記事更新日: 2023/03/13
新規営業のアポイントを取る手段として、メールでのアポ取りはテレアポよりも効果的です。
アポ取りメールは、送信相手や目的に合わせ文面をカスタマイズでき、よりビジネスチャンスをつかむためのアプローチが可能です。
そこで今回の記事では、メールでのアポ取りに使える例文やメリット、成果の出る文面作成のコツを紹介します。
このページの目次
アポ取りで送るべきメールの文面は、シーンごとに異なります。
今回は以下5つのシーンを例に挙げて、メール文面を確認していきましょう。
新規顧客へアポ取りメールを送る際は、自社製品を使うことによるメリットを丁寧かつ端的に伝えましょう。
突然知らない相手からメールが来るわけですから、目を引くメリットがなければ反応してもらえません。
ただし、ダラダラと書くのはNGです。相手に誠意が伝わるように工夫して作成してみましょう。
件名：【サービス名や自社名】弊社新サービスご紹介についてのお願い
株式会社◯◯
営業部△△様
突然のメールでのご連絡、大変失礼いたします。
株式会社◇◇ 営業部で勤務している××と申します。
この度は貴社ホームページを拝見し、現在展開されている◎◎事業に関しまして、弊社サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
弊社では、●●業界が抱える〜〜という課題を解決するため「（サービス名）」を展開しております。
貴社においては、弊社サービスをご利用いただくことで〜〜〜を最大〜〜%効率化し、〜〜〜というメリットを得ることが期待できます。
つきましては、ご挨拶も兼ねまして直接内容をご説明できればと考えております。下記の日程にて、ご都合のよろしいお日にちはございますでしょうか？
候補日時
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
お忙しいところ恐縮ですが、〇日までにご連絡いただけますと幸いです。
上記日程のご都合がつかない場合は、恐れ入りますがご都合のよろしい日時をご教示いただければと思います。
ご多用のところ誠に恐縮ですが、ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
＊＊＊最後に署名＊＊＊
既存顧客へアポ取りメールを送る際は、端的に要件を伝えましょう。
すでにお付き合いがある相手なので、先方に負担をかけないよう配慮した内容にすることを意識します。
また、すでに利用いただいているサービス等についてのお礼を添えると、より丁寧な印象を与えることができるでしょう。
件名：【サービス名や自社名】弊社新サービスご紹介についてのお願い
株式会社◯◯
営業部△△様
平素より大変お世話になっております。
株式会社◇◇ 営業部の××です。
いつも弊社サービス「（サービス名）」をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度、弊社が新たに開始した「（サービス名）」というサービスにつきまして、今まで以上に貴社の目標達成にお役立ていただけるのではと思い、ご連絡を差し上げました。
詳細についてご説明するべく、もしよろしければご訪問させていただければ幸いです。
下記の日程にて、ご都合のよろしいお日にちはございますでしょうか？
候補日時
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
お忙しいところ恐縮ですが、〇日までにご連絡いただけますと幸いです。
上記日程のご都合がつかない場合は、恐れ入りますがご都合のよろしい日時をご教示いただければと思います。
ご多用のところ誠に恐縮ですが、ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
＊＊＊最後に署名＊＊＊
自社が出展するイベントに来てほしい場合は、開催の目的など詳細をしっかり伝えましょう。
展示会に来る場合は、アポのみよりも時間を使うことになります。
そのため、事前に詳細を伝えて有意義に時間を使ってもらうための心遣いが必要です。
件名：新サービス【（サービス名）】の展示会開催のご案内
株式会社◯◯
営業部△△様
平素より大変お世話になっております。
株式会社◇◇ 営業部の××です。
この度、弊社が新たに開始した「（サービス名）」というサービスにつきまして、ご紹介と先行ご予約会を兼ねて展示会を開催する運びとなりました。
（サービス名）の特徴をご説明しながらデモンストレーションを行いつつ、皆様からのご意見を賜りたく存じます。
お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、是非ともご来場いただければ幸いです。
■展示会の詳細
日時：〜〜〜
会場：〜〜〜
住所：〜〜〜
概要：新サービスのご紹介・ご予約・商品展示
