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記事更新日: 2023/06/01
会議室の状況をどこでも確認でき、効率的な会議室運営が可能
「ROOMLEAD」はスマホや会議室前のモニタ、フロアモニタから、各会議室の予約状況やスケジュールが確認できる会議室予約システムです。
クラウド型システムのため初期コストを抑えることができ、メンテナンスや保守などの手間もかかりません。
一定時間以上会議にチェックインされない場合、会議予約の自動キャンセル機能があるため、空予約によるロスを解消できるでしょう。
手軽に導入できる反面、他のクラウド型システム同様、インターネットの脆弱性を狙ったサイバー攻撃などセキュリティリスクに備える必要があります。
ブラウザ上で会議室予約から空き室検索、スケジュール管理ができるため、運用環境を選ばずに導入が可能です。
クラウド型のため、セキュリティリスクに備える必要があります。
部屋前端末だけでなく、スマホからも利用できるためどこでも会議室の状況を確認できます。
グループウェア連携が可能で、多くの企業が導入しているMicrosoft365やGoogleWorkspaceに対応しています。
このページの目次
ROOMLEADは会議室の前に設置されたモニタを利用して、会議室の予約から1日の予約状況の確認まで一元管理ができる会議室予約システムです。
会議のチェックインやチェックアウトもワンタップで、会議時間の延長も部屋前モニタから手軽に行うことができます。
一定時間チェックインされない場合は自動キャンセルとなるため、空予約によるロス防止も期待できるでしょう。
会議時間終了が近づくと終了予告音が鳴るので、会議のクロージングもスムーズにできます。
会議の時間延長も端末で手軽に
ROOMLEADはスマホでも部屋前モニタと同様の操作が可能なため、どこでも会議室の状況確認が可能です。
インターネットブラウザ上で確認できるので端末のOS問わず利用ができ、アプリのインストールも必要ありません。
Webサービスなのでアプリのインストールも不要
スマホ利用であれば部屋前モニタ設置の工事や設置費用が不要なため、初期費用を抑えることも可能です。
部屋前モニタとの併用も可能で、スマホからリモート操作すれば感染症対策としても役立ちます。
会議室の予約状況の確認や、空予約防止、グループウェアとの連携など、ROOMLEADは会議室予約を便利にする機能が豊富に搭載されています。
グループウェアはMicrosoft365とGoogleWorkspaceと連携ができ、予約状況を各グループウェアのカレンダーに同期が可能です。
グループウェア連携しない場合も専用ポータルで会議室状況確認や会議参加招集、開催通知、代理予約ができます。
また、会議室の利用ログ分析レポートは、全体稼働率や平均予約時間、曜日別稼働率など、会議室運営の見直しに役立ちます。
分析レポートで会議室毎の利用状況を確認
部屋前モニタとは別に、フロアモニターを設置することで、複数ある会議室の状態を一目で確認ができます。
各会議室毎に部屋前モニタを設置できない場合でも、会議室の集中管理ができるようになるので大変便利です。
フロアモニターは予定表をタップしてチェックインやチェックアウト、会議の延長の他に、予約管理もできます。
特に部屋前モニタが設置できないような、省スペースのミーティングコーナーへの設置におすすめです。
フロアモニター1台で管理が可能
ROOMLEADは会議室単位で料金が発生するため、複数の会議室管理を行う場合、費用が高額になる可能性があります。
部屋前モニタやフロアモニタの設置要否で初期費用も異なるので、会議室運用にかける予算を事前に決めておくことが重要です。
複数の会議室で利用したい場合は、部屋前モニタの導入を減らし、スマホやフロアモニターで管理するなどコスト削減を意識するといいでしょう。
サーバー等の設置が不要なクラウド型システムであるROOMLEADは、オンプレミス型よりもセキュリティリスクは高いです。
スマホで予約情報を手軽に確認できる分、従業員のセキュリティ意識が低いと機密情報会議などの情報が漏れてしまうことも。
クラウドセキュリティの脆弱性を狙ったサイバー攻撃被害に遭う可能性もあるため、機密性の高い会議名や情報は入力しないよう注意してください。
ROOMLEADは会議室単位で月額料金が発生する基本プランが用意されています。
利用会議室や導入端末数など、規模によって月額料金が異なるため、問い合わせが必要です。
サーバー等の設備は不要なので、部屋前端末でなく社内のスマホを利用すれば、初期費用も抑えられるかもしれません。
| 基本プラン | |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 月額費用 | 要問合せ |
多くの会議予約システムは導入時に見積もりが必要であることが多く、ROOMLEADも導入規模に合わせた見積もりが必要です。
ROOMLEADはスマホを利用すれば端末代や工事が不要になるので、初期費用を抑えて導入できます。
競合サービスの中には無料で利用できる会議予約システムもありますが、予約確認画面に広告が表示されてしまうこともあります。
| ROOMLEAD | touch-mee | りざぶ郎 | |
| 初期費用 | 要問合せ | 無料 | 無料 |
| 月額費用 | 要問合せ | 3,500円/室～ | 0円～ ※広告非表示プラン有 |
| 無料トライアル | あり ※期間・要件は 要問合せ |
あり （30日間） |
あり ※期間制限なし |
現在ROOMLEADの公式HPに導入企業の声は掲載されていませんでした。
導入実績では、
などがあり、おおむね会議室数20〜30室で運用されていました。
慢性的に会議室の予約がとれない、空予約を防止したいといった課題を解消するために、導入している企業が多いようです。
会議室の運用ルールの徹底で、会議室を効率的に稼働させることに成功しています。
＊「ROOMLEAD」公式HP参照
会議室の稼働率を把握したい企業
ROOMLEADは、自社会議室の稼働率を把握したい企業におすすめの会議室管理システムです。
空予約によって他の会議が入れられない、前の会議が長引いているのを知らず会議室に入室してしまったなど、会議室運用の課題を解消できます。
会議室の全体稼働率はもちろん、時間帯別や曜日別、利用目的分布も確認できるので、効率的な会議室運用に役立つでしょう。
ダブルブッキングを防止したい企業
ROOMLEADは会議室の予約状況がわかりやすい会議室管理システムなので、ダブルブッキングが防止できます。
空き会議室をすぐに利用した場合でも、グループウェアや専用ポータルに利用状況がリアルタイムで連携されるので、途中で誰かが入ってくることもありません。
会議中にノックされて会議が中断する心配もないので、安心して会議に集中できるでしょう。
会議室の利用が少ない企業
テレワークなど会議室利用が減っている場合、ROOMLEADを導入しても運用効果は得られない可能性があります。
ダブルブッキング防止や予約状況の確認が手軽になるメリットはありますが、稼働率が低いとコスパが低く感じられるでしょう。
頻繁に会議を行いたい、社内コミュニケーションを活発化させたいなど、将来的な会議室運用について検討した上で、導入を検討してみてください。
ROOMLEADは、会議室の予約からスケジュール確認、グループウェア連携、会議室利用分析がオールインワンでできる会議室管理システムです。
空予約やダブルブッキングなどの会議室運用にありがちな課題が解消できるだけでなく、不要な会議スペースの削減にも役立ちます。
部屋前モニタなどを設置せず、スマホ利用のみから始めることもできるので、会議室運用に悩んでいる企業も導入しやすいのではないでしょうか。
画像出典元：「ROOMLEAD」公式HP
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