勤怠管理はスマホで簡単に!メリット・デメリットやおすすめシステムも

勤怠管理はスマホで簡単に!メリット・デメリットやおすすめシステムも

記事更新日: 2021/04/07

執筆: 編集部

働き方が多様化し、テレワークや在宅勤務への対応が進む中、勤怠管理について早急な対応が求められています。

そのため、従業員の勤怠状況をより正確に、適正に管理する必要性から、勤怠管理システムを検討する企業が増えつつあります。

時間や場所にとらわれることなく、勤怠時刻の打刻や休暇申請するために、スマホを活用するシステムも増えています。しかし、スマホでうまく勤怠管理することはできるのでしょうか。

今回は、スマホで勤怠管理するメリットやデメリット、導入するための注意点、おすすめの勤怠管理システムについて詳しくご紹介していきます。ぜひ参考にしてみてください。

勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤の時刻を記録したり、休暇申請や取得状況の管理など、従業員の勤怠状況を管理するシステムのことをいいます。

従業員の勤怠状況が目に見える形で管理できるようになり、労働基準法をはじめとする法令の遵守もチェックすることが可能になります。

最近は、時刻を記録するツールとして、パソコンのログイン、生体認証、ICカードのほか、従業員個人のスマホやタブレット等を利用する企業も増えています。

スマホやタブレットで勤怠管理をするには、スマホアプリ対応の勤怠管理システムを導入しなければなりません。

スマホで勤怠管理するメリット

スマホを利用して勤怠管理すると、どのようなことができるようになるのでしょうか。

ここでは、スマホ対応の勤怠管理システムを導入するメリットについてご紹介します。

勤怠管理業務の効率化

スマホで勤怠管理する一番のメリットは、勤怠管理業務を効率化できることです。

従来のようにタイムカードなどを利用した勤怠管理だと、外回りが多い営業などは、いったん帰社しないと打刻ができませんでした。

スマホで勤怠管理ができるようになると、時間や場所に関係なく打刻が可能になるため、帰社する必要がなくなります。

また、勤怠状況を管理する側も、システム上で管理ができるようになるため、集計に費やす時間を大幅に削減でき、より正確な管理が可能になります。

さらに、給与計算システムや人事管理システムなど、関連する業務システムと連携をすると、勤怠情報を入力するだけで、他の業務も併せて進めることができるようにもなります。

多様な働き方への対応が可能

スマホでの勤怠管理を導入すれば、多様な働き方にも対応できるようになります。

雇用形態の多様化が進む中、テレワークや在宅勤務を導入する企業が増えていることから、それぞれの働き方に柔軟に対応していかなければなりません。

個々の勤務状況に応じて、勤務時間を正確に記録し、適正に管理する必要があるのです。

スマホで勤怠管理ができるようになると、従業員はどこからでも打刻や休暇の申請ができるようになります。

業務管理する側も、テレワークしながら従業員の勤怠状況が把握可能になります。システムを導入すれば、どのような働き方にも対応できるようになるでしょう。

不正打刻を防止

スマホによって勤怠管理をすることで、出退勤時刻などの不正打刻を防止することが可能になります。

勤怠管理システムには、スマホのGPS機能と連動するタイプもあります。スマホから打刻する際に、GPSを利用して位置情報も記録ができるようになるのです。

スマホで勤怠管理をすれば、従業員の外出時やテレワークでの不正打刻を防ぐことができるようになります。さらに、従業員としても、取引先に訪問していることや、自宅でテレワークしているなど、自分のいる場所について証明可能となるのです。

スマホで勤怠管理するデメリット

メリットがあれば、もちろんデメリットもあります。ここでは、スマホで勤怠管理をする場合のデメリットについて解説します。

利用するスマホ端末との互換性

従業員個人のスマホに勤怠管理アプリをインストールして利用する場合、スマホ端末とアプリとの互換性が問題になります。

スマホ端末は種類が多く、古い機種をそのまま長く使っている人もいるため、従業員全てが使用するスマホ端末の動作保証が難しいからなのです。

ブラウザを利用する場合でも、スマホのブラウザのバージョンが古いままだと、上手く動作しない可能性もあります。

通常、ベンダー側で、動作確認済みの端末、OS、ブラウザなどについては公開しています。しかし、古いものや利用者が少ない場合は公開されていないため、動作可能かどうか確認することができません。

