マイナンバー管理システムはクラウドで!メリットと安全管理措置とは?

マイナンバー管理システムはクラウドで!メリットと安全管理措置とは?

記事更新日: 2020/11/30

執筆: 編集部

この記事では、クラウド型のマイナンバー管理システムの機能とメリット、マイナンバー管理の重要性などを紹介します

マイナンバー含む個人情報は特定個人情報となり、その取得・収集・保管をきちんとおこなわなければなりません。

会社にとってマイナンバー管理は責任と負担が大きい業務です。

しかし、クラウド型のマイナンバー管理システムを活用すれば、管理業務を安全に効率的に行うことが出来ます

導入ポイントを確認し、自社に合ったクラウドのマイナンバー管理システムを見つけましょう。

会社のマイナンバー管理の重要性

会社がマイナンバーを扱う際は、マイナンバー法第12条やマイナンバーガイドラインにしたがって管理をしなければなりません

会社はマイナンバーを管理する時には「取扱規程等」を定め、1から5までの具体的な管理方法と各工程の責任者を決める事を求めています。

1. 取得

2. 利用

3. 保存

4. 提供

5. 削除・廃棄

 

4つの安全管理措置

マイナンバー管理を行う企業は、マイナンバー法第12条などにより、特定個人情報などの管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じることが義務付けられています

安全管理措置には以下の4つの点が含まれています。

1、組織的安全管理措置

  • 組織体制の整備
  • 取扱規程等の基づく運用状況を確認
  • 利用記録やシステムの利用状況の整理
  • 特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段の整備
  • 情報漏洩等の事案に対応するための体制の整備
  • 特定個人情報の取扱状況の把握
  • 継続的な安全管理措置の評価
  • 安全管理措置の見直しや改善

2、人的安全管理措置

  • 事務取扱担当者の監督
  • 事務取扱担当者の教育

3、物理的安全管理措置

  • 特定個人情報を取り扱う区域(サーバーなど)の管理
  • 機器および電子媒体などの盗難防止措置
  • 電子媒体などを持ち出す場合の漏洩防止措置
  • マイナンバーデータの削除
  • 機器および電子媒体などの廃棄に関する措置

4、技術的安全管理措置

  • アクセス制御
  • アクセス者の識別と認証
  • 外部からの不正アクセス防止
  • 情報漏洩の防止

参考:特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン

マイナンバーガイドラインの徹底管理と長期的な保管を紙の帳簿で行うことは会社にとって負担とリスクが大きい業務です。

しかし、管理を怠り情報漏洩などが発生した場合は会社の信頼を失い、義務違反として罰則があります。

そこで、ガイドラインを守り、活用するのがマイナンバー管理システムです。

クラウド型マイナンバー管理システムとは

マイナンバー管理システムとは、マイナンバー帳簿をシステムで一元管理できるツールです。

マイナンバー管理システムには、マイナンバーの取得・収集・保管・安全管理・廃棄までの業務をスムーズに行うための機能が備わっています。

業務内容 機能 機能の具体的な内容
マイナンバーの取得と収集 本人確認機能 マイナンバーを提供する本人の身元確認と暗号確認の作業は、書類をスマホで撮影して送信するだけで完結
収集方式の選択 取引先などにはワンタイムURLを送信し、そこにマイナンバーと本人確認書類をアップロードしてもらえればマイナンバーが収集可能
従業員や扶養家族のマイナンバーの収集にはIDとパスワードを発行し、システムにログインしてもらい、オンライン上でマイナンバーと本人確認書類を安全に提出してもらうことも可能
利用目的の通知 マイナンバーと本人確認書類の提出を依頼するときに、利用目的の通知を同時に行える機能
提出状況確認機能 マイナンバーの提出状況をステータス画面で一元管理できる
帳票への出力 帳票出力機能 取得したマイナンバーを源泉徴収票などの帳票へ正確に出力できる機能
マイナンバー管理システムによっては給与計算システムと連携させることも可能
安全管理 ログ管理機能 だれがマイナンバー管理システムにログインしたのか、どのデータにアクセスしたのか、だれがだれのマイナンバーをどんな書類に印字したのかなどが確認できる
データの暗号化 データを暗号化して保存する機能
クラウド型サービスでは、データが暗号化されて、クラウド上に保存されるので、手元のパソコンなどにデータを残す必要がなく、端末がウィルスに攻撃されたり破損したりしてもデータは安全に保護される
ファイアウォール ファイアウォールによる不正アクセス防止
データの廃棄 アラート機能 保管期間が過ぎた書類やマイナンバーを通知する機能

