総務のテレワーク化の進め方!幅広い業務もITツール導入で解決

総務のテレワーク化の進め方!幅広い業務もITツール導入で解決

記事更新日: 2021/04/30

執筆: 編集部

この記事では、総務のテレワーク導入についてまとめています

総務は社内のサポート業務全般を担っているため、テレワーク化は難しいという印象があります。

しかし、総務のテレワーク導入は会社全体の業務効率化への改善にもなります。

総務のテレワーク導入「3大障壁」もペーパーレス化や電子申請へ移行する、ITツール・システム活用して省人化・効率化をすればテレワーク化が可能です。

総務のテレワークに便利なサービス・ITツールとセキュリティ対策も解説しています。

まずは、総務のテレワークは「3カテゴリー」に整理することから始めましょう

このページの目次

総務のテレワーク導入「3大障壁」とは

なぜ総務はテレワークを導入することが難しいのでしょうか。

まずはテレワーク導入に対する障壁を考えていきましょう。

1:業務が幅広い

総務といえば会社のあらゆることの「サポート業務」が主な仕事です。

色々な部署から頼りにされているため「会社にいた方が臨機応変に対応できる」「会社にいてくれないと困る」という先入観が総務のテレワーク導入の障壁になっている事があります。

2:「紙」「FAX」「ハンコ」「電話」

『月間総務』が2021年1月13日から1月18日にかけて行ったWebアンケートによると、緊急事態宣言下でも完全にテレワークを行っている総務の割合はわずか3.4%に留まりました。

総務が出社する理由については「郵便物の対応」が86.8%で最も多く、「契約書等の押印」が65.0%、「オフィス環境整備」が53.6%、「代表電話の対応」が50.7%と続いています。

「紙」「FAX」「ハンコ」「電話」が総務のテレワーク導入の妨げとなっていることがはっきりと現れています。

3:社内のサポートが多く総務単独で導入できない

総務のテレワーク推進が遅れてしまうのは、社内のサポートが多く総務単独で導入できない事も要因です。

前述した『月間総務』のアンケートからも、総務が出社する理由として「備品管理」が46.1%、「来客対応」35.7%、「入社・退社に関わる対応」30.4%、「施錠管理」が21.8%と社内業務が円滑に回るための裏方業務が多くの割合を占めます。

総務の郵便物(宅配物)問題への対応

総務業務の「郵便物の対応」ですが、まずは業務改善と言う視点で下記を実行しましょう。

郵便物「0(ゼロ)」は難しいと割り切る

総務の郵便物に関する業務を「0(ゼロ)」にはできないと割り切りましょう。

「郵便物や書類業務を減らす」という視点で考えます。

電子申請、ネット、ITツールやシステムを活用してペーパーレス化を進めることで減らすことは出来ます。

局留めや転送サービスを利用してみる

総務のテレワークを導入するなら、最寄りの郵便局で受け取りを行う局留めや私書箱の利用、転送するサービスなどを活用がおすすめです。

郵便局の転送サービスの場合は無料ですが、届出日から1年間という有効期限があるので注意が必要です。

一方、民間の私書箱や転送サービスは更新が月額料金で継続利用が可能です。

毎日郵便物がオフィスに来る状態ではなく、テレワークじゃない日にまとめて郵送されるなど自社都合に合わせた使い方を見つけましょう。

ペーパーレス化を積極的に進める

局留めや転送サービスを利用しながら徐々にペーパーレス化を進めていきます。

積極的に自社から電子契約やインターネットFAXを導入し、郵便物の発送するのを減らします

ペーパーレスを進めて郵送コストや紙のコストを削減できます。

自社がペーパーレスの有用性を実感する事で、取引先に電子契約の導入やそのほかのペーパーレス化を説得力をもって説明しやすくなります

電子申請を活用する

総務のテレワーク導入をするなら「電子申請できる業務」を活用します。

社会保険や年金の手続き、年末調整や税金の納付、決算報告など、大半の役所関連の業務は電子申請が出来ます

一部の電子申請利用には、事前承認が必要な手続きもありますが、一度承認が下りれば、その後は窓口への提出や郵送が一切不要のため、書類提出業務のテレワーク化が可能です。

主なオンラインでできる行政手続き

  • 登記・供託オンライン申請
  • 納税・年末調整・法人税:電子申告・納税システム(e-Tax)
  • 地方税:法人市民税:eL-Tax
  • 社会保険・労働保険関係手続、概算・増加概算・確定保険料申告書の提出

 

総務のテレワークは「3カテゴリー」に整理する

主な総務の業務内容

  • 社内文書作成(報告書・会議資料等)
  • 給与計算
  • 経費精算
  • 備品管理
  • 福利厚生制度整備
  • 電話・メール応対
  • 採用業務
  • 労務管理
  • 勤怠管理
  • 広報・社内報等の発行
  • 社内イベント企画・運営
  • 社内コンプライアンス作成
  • データ集計・入力・チェック
  • 来客応対
  • 安全衛生管理
  • ワークフロー・承認業務
  • 証憑類の管理
  • 契約書のチェック・管理
  • 社内整備・施錠管理
  • 郵便物の仕分け・配布
  • 社会保険関係の手続き