動作確認されていなくても利用できる場合もありますが、うまく動かないケースも考えられます。

スマホのOSやアプリのアップデート

スマホを利用する場合には、正しく動作させるためにOSやアプリを最新のものにしておく必要があります。

アップデートしない状態で利用すると、何らかの不具合が発生する可能性があるからです。

そのため、勤怠管理システムを導入した場合は、スマホでの勤怠管理の際に、従業員に対してOSやアプリを最新の状態にアップデートしておくよう通知しなければなりません。

また、導入したシステムがスマホのOSのアップデートに対応しないものだと、利用し続けた場合に、動作しなくなることも考えられます。

導入する前に、導入後のサポート面についても確認しておく必要があるでしょう。

GPSの位置情報取得ができないと不正打刻の可能性も

スマホで勤怠情報が入力できれば、どこからでも打刻が可能なため、とても便利です。しかし、位置情報が取得できなければ、出勤していないのに不正に出勤や退勤の打刻をしても、確認のしようがありません。

不正打刻は、労働基準法に触れる違反行為に当たり、場合によっては罰則の適用もあります。不正打刻を防ぐためには、GPS機能があるシステムを選ぶようにすると良いでしょう。

スマホで勤怠管理する際の注意点

スマホ対応が可能な勤怠管理システムを導入する際、デメリットを解消するために注意しておくべきことがあります。

ここで、その注意点について確認し、自社に合ったシステムを選ぶようにしましょう。

ベンダーのサポート体制が整っているかどうか

従業員のスマホ端末を使って勤怠管理する場合は、ベンダーのサポート体制が整っているかどうか確認しておくと良いでしょう。

ベンダーで動作保証されていない端末などを使用する場合、しっかりと対応してもらえる問い合わせ窓口があると安心です。

ちょっとしたトラブルがあった場合にも、いつでも対応してくれるサポート補償があれば、社内のあちこちに問い合わせる手間も省けます。

導入後に安心して利用するためにも、ベンダーのサポート体制を確認しておくことをおすすめします。

自社に合ったシステムかどうか

スマホ対応可能な勤怠管理システムは、多くのベンダーから提供されています。

さまざまな便利機能が搭載されており、導入することで多くのメリットを感じられることでしょう。

しかし、スマホで勤怠管理を行うことで勤怠に関係する業務負担は軽減されますが、自社に不要な機能がたくさんあるシステムだと、コストばかり高くついて、メリットがあまり感じられないこともあります

そうならないためにも、自社の実情に合ったものかどうかしっかりと見極めたうえで、導入するようにしましょう。

従業員全員がスマホによる打刻が必要かどうか

業務形態や勤務形態によっては、スマホからの勤怠打刻が不要なケースも考えられます。

特に、店舗経営が多い飲食業やアパレル業だと、外回りから直行直帰するケースがほとんどないため、わざわざ従業員のスマホで打刻ができる状態にする必要はありません

勤怠管理システムによっては、タブレット用アプリでも打刻可能なものもあるため、店舗に1台、タイムレコーダー替わりになるタブレットを設置すれば、解消できる問題です。

オフィス勤務と店舗勤務のそれぞれの従業員がいるのであれば、オフィス勤務にはスマホで、店舗勤務にはタブレットと、併用するのもおすすめです。

自社の業務形態や勤務状況等を踏まえて、スマホによる勤怠管理の検討をしてみてください

編集部厳選!おすすめの勤怠管理システム5選

現在、多くの勤怠管理システムがありますが、導入するためには、システムの特徴をしっかりと把握しておかなければなりません。

スマホアプリ対応なのはもちろんのこと、自社の問題解決にぴったりのものを選ぶことが大切です。

ここで、厳選した勤怠管理システムを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 月200円から導入可能!『ジョブカン勤怠管理』


画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の5種類。

生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。

操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。

 

注目機能

勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。

10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。(無料お試しとは別物)

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 200円~ 2,000円 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

パソコンのon,offに合わせてログ時間が計算され、労務管理の観点では良いシステム。ただ、前日のログ時間の反映が遅いこともあるので、余裕をもった管理が求められます。(商社:従業員500人以上)

レポート機能・集計機能は圧倒的にkintoneより優れています。外出する社員が多い場合は、交通費精算を同時にできるkintoneの方が良いかもしれません。
(コンサルティング:従業員30人以下)

 

 

2. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』

画像出典元:「マネーフォワード勤怠」操作画面
 
 

特徴

マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻の3種類。主要システムと比べると少ないです

操作画面は青が基調。管理画面はやや硬い印象ですが、打刻画面はイラストつきでわかりやすく、問題なく操作できるでしょう。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

動画でのマニュアルは用意されていません。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに画像つき説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

最低利用料金が設定されているので、注意が必要です。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 400円〜 2,980円+ユーザー数×300円 1ヶ月間

※30人までは、何人でも同額。

実際に使った人の評判・口コミ

MF給与で給与計算しているので、従業員情報や勤怠情報などのデータ移行が楽で良いです。ただ、ジョブカンに比べて細かい勤務体系を設定しきれないと感じています。ジョブカンは設定が大変ですが細かく設定できるので便利です。(IT関連:従業員30人以下)

