採用活動を効率化!改善点と採用方法の変化、採用管理システムも紹介

採用活動を効率化!改善点と採用方法の変化、採用管理システムも紹介

記事更新日: 2020/10/28

執筆: 編集部

この記事では、採用活動の効率化メリット、採用業務のフローの確認、採用方法の変化から、効率化の具体策を考えていきます。

企業の業績に影響を及ぼす採用活動。

効率化をすることでコストを削減できるだけでなく優秀な人材を集められるようになります。

 

採用業務の効率化メリット

企業にとっていい人材を採用することは非常に重要です。

しかし、作業的な採用業務が多くなれば、本来の目的である「人材を見極める採用業務」に集中できない。

以下では、採用業務を効率化するメリットについて解説します。

採用にかかる時間と費用が削減できる

採用活動を効率化する事で、少人数で対応でき人件費が削減できます。

余分な手間を省くことで採用活動にかかる期間の短縮化も可能です。

内定率を上げられる

採用に至るまでの期間や手間を省くことは、内定率を上げることにもつながります。

内定や面接辞退の理由の多くは「他の企業から内定がもらえたから」といった理由です。

採用に至るまでの期間が長くなればなるほど、こうした理由で内定を辞退する人が増加します。

内定・面接辞退を防ぐためには、採用に至るまでの期間を短縮する必要があります。

効率よく採用活動を進めることは優秀な人材を確保することにもつながるのです。

採用業務フローの解説

業務を効率化させるためにはどのように採用業務を進めていくのかを把握しなければなりません。

以下では採用業務のフローについて解説していきます。

1、採用計画を立てる

まずは、採用活動全体の計画を立てるようにしましょう。

スケジュールやどのような人材を採用するかを明確にしていきます。

また、予算についても計画を立てる段階で決める必要があります。

2、どのような手段を選ぶかを決める

どのようなツールや手段を使って採用活動を進めるかを決めます。

予算や効率を考えた上で最適な手段を選んでください。

求人サイトの利用やセミナーなどのイベントを企画、ハローワークなどに求人票を掲示するなどさまざまな手法があります。

自社の求める人物像に響く手法を選ぶようにしましょう。

3、求人・面接を行う

求人手段が決まったら募集をかけます。

応募してきた人には面接日などの案内を送る必要があります。

また、面接時には受験者の情報を記録しなければなりません。 

一連の流れを効率化させる工夫が求められます。

4、内定者をフォローする

選考を進め、内定者の選定が終了したあとは内定者へのフォローを充実させましょう。

入社の意思確認や、他の企業で並行して選考を受けている場合はいつ結果が出るのかなどを確認します。

さらに内定者の入社意欲を掻き立てるための配慮も重要です。

社内見学会や面談などの機会を設け、内定者の不安を払拭し、「この会社で働きたい」と思えるようなフォローを行いましょう。

 

採用業務の改善ポイント

従来の採用業務にはさまざまな課題と改善すべきポイントが存在します。

効率よく採用業務を進めるために、まずは以下の課題を解決するよう意識しましょう。

受験者・内定者へのフォロー体制を見直す

面接日の案内や合否通知、内定者への連絡など、採用担当者はさまざまな形で応募者と接点を持ちます。

人材と担当者との連絡をスムーズに行えるかが採用活動の効率化の鍵です。

また、連絡し忘れなど単純ミスを防ぐためにメールの自動送信設定などを活用するのもおすすめです。

担当者間の情報共有を強化する

採用活動では、応募者の履歴書や面接の際にチェックした人物像、採用活動の進捗状況などの情報を担当者間で共有することも重要です。

情報共有がスムーズに行うことで作業全体を効率化させることができます。

「メールの自動送信」や「情報共有」には採用管理システムを活用します。

採用管理システムを使用することで作業進捗や応募者の情報を可視化でき、担当者同士がリアルタイムで確認できます。

採用管理システムをうまく活用する事が効率化に繋がります。

採用方法の変化とは

求人広告やハローワークなど従来の求人方法とは違う様々な採用方法をとっている企業が増えています。

以下には新しく使われている採用方法の例を一部紹介しましょう。

SNSを使った求人

自社の魅力をSNSで紹介し、宣伝することで求人活動を行う企業も最近では増えてきました。

SNSを使えば低コストで自社のことを拡散できます。

他にもSNSで自社に必要な人材を見つけ、スカウトすることも可能です。

リファラル採用

自社の社員に知人や友人を紹介してもらうことで採用活動を進めるのをリファラル採用と呼びます。

社員紹介採用と呼ばれることもある手法です。

自社の理念や文化、内情を知っている社員がリクルーターになるため、求める人材が確保しやすいというメリットがあります。

アルムナイ制度

一度退職した人や、OB・OGを採用することも最近では増えてきました。

こうした人材を採用する制度のことを「アルムナイ制度」と呼びます。

アルムナイとは卒業生・同窓生という意味の言葉です。

アルムナイ制度では、即戦力かつ社内の雰囲気を理解している人材を採用できます。

採用代行サービスの利用

手間のかかる採用活動を代行業者に依頼する企業も増えています。

採用担当者は面接など「人材を選ぶ」事に集中できるため、会社に合った人材の採用に丁寧に向き合う環境が持てます。

また、採用のプロに任せられられるので採用のノウハウが少ない企業に向いている採用サービスです。

採用業務の効率化するための具体策

最後に採用業務を効率化の具体策を3つ紹介します。

積極的なツールの活用

定型的なメッセージの送信などを自動化させることで採用業務を効率化させることができます。

応募を受け付けた旨や面接日などの案内を自動で送信できるシステムもたくさん存在するので活用していきましょう。

応募者の個人情報や履歴書の管理を自動的に行うツールも存在します。

こうしたツールを使うことで情報の管理がスムーズに行えるだけでなく、担当者間の情報共有もしやすくなります。

面談シートの活用

面接で確認した情報を担当者間で共有しやすくするために、面談シートを作成し、使用するのもおすすめです。

面談シートを使用することで評価ポイントが明確になるため採用活動が進めやすくなります。

面談シートを作成する場合はできるだけシンプルに、誰が見ても理解できるような項目を設定するのがおすすめです。

採用管理システムの導入

応募者・内定者の情報や採用活動の進捗状況を可視化し、担当者間で手軽に確認できるように設計された採用システムも数多く存在します。

こうしたシステムを使用することで採用業務を効率よく進められるようになるでしょう。

まとめ

企業の業績に影響を及ぼすため採用活動は非常に重要です。

しかしコストを削減し、効率化することも同時に求められます。

採用手法が多様化し、さまざまなツールが存在する現代では、従来とは異なる手法で効率化が図れます。

自社にとって最適な手法を見つけて導入していきましょう。

画像出典元:Pixabay

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