総務の場合、各社によっては「人事」「労務」「経理」「財務」などを兼任してる事もあります。

業務範囲が幅広いためどこからテレワークにするのか複雑に考えてしまいがちです。

総務のテレワーク導入は、まず「3カテゴリーに振り分ける事」から始めます

  • ペーパーレス化する業務
  • 無人化・省人化する業務
  • 効率化する業務

 

総務のテレワーク:振り分け例

ペーパーレス化する業務

  • 社内文書作成(報告書・会議資料等)
  • 給与計算
  • 経費精算
  • 社会保険関係の手続き
  • 社内コンプライアンス作成
  • ワークフロー・承認業務
  • 証憑類の管理
  • 契約書のチェック・管理

 

無人化・省人化する業務

  • 備品管理
  • 福利厚生制度整備
  • 電話・メール応対
  • オフィス管理・施錠管理
  • 安全衛生管理
  • 来客応対

 

効率化する業務

  • 採用業務
  • 労務管理
  • 勤怠管理
  • 広報
  • データ集計・入力・チェック
  • 社内イベント企画・運営
  • 郵便物の仕分け・配布
  • 株主総会など


振り分けは一例です。

ですが、テレワーク導入は「業務効率化」と「属人化防止対策」にも効果があります。

ITツールやシステムに任せられる業務を見つけて、業務効率向上を図る事が大事です。

総務のテレワークに便利なサービス・ITツール

総務がテレワークを行うにあたって、ざまざまなツールの活用が考えられます。

費用対効果等を考慮して必要なものは積極的に活用しましょう。

電子契約

総務のテレワーク導入には電子契約は必須です。

印刷、署名・押印、郵送などの手間がすべて省けます

コストが削減できるだけでなく、契約締結までスピーディに行えるという利点もあります。

電子署名を行うことで書面の内容が電子証明書によって担保されるため、契約内容の改ざん防止にもつながります。

総務のテレワークの場合は「電子契約の管理機能」と「ワークフロー機能」が搭載されているシステムを選びましょう

 

ワークフロー・システム

ワークフローシステムとは、これまで紙とハンコで行っていた稟議・決済、申請・承認などの業務を、自社のフローに従って電子化し、より効率よく業務を行うためのシステムです。

総務の申請・承認業務をワークフローシステムに置き換えることによりペーパーレスかつ脱・ハンコで行えます。

総務テレワークの場合は、多くの部署からの届出書や申請書を扱うので、申請・承認の証跡が残せる機能や承認経路をカスタマイズできる機能があるワークフロー・システムが便利です。

また、検索機能がついたものであれば大量の資料の中から必要なものをいち早く抽出することが可能です。

 

経費精算システム

総務の経費精算システムでは、申請書と領収書を同時に提出し、上長が承認、払い出しという一連の流れがペーパーレス化できます。

経費精算システムはクラウドを選び、各社員に自分で経費精算を入力してもらい、総務はチェックにしゅうちゅうでき

会社用のクレジットカードやICカードと連携できるものや、スキャンした画像の文字を解読して自動入力してくれるOCR機能が付いたものを選ぶと入力ミスも防げて便利です。

 

勤怠管理システム

勤怠管理システムを使えば、タイムカードを手計算で集計する作業はもう必要ありません。

経費精算システムと同様、勤怠変更に対する上長の承認もワンクリックで済みます。

最近ではリモートワークやフレックスタイム制といった働き方の多様化が推進されており、従業員の工数管理も大変です。

稼働時間の超過などのチェック機能があるものを選ぶと安心です。

 

労務管理システム

入退社に伴う雇用契約書の作成、各種保険関連の手続き、年末調整、と労務管理の業務は幅広く煩雑です。

従業員の数に比例して書類の数も膨大になります。

労務管理システムの導入でペーパーレス化を図ることができ、正確な管理も行えるでしょう。

勤怠管理システムと連携できるのであれば、給与計算から年末調整まで連携して行えるため、大幅な効率化に貢献します。

 

スマートロック

総務の施錠管理や会議室の管理などは、スマートロックを導入してセキュリティ管理を効率化します。

スマートロックとは、ICカードやスマートフォンを用いて鍵の開錠/施錠が行えるシステムです。

従業員数が多くなればなるほど、オフィスの鍵管理や入退室管理は煩わしくなります。

スマートロックのメリットは無人化出来ること以上に、リアルタイムで権限の付与や削除を行えるため、従業員の雇用や退職にも柔軟に対応可能です。

現在使用しているドアに後付けで設置できるタイプであればコストも抑えられるでしょう。

 