打刻・申請も簡単で、マニュアルがなくても操作できます。アラートの種類がもっと多いとよいですね。(流通業:従業員500人以上)

 

 

3. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・Slack/Chatwork打刻の4種類。

Apple Watch・Google homeでも打刻できます。

打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

サポート体制が充実しています。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
100,000円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

導入後は、現状の月ごとの残業時間が一目でわかり、休日出勤や有給の申請が容易にできるようになりました。(広告関連:従業員100人以上)

見やすいUIなので、規則的な勤務なら圧倒的に使いやすいです。急な変更が生じると修正作業が面倒です。どのシステムも同じかもしれませんが。(イベント関連:従業員約30人)

 

 

4. 完全無料『IEYASU』


画像出典元:「IEYASU」公式HP

特徴

目次勤怠・承認・申請・日報機能など、勤怠管理に必要な基本機能を完全無料で利用できます。期間や人数に制限はありません。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・LINE/SLACK打刻の4種類。

茶色をベースにした落ち着きのある操作画面です。無料プランは管理できる情報に限りがあるので、注意が必要です。

 

注目機能

申請機能・アラート機能は有料プランを選択した場合に使える機能です。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

動画説明がわかりやすいと評判です。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
動画説明あり(Youtube) メール(有料会員のみ)

 

料金プラン

無料プランは物足りなさを感じる企業が多いので、有料プランへの移行を想定しておくことをおすすめします。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 0円〜 設定なし

 

実際に使った人の評判・口コミ

やってみてなじめなかったらまた元に戻せばいいし、とりあえずやってみよう。と導入を決めました。(自動車整備)

出退勤報告・申請・承認作業が楽になりました。無料プランにはアラート機能がついていないので、未入力の人に個別連絡しなければならず、締め日前の作業が負担でした。(IT関連:従業員1,000人以上)

 

 

5. 勤怠管理クラウド市場シェアNo.1『KING OF TIME』


画像出典元:「KING OF TIME」公式HP

特徴

KING OF TIMEは多くの外部サービスと連携可能。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。

打刻方法

PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・指紋打刻・指ハイブリッド認証打刻・顔認証・カメレオンコード認証・WowTalk打刻・入退室管理システム連動打刻の10種類。

10種類は、この記事で紹介している21システム中、最多です。

操作画面は2色から選択可能。管理画面はやや硬い印象です。

 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

オンラインセミナーを実施しているシステムは、ほとんどありません。KING OF TIMEの強みの1つです。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり
オンラインセミナー週2回開催
電話(平日のみ)・メール

 

料金プラン

登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

外国人を含む1650名超の社員を2人で管理できています。昨年行ったUI変更により、感覚的に使い方がわかるようになっているので問い合わせが減りました。
(IT関連:従業員1,000人以上)

リモートワークにも対応していて、オンラインで1クリックするだけで、出退勤できるので今のご時世には便利です。Windowsなら利用できるけれど、Macだと利用できない機能があるので、改善されるとよいです。(IT関連)

 

 

おすすめしたい企業

起業ログが自信をもっておすすめできる5つのシステム。それぞれの違いは分かりましたか。

機能面からみるおすすめ企業は以下の通りです。

ジョブカン勤怠管理、jinjer勤怠がおすすめの企業

  • 外国人従業員が多い、海外支店がある企業
  • 従業員の予算と実績を管理したい企業
  • 医療機関

→ジョブカンは機能ごとに費用が発生するスタイル、jinjer勤怠は全ての機能が基本料金に含まれるスタイルなので、自社に合った課金スタイルで決めましょう。

マネーフォワード クラウド勤怠がおすすめの企業

  • 従業員ごとの申請ワークフローを柔軟に設定したい企業
  • 組織変更や異動が多い企業

IEYASUがおすすめの企業

  • 従業員がシステムを使いこなせるのか、まずは試したい企業
  • バナー広告が出ても気にならない企業(有料プランは、バナー広告非表示)
  • 従業員のPCリテラシーが低い企業

KING OF TIMEがおすすめの企業

  • 生体認証を取り入れたい企業
  • オフィスの鍵の管理に課題を抱えている企業
  • 海外支店がある企業

 

まとめ

働き方改革関連法の施行やテレワーク・在宅勤務の普及に伴い、雇用形態や勤務形態に応じた勤怠管理に向けて、早急な対応が迫られています。

より正確に、適切な勤怠管理をするにはシステムの導入が不可欠であり、管理側や従業員の業務負担を考えれば、スマホに対応可能なシステムを導入することで問題解決も可能でしょう。

スマホ対応の勤怠管理システムを上手に活用するためには、自社の業務形態と従業員の雇用形態についてもしっかり確認しておく必要があります。

自社の現状を把握し、多様な働き方に柔軟に対応しながら、しっかりと勤怠管理をしていきましょう。

 

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画像出典元:Pixabay、Pexels

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