的に気負いを感じさせるような言葉は使うべきではありません。

なかでも「頑張る」「努力する」などは相手がプレッシャーに感じるため、避けるのがマナー。

あくまで相手の体を労わることを重視しましょう。

また、「一日でも早く」「お待ちしています」など、回復を急かすような言葉も状況によっては不適切になり得、重病の相手には使わない方が良いでしょう。

マイナスのイメージがある言葉

細かいマナーではありますが、マイナスのイメージがある言葉も体調を気遣うメールでは避けたいところです。

数字の「4」や「9」、「苦しい」「悲しい」「辛い」などは特に注意が必要です。

そのほかにも「終わる」「消える」なども語感としてはあまり適しません。

こうした言葉を使う必要がある時は、「終わる」→「完了する」のように、可能な範囲で言い換えて対応するのが無難です。

病気や体調の悪い時は、些細な言葉でも気を落としてしまう可能性があります。相手の立場にたち、心のこもったできる限りの配慮をしましょう。