勤怠管理とは?細分化する働き方に対応した勤怠管理システムを解説!

勤怠管理とは?細分化する働き方に対応した勤怠管理システムを解説!

記事更新日: 2020/11/17

執筆: 編集部

勤怠管理とは、客観的な労働時間の管理です。

この記事では、勤怠管理の概要から法改正によって変わった勤怠管理の対象者や事業所、また勤怠管理項目を説明しています。

多様な働き方によって出勤簿やタイムカードのような勤怠管理方法は対応出来なくなってきました。

法令遵守と作業効率からも勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理とは

勤怠管理とは「会社が行う客観的な労働時間の管理」

勤怠管理とは、勤怠管理に関わるガイドラインの記載である「使用者において適正な労働時間管理を行う責務があること」を守ることです。

会社が勤怠管理をする上で重要なのは「法令遵守で客観的に労働時間を管理する」事です。

会社は従業員の労働時間を正確に把握する義務が労働基準法第38条によって定められており、勤怠管理を怠れば罰則が発生します。

会社も従業員も第三者も分かる状態で管理を行って初めて「勤怠管理」といえます。

現在の法律では、労働時間、残業時間、有給休暇の取得を細かく法律で決められています。

勤怠管理は売り上げにならない手間のかかる業務です。

しかし、虚偽の申告や故意でなかったとしても勤怠管理を怠れば法令違反を犯すことになります。

勤怠管理の対象事業所

対象となる事業場は「労働基準法のうち労働時間に係る規定(労働基準法第4章)が適用される全ての事業場」としています。

会社の規模は関係ありません。

従業員を雇用し、賃金を払っている事業所・会社全てが該当します。

勤怠管理の対象労働者

厚労省のガイドラインでは「労働基準法第41条に定める者およびみなし労働時間制が適用される労働者を除くすべての労働者」と示されています。

これは「雇用形態に関係なく会社に務めている従業員が勤怠管理の対象者」という意味です。

ただし、下記2点に注意しましょう。

1、高度プロフェッショナル制度の対象労働者も会社の勤怠管理が必要

高度プロフェッショナル制度の対象労働者は自己裁量で始業・終業時刻、休憩時間、勤務時間帯、休日を決められますが、会社は健康を確保する義務があります。

そのため、高度プロフェッショナル制度の対象労働者も労働時間の把握・管理の対象者です。

2、法改正された「管理監督者の労働時間も把握の義務化」に注意

2019年4月の労働安全衛生法によって、労働者の健康管理の観点から「管理監督者であっても労働時間把握の義務化」になりました。

現在は、管理監督者も労働時間把握の対象者です。

役職だけの「管理者」を「管理監督者」にして賃金に見合わない長時間労働が問題になっていた事から改善されました。

「みなし労働時間制が適用される労働者」も労働者の健康管理の観点から勤怠管理が必要となっています。

勤怠管理の法改正は今後も続く

働き方改革法案の改正で、原則「勤怠管理が不要な事業所と労働者はいない」という状況になっています。

常に勤怠管理には「法改正」が関わってきます。

故意でなくても勤怠管理義務を怠れば、罰則が発生します。

今後も法令遵守で客観的な労働時間の管理を行う事が必須です。

 

勤怠管理の項目

会社の勤怠管理は下記2点が目的です。

1、適切な賃金の支払い

残業代や未払いなどが発生しないように、正しく勤怠管理をして正しく賃金を算出しなければなりません。

2、従業員の心身の健康を守るため

従業員のワークライフバランスの環境を整え、心身の健康を守る義務が法律で定められています。

下記の8項目を勤怠管理で記録します。

1. 従業員の氏名
2. 労働日数
3. 始業時間
4. 終業時間
5. 休憩時間
6. 時間外労働時間・深夜時間外労働時間
7. 休日労働時間
8. 有給付与数・取得数

 