ご不明点やご質問がある場合は、〇〇までお問い合わせ（080-〜-〜）いただきますようお願いいたします。
それでは、皆さまのご来場を心よりお待ち申し上げます。
＊＊＊最後に署名＊＊＊
名刺交換をしている相手にアポ取りメールを送る場合は、最初に「どこで会った誰なのか？」を明確に伝えましょう。
相手は何人もの相手と名刺交換をしているため、曖昧な情報を伝えられても、どこで会った相手か思い出せません。
相手に考える手間をかけさせないよう、どこで会った誰なのかということを簡潔にわかりやすく伝えましょう。
件名：【サービス名や自社名】弊社新サービスご紹介についてのお願い
株式会社◯◯
営業部△△様
突然のメールでのご連絡、大変失礼いたします。
株式会社◇◇ 営業部で勤務している××と申します。
先日開催された□□交流会にて名刺交換をさせていただきました者です。
名刺交換の機会を頂戴し、改めてありがとうございました。
この度は、交流会でお伺いしたお話の内容から、現在貴社で展開されている◎◎事業に関しまして、弊社サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
弊社では、●●業界が抱える〜〜という課題を解決するため「（サービス名）」を展開しております。
貴社において弊社サービスをご利用いただくことで、〜〜〜を最大〜〜%効率化し、〜〜〜というメリットを得ることが期待できます。
つきましては、ご挨拶も兼ねまして直接内容をご説明できればと考えております。下記の日程にて、ご都合のよろしいお日にちはございますでしょうか？
候補日時
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
お忙しいところ恐縮ですが、〇日までにご連絡いただけますと幸いです。
上記日程のご都合がつかない場合は、恐れ入りますがご都合のよろしい日時をご教示いただければと思います。
ご多用のところ誠に恐縮ですが、ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
＊＊＊最後に署名＊＊＊
紹介してもらった相手にアポ取りメールを送る場合は、誰からの紹介なのかを明記しましょう。
誰からの紹介であるかを明記しなければ、「なぜいきなり連絡してきたのか？」と不信感を与える原因になります。
紹介者に対しても不信感を抱かせることになるため、必ず最初に誰からの紹介なのかを明記しましょう。
件名：【サービス名や自社名】弊社新サービスご紹介についてのお願い
株式会社◯◯
営業部△△様
突然のメールでのご連絡、大変失礼いたします。
以前〜〜さんにご紹介いただきました、株式会社◇◇の××と申します。
〜〜さんよりお話のありました弊社の「（サービス名）」についてご連絡させていただきました。
つきましては、ご挨拶も兼ねまして直接内容をご説明できればと考えております。下記の日程にて、ご都合のよろしいお日にちはございますでしょうか？
候補日時
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
・◆月◆日（◆） XX：XX 〜 XX：XX
お忙しいところ恐縮ですが、〇日までにご連絡いただけますと幸いです。
上記日程のご都合がつかない場合は、恐れ入りますがご都合のよろしい日時をご教示いただければと思います。
ご多用のところ誠に恐縮ですが、ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
＊＊＊最後に署名＊＊＊
アポイントをメールで取るメリットは、主に以下の3つです。
メールでのアポ取りは、新規テレアポよりも有効的であることが期待できます。
テレアポの場合、営業相手は業務を中断して電話対応をしなければなりません。
営業電話であっても応対しなければならないため、不要なサービスの説明に時間を割かれるのは、ストレスに感じるでしょう。
テレアポのやり方が悪ければ、自社の評価を下げることにもつながりかねません。
一方メールでのアポ取りであれば、相手の時間を奪わずに自社サービスをアピールできます。
メールを開くタイミングは相手次第のため、不要なサービスであればスルーすればOKです。
しかもメールであれば、自社サービスの説明も十分に記載でき、自社HPのURLなども添付できるため、魅力を伝えやすいでしょう。
魅力を丁寧に伝えられれば、アポ取りできる可能性は増します。
メールでのアポ取りは、テレアポや飛び込みなどの新規営業より、人員や手間を抑えることが期待できます。
テレアポや飛び込み営業の場合、どうしても人員を確保しなければなりません。
ひとりにおける1日の営業数は限られるため、顧客へのアプローチを増やすのであれば、追加の人員確保が必要です。
とはいえ、人件費は会社にとって大きな負担であるため、なかなか簡単に増やすことはできません。
