リモートワークでの新人研修|withコロナに必要な準備・システムは

リモートワークでの新人研修|withコロナに必要な準備・システムは

記事更新日: 2020/12/18

執筆: 川崎かおり

新型コロナウイルスの影響で、リモートワーク中に新人研修を行う企業が増えています。

リモートでの研修は集団型研修にはない課題があると言われますが、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

リモートワークでの新人研修のやり方や事前準備、さらには必要なアフターフォローまで紹介します。

効率的な新人研修に有益なeラーニングシステムと併せてチェックしてみてくださいね。

このページの目次

リモートワークでの新人研修に必要な4つの準備

リモートワークでの新人研修をスムーズに行うには、事前準備が必要です。

「同じ空間を共有しない」という点が不利にならないよう、さまざまなポイントに気を配る必要があります。どのような準備が必要なのか、具体的に見ていきましょう。

1. リモートに適した研修内容に改める

集団型研修で次のような研修を行っていた場合、リモートワーク用に改める必要があります。

  • 座学のみの視聴・講座型研修
  • ディスカッション形式の研修
  • 情報量の多い内容を取り扱う


リモート研修では、参加者をいかに集中させるかが重要なポイントとなります。集中力が削がれやすい「座学のみの研修」は避けましょう。

参加する新人達は、「自室あるいは自宅から」というケースが多いのではないでしょうか。慣れ親しんだ場所でPCを開くこととなり、必然的に会社よりも気が緩みやすくなります。

研修に飽きてくれば、見えないところでスマホを開いたり他の作業をしたりする人が出る可能性も否定できません。研修が終始一方向的になるのは避けるべきです。

また、参加人数によってはディスカッション形式も改める必要があります。誰が発言しているのか分かりにくく、討論がまとまりません。

内容が複雑だと発言できない離脱者が増え、研修の意味がなくなる恐れがあります。

このほか、多量な情報共有が必要な内容も、リモートワーク中の新人研修には不向きです。個々をフォローしにくい状態では、内容を理解できないまま放置される新人が出てくるでしょう。

2. 通信環境をチェックする

新人研修を始める前に、自社でテストやリハーサルを繰り返しておきましょう。特に細心の注意を払いたいのは以下のチェックです。

  • 音声チェック
  • カメラチェック
  • マイクチェック
  • 動画・画像チェック
  • 使用ツールのチェック


リモートワーク中の新人研修では、適切に通信環境を整えられるかどうかが成否のカギをにぎります。

新人側に適切な対応を求めるとともに、自社の通信環境の整備も抜かりなく行いましょう。突発的な事故は仕方ないとして、操作ミスや設定ミスは事前のチェックで防げます。

なお、ツールや機器のチェックは、研修がスタートする前に全て済ませておくのが鉄則です。

新人が研修に参加してからチェックや確認を行うと、研修のスタートが遅れます。空白の時間が多くなることで、新人の緊張感が緩んでしまいます。

3. 新人にツールの使い方を説明しておく

新人研修で大切なのは、「誰も置き去りにしないこと」です。研修が始まる前に、最低限必要なツールの機能や使い方については説明しておきましょう。

若い世代は「デジタルネイティブ」などといわれますが、全ての人が難なくツールを使いこなせるとは限りません。

PCに慣れていない人は、簡単な操作にさえ戸惑います。全ての新人が戸惑うことなく研修に参加できるよう、事前にツールの使い方マニュアル等を送っておくのがベターです。

また、マニュアルと一緒に「分からないことがあったときの連絡窓口」についても知らせておくのもお忘れなく。個々の疑問点や問題点をクリアにしておくことが、スムーズな研修につながります。