 

クラウド型マイナンバー管理システムのメリット

収集・利用・管理・廃棄を一括管理出来る

マイナンバーの取り扱いをクラウド一元管理できます。

利用・管理は、利用やアクセス記録が残るため紙よりクラウドの方が安全です。

紙では見逃して残ってしまう可能性があるマイナンバーの廃棄も、クラウドでは保管期間終了のお知らせ機能やデータの消去機能を使えば確実な廃棄ができるようになっています。

アクセスや編集の記録が残る

アクセス権限で管理できるため、紙の帳簿の管理と違い不要な人に見られる事を防止できます。

閲覧やマイナンバーを利用した書類の履歴が残ることも、情報漏洩対策になります。

また、マイナンバー入力を本人がクラウドへ行えば、余計な人を介さずに収集する事ができます。

マイナンバー管理のコンプライアンスを強化出来ます。

管理業務の効率化とコスト削減

データ管理になるため、紙やファイル代が削減されます。

また、マイナンバー帳簿の保管場所も不要となります。

マイナンバー管理システムが社会保障や税でマイナンバーを利用するときに自動で検索や転記ができるため業務の効率化が図れます

法改正に対応

今後も変わるマイナンバーに関する法改正対応をサポートしてくれます。

マイナンバー管理システム導入ポイント

クラウドとオンプレミスを比較

  クラウド オンプレミス
サーバー クラウド上 自社もしくは自社で管理する別のサーバースペース
運用開始までの期間 すぐ サーバーや機器の選択・購入・設置・構成などのために数ヶ月必要
導入コスト 安い 高い
カスタムの自由度 制限がある 自社のニーズに合わせて自由にカスタムできる
安全管理措置 組織的安全管理措置・物理的安全管理措置・技術的安全管理措置はサービス提供事業者で行ってくれる 基本方針の策定から技術的安全措置について自社で対策を講じなければならない


金銭的・人的リソース面を考えると、早くマイナンバー管理システムを導入したい企業や中小企業にはクラウドがおすすめです。

セキュリティ対策を確認する

多くのマイナンバー管理システムは、情報を暗号化するなど厳重なセキュリティ対策がしかれています。

システムを選択する上でどのようなセキュリティ対策がなされているか必ず公式サイトでチェックすることが大切です。

他ツールとの連携

マイナンバー管理は、労務管理や人事管理の一部です。

マイナンバー管理システムは、労務管理システムや勤怠管理システムと連携出来るようにし、管理業務全般の効率化を図れるようにしましょう。

おすすめのマイナンバー管理システム4選

1. 中小企業、個人事業主向け!『MFクラウドマイナンバー』

画像出典元:「MFクラウドマイナンバー」公式HP

特徴

マイナンバー管理に必要な機能がすべてそろっている「MFクラウドマイナンバー」。大手金融機関による出資のもと、情報全てを暗号化した厳重管理が行えます。

MFクラウドマイナンバーは、MFクラウド給与と連携されているため、源泉徴収票等の法定調書への印字が可能となっており、使い勝手の良いマイナンバー管理システムです。

機能

・マイナンバーの取得と収集
・マイナンバーの利用と提供
・マイナンバーの保管と廃棄

料金プラン

企業の規模によって2つのプランから選択できます。上記プランは、「マネーフォワードクラウドマイナンバー」だけでなく、マネーフォワードが提供しているシステムを利用できます。