チャットボット

社内の定型的な問い合わせはチャットボットを通して回答することで無人化・省人化を行います。

例えば、備品の場所に対する問い合わせであったり、会議室の予約依頼であったり、社内から総務への問い合わせの多くは定型化できます。

テレワーク中の総務への不要な問い合わせ対応業務が削減できます。

 

ビジネスチャットツール

総務のテレワーク導入するなら、チャットボットと同時にビジネスチャットを導入し、社内の案件は電話で対応するのは廃止します。

社内のコミュニケーションは全てビジネスチャットへ移行しましょう。

メール文のような煩わしいやり取りがなくなり、LINEのような短文で手短に連絡できるのがメリットです。

 

無人受付システム

総務のテレワーク導入で来社対応が障壁になっている場合は、総務がわざわざ出迎える理由があるのかを考えましょう。

来客対応業務をタブレットなどのタッチパネルに受付を置き換えることで解決できます。

来客にタッチパネル端末で訪問先を入力してもらうことで直接担当者へつなげれば、総務が取り次ぐ必要がなくなります。

 

備品補充システム

備品管理システムは、在庫が少なくなってくると自動で発注まで行ってくれるサービスです。

備品をシステムで管理する事で、在庫不足リスクを無くす、備品の購買データ、購入データを蓄積して業務に活用するなどが可能です。

同時に、総務のテレワーク導入を考えるなら、備品に関して不要・必要を見直す機会です。

会社経費で購入する物を徐々に減らしていく方向で考えましょう。

人事評価システム

総務と人事を兼任している場合は、人事評価システムで人事管理を行います。

人事評価システムの選定においては、人事異動や組織変更などに伴う従業員データの移行にも柔軟に対応できるものを選ぶとよいでしょう。

 

総務のテレワークのセキュリティ対策

セキュリティソフトは基本

PCにはセキュリティソフトをインストールするのは必須です。

侵入された場合にすぐに検知できる体制を作っておく必要があります。

VPNを導入する

VPNとはVirtual Private Networkの略で、インターネット回線を利用するものの、仮想的に外部から遮断されたローカルなネットワークを構築する仕組みのことをいいます。

VPNを導入することで社内の人間しかアクセスできないネットワークを構築することができます。

セキュリティがより強固になるため導入することをお勧めします。

パスワードや権限、ツールの設定に関する管理者を明確にして管理する

各種システムにアクセスできるアカウントの設定やクラウド上のファイルへのアクセス権限を設けましょう。

もちろんアカウントやアクセス権限の管理はしっかりと行う必要があります。

データや郵便物の持ち出しに関するルールを策定する

各自が高いセキュリティ意識を持つことは必要ですが、会社としても情報の持ち出しや取り扱いに関するルールやガイドラインの策定を行いましょう。

テレワークのセキュリティ対策に関しては、総務省の出している「テレワークセキュリティガイドライン」が参考にして策定します。

総務のテレワーク導入向けの補助金・助成金

IT導入補助金2021

テレワークだけでなく、業務効率化を図るためのITツール導入を支援する補助金です。

対象は中小企業・小規模事業者で、「IT導入補助金」が指定した業者のITツールを新規導入すると補助金の対象になります。

幅広いITツールの新規導入を補助金の対象にしているのが特徴です。

ホームページでは導入事例として、情報共有システム、RPAツール、勤怠管理システム、経費精算システム、VPN、Web会議システム、会計システム、給与計算ソフト、接客ツールなどが紹介されています。

毎年春ごろに募集がありますが、人気の補助金のため倍率が高く、審査通過は狭き門です。

しかし、審査が通れば最大450万円を補助が受けられます。

人材確保等支援助成金(テレワークコース)

人材確保等支援助成金(テレワークコース)は、厚生労働省が新設したテレワークを新規導入する中小企業向けの助成金です。

テレワークに関する制度を規定した労働協約または就業規則を整備して、テレワークのために新規でITツールを導入する時に活用できます。

助成金なのでIT補助金より審査が通過しやすいのが特徴です。

助成金の上限額は、「100万円」もしくは「20万円×対象労働者数」となっています。

自治体(都道府県・地区町村)にも補助金がある

上記の補助金・助成金は「経済産業省」と「厚生労働省」が管轄しています。

上記以外にも、自治体(都道府県・地区町村)などが独自で助成金・補助金を提供している事が多くあります。

自社のオフィスがある自治体のホームページは必ず確認しましょう。

 

まとめ

総務のテレワーク導入についてまとめました。

総務でも徐々に業務改善を行い、ITツールの導入やルールの廃止などを行っていけばテレワークは可能です。

総務がテレワーク化することで会社全体のバックオフィス業務の効率化が図れます。

テレワークの導入を積極的に行っていきましょう。


画像出典元:O-DAN

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