研修直前に理解度をチェック

なお、新人がきちんと使い方を理解しているかどうかは、研修の自己紹介時に確認するのがおすすめです。

  • カメラやマイクのオン・オフはできるか
  • 画面共有やチャットの使い方を理解しているか
  • 画面切り替えはできるか…など


上記のような動作を自己紹介のついでに実際にやってもらいましょう。理解できていない人には使い方を教えられる上、研修中のフォローも容易になります。

4. 研修する側の教育も徹底する

新人と同様に、研修する側もツールの使い方やシステムについて理解しておかねばなりません。研修に参加する人は、研修前にツールを使いこなせるようにしておくのがベターです。

各人がスキルを高めておけば、トラブルへの対応が容易になります。「あの人しか分からない」というような状態は避けましょう。

新人は皆、緊張感を持って研修に臨むはずです。研修する側の不手際で流れを止めたり不都合が生じたりするのは避けねばなりません。

リモートワークでの新人研修のやり方

リモートワーク中の新人研修は、「いかにインタラクティブなやり取りができるか」がポイントとなります。

リモートワークでの新人研修はどのように行っていけばよいのでしょうか。リモートワークでの新人研修のやり方や研修のアイディアを紹介します。

1.インプットとアウトプットをバランスよく取り入れる

インタラクティブなやり取りを実現するには、インプットとアウトプットのバランスが重要です。

リモートでの研修は「座学の日」「グループワークの日」などと明確に分けるのは避けましょう。講義を聴いた後には必ず意見交換の時間を設け、大切な情報が「聞き流し」になるのを防ぎます。

オンラインのリモート研修なら、アウトプットの形はさまざまあります。チャット式で自由に発言してもらったり、一人一人がコメントしていく形を取ったりしてもよいでしょう。

新人からのコメントやメッセージに研修者が都度フィードバックを行っていけば、新人の理解度も深まります。

2. 体験研修はリモートにふさわしい設定を選ぶ

新人研修では実技訓練のため、さまざまなロールプレイが行われるのが一般的です。社会人として求められる振る舞いやマナーなどをここで教える企業も少なくありません。

ただし、リモートで実技訓練を行う場合は向き・不向きを考える必要があります。例えば、来客対応や名刺交換などは、対面でないと意味がありません。リモートでは実施しにくいでしょう。

一方、リモートでの体験研修にぴったりと言われるのが電話応対の研修です。

カメラ機能をオフにすれば、電話を受けるときと全く同じシチュエーションを再現できます。

ペアの切替えや設定の変更も容易なため、電話の内容やパターンを変えて集中的に取り組むことが可能です。

3. ディスカッションは4人以下で行う

リモートの新人研修でも、ディスカッションは可能です。ただし、人数が多すぎると有益な議論ができません。参加人数は4人以下にする必要があります。

4人以下なら、メンバー内で話すタイミングを計るのも容易です。いわゆる「傍観者」が出にくく、活発に意見交換できます。

なお、通常のディスカッションと同様に、議長やタイムキーパー、は必要です。また書記は、他のメンバーと画面を共有しながら議事録を作成するとよいでしょう。

4. サポーターを配置する

事前準備を徹底していても、オンライン中のトラブルは発生します。この時研修の進行を止めないよう、サポート専門のスタッフを配置しておくのがおすすめです。

ツールの使い方が分からない新人の対応などもkこのサポーターに任せれば、進行役はいちいち流れを止めずに済みます。

また、グループ分けをしてロールプレイやディスカッションをしてもらう場合、それぞれのチームに目が行き届きにくくなります。このような時は、各グループに一人ずつサポーターを配置しましょう。

サポーターがいれば、進行役とチームをつないだりディスカッションが有意義なものになるようまとめたりといった役割が期待できます。

リモートでの研修は、意見をまとめて正しい方向に導く「ファシリテーター」が不可欠です。サポーターにはその役割も兼ねてもらいましょう。

リモートワークでの新人研修の課題と成功のコツ

リモートでの新人研修は、インターネットを介するという点で集団型研修とは異なる課題が出てきます。リモートの新人研修にありがちな課題と、それをクリアするためのコツを紹介します。