利用できるシステムは以下の通りです。

  • マネーフォワードクラウド会計・確定申告
  • マネーフォワードクラウド請求書
  • マネーフォワードクラウド経費
  • マネーフォワードクラウド給与
  • マネーフォワードクラウド勤怠
  • マネーフォワードクラウドマイナンバー

1ヵ月間、ビジネスプランが無料で試せるので迷っている場合は、一度利用してみるといいでしょう。

 

2. 給与計算から労務管理まで!『人事労務freee』


画像出典元:「人事労務freee」公式HP

特徴

30万事業所が利用している「人事労務freee」。会社の規模やフェーズに合わせた利用が可能で、少人数から大人数まで、起業初期から大企業まで対応しています。

クラウド上ですべての作業を完結させられるため、物理的なリスクを軽減可能。メールだけでなく電話やチャットといったサポート体制も充実しています。

機能

・スムーズな収集
・安全な保管
・確実な利用

料金プラン

  • ミニマムプラン
  • ベーシックプラン
  • プロフェッショナルプラン
  • エンタープライズプラン

の4つのプランが用意されています。

ミニマムプランの場合、3人までは1人あたり660円、4人目以降は1人あたり300円で利用できます。

 

 

3. 無料お試しあり!『SmartHR』

画像出典元:「SmartHR」公式HP

特徴

毎月1,000社以上が導入しているという「SmartHR」。従業員が直接情報を入力するため、煩雑な書類業務から解放されます。

勤務管理サービスや採用管理システム、チャットサービスなどの各種システムとの連携が豊富で充実。自社に合わせた使い方ができると、様々な企業が導入しているマイナンバー管理システムです。

機能

・入退社手続き
・ペーパーレス年末調整
・Web給与明細
・雇用契約
・各種労務手続きや電子申請
・ラクラク分析レポート

料金プラン

<¥0プラン>
・従業員数30名まで
・印刷代行やチャットサポートなど利用不可機能あり

<スモールプラン>
・従業員数50名まで

<スタンダードプラン>
・従業員数51名以上

<プロフェッショナルプラン>
・今後提供予定

詳細はお問い合わせが必要です。

 

4. 119種類もの帳票に対応!『オフィスステーション』


画像出典元:「オフィスステーション」公式HP

特徴

「オフィスステーション」はプロも納得できる数の119帳票に対応しています。帳票のPDFがあるのはもちろん、そのまま電子申請ができる種類もあります。

業界最安値の料金に加え、誰でも使えるシンプルな操作性であるため初心者にもうってつけの労務管理システムです。

また、オフィスステーションシリーズは使う機能や必要な機能だけを選ぶ事ができる「アラカルト型(バラ売り)」のソフトウェアなため、無駄な出費を抑え、低額で利用することができるのも大きな特徴です。

料金プラン

オフィスステーションは利用人数によって変動する料金体系をとっています。

従業員100名で労務・年末調整・給与明細・有給管理・マイナンバーの全てのオプションをつけた場合でも、1人あたり月額403円という安さで利用することが可能です。

従業員数 年間利用料 従業員1人あたり月額
100人 40,333円 403円

 

 

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まとめ

マイナンバー含む特定個人情報の漏洩や不正利用には罰則があり、企業イメージが損なわれるなどの大きな問題を招く可能性があります。

会社にとってマイナンバー管理は重要な管理業務です。

重要なマイナンバー管理を人任せの作業で行うより、マイナンバー管理システムを利用する方が管理作業の効率化、安全な管理をすることができます

クラウド型のマイナンバー管理システムは導入コストも抑えることができ、早期導入も可能です。

この機会にクラウド型のマイナンバー管理システムの導入を検討してください。

画像出典元:Pixabay

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