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記事更新日: 2023/07/03
「RAQCABI」なら紙の契約書と電子契約書の一元管理が可能
2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改定により、電子化の自由度が増す一方で、企業における契約書の運用・管理の責任が重要視されるようになってきました。
「RAQCABI」なら紙と電子が混在する契約書の一元管理が可能。
RAQCABIは中小企業向けに開発されたサービスで、「らくらく管理、すばやく検索」といういキャッチフレーズ通りマニュアルを熟読せずとも直観的に操作ができます。
初めて文書管理システムを導入し業務効率化やコスト削減を目指す企業に適しています。
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紙と電子データを一元管理できるのが魅力です。 管理台帳を簡単に作成することができ、いざというときに必要書類が見つからず焦ってしまうような心配がありません。 書類の保管にかかるスペースの削減や人的工数の省力化、また、電子署名の利用により印紙代や郵送代等のコスト削減も期待できます。
サービスの利用には費用がかかります。 無料でサービスを利用したい方にはデメリットとなるでしょう。 料金パターンは3種類で、利用するユーザーの数や保存するデータの量によってプランが異なります。
料金プランは3種類。最安プランは月額9,800円で利用できます。
基本台帳を作成することで、キーワードによる書類検索が可能です。
DocuSignサービス連携が可能。電子署名を自動で保存＆管理台帳が作成されます。
24時間365日、公式サイトのホームページから問い合わせできます。
このページの目次
紙の契約書から電子契約書まで書類を一元管理できます。
過去に使用した書類も一緒に保存可能です。
バラバラの場所で保管されていた書類が一つの場所に集約されるため、書類管理にかかる手間や時間を削減できます。
重要な文書を適切に保管できるため、企業活動の円滑化にも役立つでしょう。
特に、法定保存文書は種類によって一定期間の保存が義務付けられています。
保存期間の異なる文書も、電子データで管理できるため「うっかり捨ててしまった」「保存期間を間違えていた」といったミスが起こる心配がありません。
全ての書類を一元管理可能
文書管理台帳は、企業が保有する書類を適切な形で保管し、必要な時にすぐに活用できる状態にしておくためのファイルのことです。
RAQCABIを使用すると、管理台帳も電子データで作成できます。
キーワードからでも検索できる仕組みになっているため、必要な書類を簡単に見つけられます。
紙の書類をしまったり出したりしなくて済むため、書類の取り違えや情報漏洩のリスクも削減可能です。
キーワードから書類を検索できる
RAQCABIで利用できる機能は、契約書の管理だけではありません。
以下のように複数の機能を搭載しています。
【機能一覧】
暗号化や端末認証、二段階認証、IP制限といったセキュリティに関するサービスが多いのが特徴です。
情報の流出や不正アクセスなどセキュリティ体制に不安がある方でも安心して利用できます。
利用できる機能の種類が豊富
RAQCABIを利用する際の料金プランは3パターンです。
エントリープランなら月額9,800円、スタンダードプランは14,800円、プレミアムプランは24,800円となっています。
また、通常のサービスにプラスして、オプションメニューも用意されています。
業務フローの説明や定着支援、初期セットアップ、WEB講習会などの「導入支援コンサル」が120,000円で利用可能です。
1部200円から代行可能な「スキャン代行サービス」もあります。
文書管理のサポートが必要な企業に最適です。
3つの料金プランとオプションメニューを用意
サービスの利用には初期費用と月額費用がかかります。
無料でサービスを利用することはできません。
また、紙の書類を電子データで保存する場合は、スキャンの手間が発生するのもデメリットです。
スキャンの代行サービスを利用することもできますが、その場合は追加費用が発生します。
システムを導入することで書類の管理は楽になりますが、一方で、システムの使用方法を覚える必要がでてきます。
使用方法やルールなどを教える・覚えるためには、それなりの時間や手間がかかるでしょう。
