ペーパーレス会議のメリットとは?Web会議との導入システム比較も!

ペーパーレス会議のメリットとは?Web会議との導入システム比較も!

記事更新日: 2021/04/27

執筆: 編集部

紙ベースで行う会議には比較的大きなコストや労力がかかります。

資料を印刷し、参加者の人数分揃えて用意する手間は非常に大きく、そこにかかる印紙代や人件費などのコストも決してバカにできません。

そこでぜひとも導入を検討したいのが、ペーパーレス会議です。

ここでは、ペーパーレス会議のメリットや導入が進まない阻害要因、Web会議システムとペーパーレス会議の違いを解説するほか、おすすめのペーパーレス会議システム3選を紹介します。

Web会議の導入でペーパーレスに!どんなメリットがある?

ここではまず、Web会議を導入することで実現するぺーパーレス会議のメリットについて、3つに整理して解説していきます。

様々なコストの削減

ペーパーレス会議によって、様々なコストが削減できます。

削減できるコスト
  • 紙代、印刷代
  • プリンターの維持費用、電気代
  • 保管スペース
  • 資料の印刷・配付・廃棄にかかる人的コスト


ペーパレス化を進めることでまず、紙代や印刷代のコストが削減できます。

印刷が不要になれば、プリンターの維持コストや電気代の削減も期待できるでしょう。

また、印刷した資料を保管する必要がなくなるためキャビネットや資料室などの保管スペースを用意する必要がなくなります。

そのため、ペーパレス会議を導入することでより小規模なオフィスでも企業活動を継続できるようになるのです。

さらに、ペーパーレス会議の導入によって資料を印刷・配布・保管・廃棄する人件費も削減することが期待できます。

会議の時間短縮と生産性アップ

ペーパーレス会議を導入することで、会議にかかる時間の短縮と生産性の向上が期待できます。

紙の資料であれば事前に印刷し、配布する必要があり、準備には手間と時間が非常にかかります。

しかしペーパレス会議であれば作成した資料をクラウド上に用意する、事前にメール等で出席者に配布しておくなどすることで、資料を用意する手間と時間が削減できます。

万が一資料の内容に誤りがあったとしても、データを修正するだけで済み、印刷し直す手間が省けます。

また、会議に参加する側も、ペーパーレス会議であれば事前に資料を確認できるため、スムーズに会議に参加できるようになるのです。

さらに、会議で使用した資料や議事録をそのままデータとして保存しておくことで、後から見直す際に検索しやすくなります

セキュリティの強化にも繋がる

ペーパーレス会議の導入は、セキュリティの強化にもつながるでしょう。

資料を紙で用意した場合、同じ内容の資料を複数枚準備しなくてはならず、情報漏洩のリスクが高まります。

しかしペーパレス会議を導入して資料をデータでのみ管理するようにすれば、暗号化やアクセス制限機能などを利用して管理がしやすくなるのです。

ペーパーレス化はなぜ進まないのか?

ここからは、ペーパーレス化が進まない原因を3つに整理して解説します。

ITリテラシーの欠如(特に役員や上層部)

ペーパーレス化が進まない原因としてまず挙げられるのが、ITリテラシーの欠如です。

年配の社員を中心として、デジタルデバイスの扱いに慣れていない方も少なくありません

運用面やセキュリティ面に不安があると、これまでと違ったやり方を受け入れることになかなか踏み切れず、ペーパーレス化が進まない要因になっています。

特に組織の意思決定に関わる、役員や上層部にいる方々にITリテラシーが充分でない方が多い場合、ペーパーレス化が進まない大きな要因になってしまう可能性があります。

導入にかかるコスト

導入コストがかかる点も、ペーパーレス化の阻害要因の1つです。

ペーパーレス化を進めるにあたっては、デジタル機器の購入やセキュリティ対策の実施などが必要となります。

特に多くの社員を抱える企業ほど、導入時には多額のコストがかかるのです。

ペーパーレス化を導入することでその後のランニングコスト低下が期待できます。

しかしその前にまず導入を果たすためにかかる費用を捻出できなければ、ペーパーレス化を進めることは難しいのです。

システム障害への懸念

ペーパーレス化を進めるにあたってはシステム障害時の対応策が不可欠です。

ペーパーレス化を進めることで資料をデータ管理するようになれば、停電や災害時などにシステム障害が発生し、データの閲覧・保存ができなくなる懸念があります。

突然のシステム障害時には通常通り業務が進められなくなり、万が一システムが壊れてしまえば保存していたデータを失ってしまうことも考えられます。

しかし紙媒体であれば保管場所さえ用意しておけば良いため、ペーパーレス化を進めない方が良いと考える可能性もあるのです。

ペーパーレス会議を行う方法(Web会議システム/ペーパーレス会議システム)

ここからは、ペーパーレス会議を行う方法について解説します。

Web会議システムとペーパーレス会議システムの違い

Web会議システムとは、インターネットを利用して音声と映像を共有する会議システムのことです。

一方のペーパーレス会議システムとは、紙ではなくデータ形式の資料を使って会議を行うためのシステムのことを指します。

ペーパーレス会議システムは紙を使わないことに特化したシステムであり、音声通話機能などはありません。

Web会議システムはインターネットを使った遠隔地にいる者同士での会議を実現するシステムであり、データ化した会議資料を共有し閲覧する機能を備えているものもあります。