1. 一体感が希薄になりがち

同じ空間で行う集団型研修と比較すると、「顔を見て雰囲気を察する」「言外の間で理解する」といった言葉以外のコミュニケーションが困難です。

研修する側と受ける側の意識が大きく乖離する恐れがあるでしょう。

これを防ぐには、進行役や講師は積極的に新人とのコミュニケーションを図るよう努める必要があります。

具体的には、座学の途中で確認の時間を取ったり、名指しで意見を求めたりして場の一体感を盛り上げます

リモートでの研修は、参加者が講義に「参加している」という意識を持たせることが大切です。

2. お互いのリアクションが分かりづらい

リモートでの新人研修は、PC画面でしか相手の姿を確認できません。

どうしてもお互いの反応や表情が分かりづらくなり、コミュニケーション不足に陥りがちです。新人は発言の度に気後れしたりこれで良いのかと不安になったりしやすいでしょう。

リモートでの新人研修は全員がオーバーアクションを心掛けるようにします。特に講師や進行役は、新人を不安にしないよう務めねばなりません。

画面には顔だけではなく上半身が映るようにしておきましょう。上半身を使ってアクションすれば、表情のわかりにくさもカバーしやすくなります。

また、研修が始まる前にルールを共有するのもおすすめです。「分からないことがあったらカメラの前で挙手する」「分かったら顔の前で○を作る」などとします。

リモートでの新人研修は、「分かっているだろう」「伝わっただろう」は厳禁です。「やりすぎかな」と思えるくらい新人の反応を確認するのが望ましいでしょう。

3. 集中力の維持が難しい

新人研修に限らず、PC画面を使った会議や研修は集中力の維持が難しいといわれます。

これは、「相手の反応を読み取るために、対面より多くの神経を使う」「常にカメラがあるため緊張する」などが原因です。

研修の効率を高める上で、新人の集中力をいかにキープするかは非常に重要な課題となるでしょう。

リモートでの新人研修は、集合型の研修よりも休憩時間を多めに取るのがおすすめです。時間もやや長めにし、緊張をほぐす時間を与えましょう。

また、休憩時間でもカメラがあるとリラックスできません。カメラをオフするよう指示して、ゆっくり休んでもらってください。

4. 横のつながりができにくい

新人研修は、新人同士の「横のつながりを強める」という狙いもあります。しかしリモートでの新人研修の場合、新人同士が言葉を交わすのはディスカッションやロールプレイの時だけです。