勤怠管理の方法

多くのが会社が出勤簿やタイムカード、Excelで勤怠管理を行っています。

ガイドラインでは、勤怠管理に関して下記のように記載しています。

使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として

次のいずれかの方法によること。

(ア) 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。

(イ) タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的

な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

引用:労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

出勤簿のフォーマットに法的な規定はないので、手書きでもExcelのような電子媒体でもかまいません。

出勤簿もタイムカードも誰もが使いやすく導入しやすいのがメリットです。

デメリットは「集計の手間」「打刻忘れ対策」「リアルタイムの状況把握のむずかしさ」です。

集計の手間

出勤簿もタイムカードも集計作業が担当者の負担です。

Excel管理でも、集計作業がなくなるわけではありません。

打刻忘れ対策

法改正によって、自己申告制の勤怠管理には条件が決められました。

労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインでは、自己申告の労働時間の実態確認と従業員と会社と双方の確認が必要としています。

打刻忘れやミスの修正に担当者の負担がかかります。

参考:労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

リアルタイムの状況把握の難しい

出勤簿やタイムカードでは、担当者の集計を待って労働時間の把握が出来ます。

従業員と会社で勤怠情報のタイムラグがあり、リアルタイムで累計動労時間や残業時間、有給休暇の取得状況を確認する事が難しいため「すでに残業時間の上限を超えていた」などの問題が発生しかねません。

雇用形態の多様化や働き方の細分化の対応が難しい

現在は雇用形態が多様になり、副業やリモートなども多くなっているため、従来の出勤簿やタイムカードでは対応できない問題があります。

各従業員に合わせた勤怠管理によって複雑さが増し担当者の負担となることが予想されます。

 

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムの導入メリットは、今まで一方的に会社の担当者の負担が多かった管理業務を「従業員と担当者、双方が行う業務」へ変わることです。

勤怠管理は会社の売上にはならない業務ですが、違反すれば罰金・罰則があり会社運営には必須です。

正しい管理と作業に時間をかけない勤怠管理をするためにシステムの活用を検討しましょう。

勤怠管理業務の効率化

勤怠管理システムの導入により、出勤簿やタイムカードで発生していた集計作業や書類の管理業務も簡素化され、担当者の業務が効率化されます。

GPSやPCやタブレット、スマホなどで出退勤を報告できるためリモートや営業にも対応できるものもあります。

勤怠管理システムの場合、打刻の責任が従業員になるため、担当者の打刻確認作業や実態確認が軽減されます。

 

情報の可視化と共有の強化

労働時間・残業時間・休暇期間データを集計することで、職場の労働環境を正確に把握できるようになります。

システム画面で労働時間や有給休暇の取得状況をリアルタイムで可視化されるため、従業員と会社双方が労働時間の管理を行えます。

今まで担当者が集計後周知していた労働時間のオーバーや有給休暇の取得状況も「アラート機能」を使って注意と管理が出来ます。

法改正へ対応可能

法改正ごとにその内容を社内規定と照らし合わせるのは非常に大変な仕事です。

きちんと対応しておかないと違法行為となり、罰則が発生します。

勤怠管理システムを導入すれば、法令に従った管理業務をサポートしてくれます。

ただし、法改正ごとにアップデート費用が発生するシステムもあるので、導入前に確認しておくとよいでしょう。

給与計算ツールとの連携も可能

勤怠管理システムを選ぶ時は必ず他のシステムとの連携機能があるかを確認しましょう。

労務管理システムや経理ソフトなどと連携すれば、勤怠管理を元に給与の計算や入退社の手続きが自動処理でき、管理工数を圧倒的に削減可能です。

業務もスムーズになるため、漏れや記入間違いなどの人的ミスも大きく減らせるでしょう。

まとめ

勤怠管理とは、客観的な労働時間の管理です。

法律を守るためですので、正しい理解を持って対応するようにしましょう。

最近は働き方改革によって副業やリモートなど、新しい働き方が広がっています。

それに伴い、勤怠管理で求められる機能も項目も変化してきています。

法改正に対応した効率的な勤怠管理にはシステム導入が必要です。

画像出典元:Burst

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