Web会議システムを使う方法

Web会議システムとは、インターネットを使って遠隔地にいる者同士が映像と音声を共有し、会議をするためのシステムです。

例えば、現在Web会議システムとして有名になっているサービスに「Zoom(ズーム)」や「Skype(スカイプ)」などがあります。

Web会議システムを利用するにはまず、サービスを提供する会社と契約またはアカウントを取得することが必要です。

契約またはアカウント取得後は通常の会議と同様都合の良い日時を出席者同士で決め、日時と会議室のURLや会議室に入る際のパスワード等を共有します。

会議の際にパスワード等を入力することで、会議出席者のパソコンやタブレットで映像と音声を共有できるのです。

また、資料は事前にシステム上にアップして共有することが可能です。

ペーパーレスシステムを使う方法

ペーパーレスシステムとは、紙の資料を使わずに会議を行うツールのことです。

ペーパーレス会議システムを使う場合でも、まずサービス提供者と契約をします。

WordやExcel、画像や動画をアップロードでき、紙の資料でもPDFに落とし込めばデータで共有できます。

会社内で面と向かって行う会議では参加者が手元のPCやタブレット端末で共有された資料を見ながら会議を行います。

PCやタブレットのほかスマホなどでもデータの閲覧が可能なためどんな場所からでもアクセスできますし、データ資料にメモを書き込むことができるサービスもあります

ペーパーレス会議システムを利用するメリット

ここからは、ペーパーレス会議を利用するメリットを解説します。

会議にかかる時間とコストの削減

ペーパーレス会議システムを利用することで会議にかかる時間やコストが削減できます。

資料をデータで共有することで紙の資料を人数分用意する時間がカットでき、紙代や印刷代、印刷にかかる人件費なども削減できます。

たとえば、「handbook」というサービスであれば、簡単な設定だけで利用できて参加者全員がスマートデバイスで資料を閲覧できます

また、「スマートディスカッション」というシステムであれば資料の差し替えがワンクリックでできるため会議の準備が非常に楽です。

場所に制限されず資料を配付・閲覧できる

ペーパーレス会議システムを利用することで紙の資料を用意したり持ち歩いたり、手渡しする必要がなくなり、場所の制限を受けずに資料を配付・閲覧することが可能になります。

例えば、「クリックシェア」というサービスはデバイスを問わず利用できるため、どこにいても会議に参加しやすくなります。

また、「アクティブウェブプレゼンテーション」というサービスであれば、ブラウザを利用できる環境ならどこでも利用できるため、資料を持ち歩く必要がなくなるのです。

セキュリティ対策が容易

ペーパーレス会議システムは、セキュリティ対策も容易です。

紙の資料を保管する場合は保管場所や保管方法に注意し、盗難や紛失のリスクに注意しなければいけません。

ペーパーレス会議システムであれば暗号化や閲覧権限の設定などによって、よりセキュリティ性の高い状態で資料を管理することができるのです。

「handbook」というサービスであれば、資料を閲覧するデバイス側に情報が残らないため、デバイスの紛失・盗難による情報漏洩のリスクがなくなります。

「Bigtincan Hub」はクラウド型のファイル共有システムのため、資料の一元管理が可能です。

おすすめのペーパーレス会議システム3選

ここからは、おすすめのペーパーレス会議システムを3つに厳選して紹介します。

Handbook

名称 Handbook
料金
<初期費用>

0円

<月額料金>
  • スタンダード(共有サーバー):25,000円~55,000円
  • プレミアムプラス(専用サーバー):120,000円~180,000円
  • エンタープライズプラス:400,000円
<無料トライアル>

・有り

特徴
  • クラウドサービスであるため、デバイス側に情報が残らない
  • 簡単な操作でペーパーレス会議が可能
  • 使いやすいインターフェース


Handbookは、複雑な設定が不要で非常に使いやすいペーパーレス会議サービスです。

様々な形式の資料をドラッグとドロップで簡単にアップロードすることができます。

 

moreNOTE

名称 moreNOTE
料金
<初期費用>

36,000円(税別)

<月額費用>
  • クラウド版 :600円/1ID(税別)
  • ライセンス費用:1,200円/1ID(税別)
  • ディスク費用:1,200円/GB(税別)
特徴
  • サーバーで資料を一括管理できる
  • 同期機能により会議中の意思疎通が容易に
  • アカウントがないユーザーとも一時的に資料共有できる


moreNOTEは、専用サーバーで資料を一元管理できるサービスです。

同期機能を利用すれば、会議中の意思疎通も容易です。

資料の権限設定や公開期間の設定も可能で、資料管理だけでなく会議スケジュールをカレンダー形式で管理できるなど豊富な機能が特徴です。

 

Clickshare

名称 Clickshare
料金 お問い合わせが必要です
特徴
  • ワンクリックで様々なデバイスの画面を共有できる
  • 複数の参加者で同時に接続ができる
  • ボタン1つでインストールせずに利用できる


Clickshareは、PCやタブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに表示されている画面を1クリックで共有できるツールです。

ソフトのインストールやアダプタ接続なども不要であり、簡単に複数の参加者が同時接続することができます。

 

まとめ

ペーパーレス会議にはコスト削減や会議にかかる時間の短縮、セキュリティ性の向上など様々なメリットがあります。

ペーパーレス会議システムには様々な種類があるため、ご自身のビジネスに適したサービスを取り入れましょう。

 

画像出典元:Burst

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