休憩時間の雑談等がなく、集団型研修と比較すると個人間のやり取りはほぼありません。同じチームやグループにならない人とは、言葉を交わすこともないでしょう。

リモートで新人研修を行う場合は、会社が別途新人同士のコミュニケーションの場を設けることが必要です。

「レクリエーションとして新人同士が交流するだけの日」を作るのも良いでしょう。ただし、人数が多すぎると蚊帳の外になる人が出てきます。

少人数でグループをシャッフルしながら、コミュニケーションの深度を深めてください。

リモートで新人研修を行った後に必要なフォロー

リモートで新人研修を行ったら、その後のフォローも重要です。対面で会えないからこそ、細やかな配慮が必要となります。

実務に当たる際、新人が戸惑うことのないように気を配りましょう。研修後、どのようなフォローが必要か紹介します。

1. 研修後のフィードバックを徹底する

研修が終わったら、新人に課題やレポートを提出させたり発表させたりする企業がほとんどではないでしょうか。

リモートでの新人研修の場合、課題やレポートに対しては特にしっかりとフィードバックすることが重要です。

おすすめのフィードバック方法としては、新人のプレゼンテーションを先輩社員に見てもらうことです。

気になる部分や不足している部分があれば、先輩社員が指摘して修正を促します。書面よりも講義式の方が分かりやすいので、動画を撮って説明しましょう。

また、先輩社員の連絡アドレス等を伝えておけば、新人はいつでも質問できます

先輩社員が現場のスキルや知識を伝えることで、ほとんど実務に携わっていない新人も、仕事のイメージを掴みやすくなるでしょう。

2. 新人に孤独感を与えないようにする

リモートワークが続いていると、孤独を感じる場面が少なくありません。

新人の場合は会社でのつながりも確立されていないため、より不安は大きいでしょう。新人研修の後は、新人のケアすることも重要です。

リモートワークが当たり前となった昨今では、さまざまな企業が孤独対策への取組みを始めています。

例えばビッグデータソリューション事業などを展開する「株式会社ゴーリスト(Goalist)」では、チャットツールに相談チャンネルを設けたり、日報に「ネガティブな気持ちを書き込むコーナー」を設けたりしているそうです。

ここに新人から何らかの書き込みがあったら、先輩や上司の誰かが必ず返信します。仕事と関係のないこともOKだそうで、新人と社員がコミュニケーションを持つ有益な機会となっています。

このほか、「みんなでWebラジオ体操をする」「社員が自由に出入りできるWeb上の会議室を設けている」などという企業もありました。

研修が終わってもリモートワークが続く場合、企業側が積極的に新人と結びつく努力をしなければなりません

リモートワークでの新人研修に活用したいシステム

リモートワーク中の新人研修では、会議システムや講義システムが不可欠です。どのようなシステムを導入すべきなのか見ていきましょう。

1. web会議システム

Web会議システムとは、インターネット上で会議や研修ができるようになるシステムです。映像や音声、資料の共有などができ、大人数にも対応します。

リモートで新人研修を行う上で、便利なシステムといえるでしょう。

種類としては、自社にサーバーを設置するオンプレミス型とクラウド上のサーバーを経由するクラウド型があります。

手軽に使いやすいのはクラウド型で、近年はZoomやWebexなどが人気です。

無料で使えるシステムも多いですが、セキュリティや通信機能には不安が残ります。企業の新人研修に使うなら、機能が充実していて通信品質の高い、有料型がおすすめです。

2. eラーニングシステム

eラーニングシステムとは、インターネットを使った学習を支援するシステムです。こちらもクラウド型とオンプレミス型がありますが、現在はクラウド型が主流になっています。

受講者はクラウドサーバーにアクセスして、必要な教材を視聴します。

また、近年は双方向のやり取りが可能なシステムも登場しており、こちらを使えば座学はもちろん、ディスカッション、プレゼンテーションなどもカバーできます。

eラーニングシステムのコンテンツの種類はさまざまありますが、新人研修におすすめなのが以下の2種類です。

  • データ活用型
  • 動画配信型


データ活用型は、すでにある資料をデータ化して声・背景などを加工して教材にするものです。自社に新人研修用のマニュアルがある場合は、これをベースに研修資料を作っていくとよいでしょう。

一方、動画配信型は講師が講義形式で解説していくスタイルです。座学として新人研修に使えます。

コンテンツは「自社で作成」がおすすめ

eラーニングシステムで活用するコンテンツは、主に次の2種類があります。

  • ベンダーから買い取る既製品
  • 個別のニーズに対応するカスタマイズ品


新人研修に使うなら、カスタマイズできるコンテンツがおすすめ
です。自社にマッチしたコンテンツを作成することで、新人研修の質がより一層高まります。

なお、自社にカスタマイズされたコンテンツを作成する方法は、主に以下の2つです。

  • 教材作成専門のベンダーを利用する
  • 教材作成ソフトを利用する


ベンダーに依頼すると高品質なものができあがりますが、コストがかかります。

すでに新人研修用の資料やマニュアルが充実しているなら、あとは加工したりまとめたりするだけです。教材作成ソフトで自社作成した方がコスト面・効率面ともによいでしょう。

迷ったらこれ!eラーニングシステム4選!