ただし、RAQCABIは複雑な機能がなく、書類の保存方法や検索方法を覚えるだけなので、比較的簡単に利用できます。
また、管理台帳を作成する際は書類のプレビューも出てくるため便利です。
RAQCABIの料金プランは3種類です。内訳は以下のようになります。
| エントリープラン | スタンダードプラン | プレミアムプラン | |
| 初期費用 （税別） |
30,000円 | ||
| 月額費用 （税別） |
9,800円 | 14,800円 | 24,800円 |
サービス内容は、「書類インポート」「管理台帳」「管理台自動作成」「電子署名送信」です。
エントリープランなら3名5GBまで、スタンダードプランなら10名10GBまで、プレミアムプランなら50名100GBまで利用できます。全てのプランで電子署名が利用でき、送信料は400円/通となります。
プレミアムプランを超えるユーザー数、容量にもオプションにて対応可能です。
類似サービスの料金プランを調査しました。具体的な費用は以下のようになります。
| RAQCABI | TOKIUM | Garoon | |
| 初期費用 | 30,000円 | 要問合せ | 要問合せ |
| 月額費用 | 9,800円～ | 10,000円～ | 9,935円 |
RAQCABIは、平均的な料金設定となっています。
類似サービスも利用できるユーザー数やデータ容量に限りがあるケースが多いため、注意が必要です。
料金だけでなくプランの詳細も事前に確認しましょう。
・請求書や契約書の発行が多い会社
複数の企業や個人事業主などと取引している企業では、契約書や請求書の数が膨大になることも少なくありません。
一つひとつを紙の書類でやり取りする場合、書類の発行や郵送に時間と手間がかかります。
また、書類の管理も難しく、「どこに何がある分からない」「すぐに探し出せない」といった状態になる可能性もあります。
一方、RAQCABIを導入すれば、全ての書類を一元管理可能です。
データは管理台帳に登録されるため、書類が必要になった際も簡単に見つけることができます。
複数の企業や個人事業主と取引のある企業に適したシステムです。
・電子署名を利用して業務効率化を図りたい会社
紙ベースから契約書を電子取引に置き換えることによって、契約締結までにかかっていた時間を半分以下にすることも可能です。
印刷や郵送代にくわえ、印紙代といった費用も不要になるためコスト削減も見込めます。
また、締結完了後の電子契約書は自動で管理台帳に登録されるので、保存や台帳の記入漏れなどの人的ミスを防ぐことで保全の確実性を高めることができます。
・電子帳簿保存法に対応したい会社
2022年1月に制定された電子帳簿保存法は、2024年1月までに義務化されます。
電子帳簿保存法とは、国税関係の書類を電子帳簿で保存することを定めた法律です。
今までと異なり、紙で印刷された書類では正式な書類と認められなくなります。
また、電子保存する際は細かい規定が定められており、条件を満たす方法で保存しなければなりません。
一方、RAQCABIを利用すれば、電子帳簿保存法の条件を満たす形で書類を保管できます。
自力での対応が難しいと感じている場合は、RAQCABIを導入しましょう。
・書類の数が少ない会社
書類の数が多くない場合は、自社で対応できる可能性があります。
RAQCABIを始めとした文書管理システムを利用する場合は月額費用がかかるため、デメリットと感じる方もいるでしょう。
ただし、「どのように電子保存すればよいか分からない」「数は少ないものの、自社で適切に管理するのも難しい」という場合にはRAQCABIのような専門サービスの利用が適しています。
エントリープランなら9,800円で利用可能です。
無料でお試しできる期間もあるため、導入を検討中の方はぜひ試してみてください。
RAQCABIは文書を適切に管理できるシステムです。紙の書類も電子データも全て一元管理でき、電子署名も送信可能。電子帳簿保存法のサポートも付帯されています。
請求書や契約書のやり取りをすることが多い企業や、書類管理や契約締結にかかる手間や時間を削減し業務効率化を目指す企業に適しています。
メリット・デメリットや料金プランを紹介した本記事もぜひ参考にしてみてください。
画像出典元：「RAQCABI」公式HP
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