新人研修をスムーズに行うなら、eラーニングシステムの活用がおすすめです。

とはいえシステムには一方向だけのもの、双方向のやり取りが可能なものなどさまざまあります。導入の際は、自社の新人研修のやり方にマッチするものを選びましょう。

数あるeラーニングシステムの中から、特におすすめのシステムを選りすぐって紹介します。

1. スキルの可視化で組織を進化!『MENTER』

画像出典元:「MENTER」公式HP

特徴

「MENTER」は、クイズ形式の取り組みやすい学習で、組織のITスキルの強化に貢献するeラーニングシステムです。

個人のダッシュボード上でスキルを定量化して示してくれるため、苦手分野の発見や成長過程のモニタリングとしても活用できます。

PC業務の生産性やビジネススキルを向上させたい社員を抱えている企業におすすめのサービスです。

料金プラン

初期費用なし。20名以以下の場合は、月額5万円。20名以上の場合は、月額1名2500円(税抜)。

MENTERの資料を無料ダウンロード

 

 

2.自社開発のテキスト・研修内容を活用したいなら!『LearnO』

画像出典元:「LearnO」公式HP

特徴

独自の教育テキストや研修内容に沿ったeラーニング開講を目的としている会社に合ったサービスです。

初めから講習が揃っているわけではなく自社での準備が必要なため、一から教育体制を整えたいと思っている企業にはあまり向いていません。

PDFコンテンツ・動画コンテンツ・テスト問題のいずれかがあればすぐに運用スタートできますが、教材が自社で整っていない場合には、コンテンツ制作会社の紹介は行ってくれるようです。

同時アクセス数は実質無制限なので、社員数が1,000人以上などの大規模の会社でも多く活用されています。

料金プラン

 プラン 初期費用 月額費用 特徴
4,900円プラン 0円 4,900円~/50人~ 動画なしの最安プラン
標準プラン 0円 14,900円~/100人~ 動画ありの安心プラン
教育設計プラン 0円 要見積もり 専門家が要望に合わせて開発


最安値はユーザー数50人までの月額4,900円プランです。
これは、ID数に換算すると1IDあたり98円〜という価格になっております。

1か月の無料トライアルが可能なため、まずは試験的に使用してみることをおすすめします!

LearnOの資料を無料ダウンロード

 

 

3. スピーディな導入が可能! 『Smart Boarding』

画像出典元:「Smart Boarding」公式HP

 

特徴

「SmartBoading」は、企業独自の教育コンテンツの作成を通常の約4分の1の時間で作成可能なeラーニングシステムです。

自作コンテンツが作成できるのはもちろん、360以上ある既存の学習コンテンツも利用できます。

さらに、参加型のオンライントレーニングメニューも充実しており、集合・対面研修の良さも取り入れた教育が実施できます

料金プラン

1IDあたり月額980円。
ID数によっては、ボリュームディスカウントが可能なため詳細はお問い合わせください。

 

4. 大手NTT東日本のサービス! 『ひかりクラウド スマートスタディ』


画像出典元:「ひかりクラウド スマートスタディ」公式HP


 

特徴

「ひかりクラウド スマートスタディ」は、NTT東日本の提供する信頼のeラーニングシステムです。

手持ちの教材をアップロードするだけで、簡単にオンライン教材を用意することができます。

また、スライドやテストだけでなく、記述式のレポート採点機能がある点も魅力的です。

料金プラン

  初期費用 月額費用
基本機能 5,500円/1契約 110円~/1ID 

メモリの増設、ビデオ機能などを利用する場合はオプション料金が別途必要です。

 

まとめ

リモートワーク中の新人研修は、「集中力を途切れさせないこと」「積極的にコミュニケーションを図ること」が重要です。

集団型とは違うという点を踏まえ、研修の流れや内容をリモートに適したものに変更しましょう。

また、リモートでの新人研修を実施する上で、システムの導入は不可欠です。双方向のやりとりが可能なeラーニングシステムなどを導入して、スムーズな研修を叶えましょう。

入社後、出社の機会が少ないままの新人は大きな不安を抱えています。適切な新人研修とフォローで、「会社の一員である」というつながりを実感させてあげてください。


画像出典元:Unsplash、Pexels、Pixabay

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