人員を増やせば、その分「個人の営業進捗」「モチベーション」なども管理する必要があるため、手間も増えるでしょう。
一方メールでのアポ取りであれば、基本的な作業はメール送信だけのため、担当者ひとりで十分事足ります。
1日に数百件〜数千件単位でアプローチすることも可能です。
担当者数も限られるため、他の人員の管理に手間取ることもありません。
メールでアポ取りできた顧客は、テレアポや飛び込みに比べて確度が高いことが期待できます。
テレアポや飛び込みの場合、自社サービスをほぼ知らない相手にアプローチするため、玄関先で断られることが多いです。
「本当はサービスのターゲットなのにそもそも話を聞いてもらえない」ということも珍しくありません。
営業相手からしても、いきなり営業してきた会社に時間を取る暇はないため、仕方のないことです。
一方メールのアポ取りであれば、サービス詳細を文面でまとめて送れるため、テレアポなどより内容を見てもらえる可能性が高いでしょう。
メール文面にしっかり目を通したうえで返信をくれた相手であれば、自社の魅力が伝わっていると期待できます。
すでに自社の魅力が伝わっているなら、0からアプローチするよりもスムーズに話が進む可能性が高いでしょう。
アポ取りのメールを送る際は、主に以下5つの内容をまとめましょう。
まず、自己紹介と自社についての紹介は必ず記載しましょう。
初対面の相手に自分の身元を明かしておかないと、怪しいメールだと思われ開封してもらえません。
自己紹介の際は、最低限「会社名」と「個人名」を記載します。
自社や商品を紹介する際は、あまりダラダラと長くなりすぎないように気をつけましょう。
長すぎると、相手に「自社製品を使うメリット」などの重要な部分を伝え切る前に離脱されてしまいます。
メールに限らず、アポ取りをするには「自社製品を使うメリット」を伝えることが重要です。
自社サービスを紹介すれば、確かに「何をしている会社なのか？」などは伝えられます。
しかし「契約（購入）すると具体的にどんな良いことがあるの？」という点がわからなければ、購買まではつながりません。
メリットを提供できなければ、相手の時間を一方的に奪うことにつながります。
アポ後に相手に満足してもらえるよう、簡潔に「自社製品を使うメリット」をまとめておきましょう。
アポ取りメールには、アポイントの日時と場所の候補も出しておきましょう。
日時と場所の候補を掲載しない場合、アポが決まった後に日程や場所調整を改めて行う必要があります。
メールのやりとりが増えると相手も面倒に感じ、相手のアポへの熱が冷めてしまうかもしれません。
日時や場所の候補を出しておけば、相手はその中から選べば良いため負担を軽減できます。
せっかく高まったアポへの温度感を下げないためにも、最初のメール文に日時と場所の候補を入れておきましょう。
アポ取りメールには返信期限も設定しておきましょう。
返信期限を設定すると、相手に連絡を急かしているような気持ちになるかもしれません。
しかし実際は、返信期限を設定しておくことで、相手にメールの優先度を自然と高めてもらえます。
返信期限がないと相手も引き伸ばしてしまうため、興味を持ってくれたらすぐに連絡できるよう、スケジュールを切っておきましょう。
もちろん、返信期限を乗せる際は「決して急かしているわけではない」という点が伝わるように気をつけましょう。
例えば「お忙しい中大変恐縮ですが〜〜日までにご返信いただけると幸いです」など丁寧に書けば、相手に悪い印象は与えません。
メールでのアポ取りの際は「メールを送った経緯」も忘れずに記入しましょう。
顧客の中には「どこで連絡先を知ったのか？」と気になる人も多いです。
とくに個別アドレスにいきなり連絡すると、「どこかで流出したのか？」など不安に感じる人もいるでしょう。
相手に不安を与えないよう、例えば「名刺交換させていただいた際に〜〜」など、メールを送信した経緯を書きましょう。
基本的には上記の内容を押さえてメールを送れば問題ありません。
より成果を高めるためには、以下3つのコツも考慮してメールを作成しましょう。
メールでのアポ取りは、いかに早い段階で相手の興味を惹けるかが重要です。
最初の言葉を見て「自社に無関係」と思われては、アポ取りまでつなげられません。
一文目で相手の興味を引けるよう、件名には自社の強みも一緒に記載しましょう。
件名は、ほぼ必ず相手の目に留まる部分です。
目に留まる部分で相手に興味を引かせられれば、メールの中身まで見てもらえる可能性は高まります。
アポ取りが難しそうであれば、まずは自社が出展するイベントへの来場などを促しましょう。
いきなりアポ取りとなると、顧客側も「営業される」と構えてしまうため、獲得が難しいケースもあります。
その場合は、相手に起こしてほしいアクションのハードルを下げることも重要です。
まず「展示会への案内」「資料請求の案内」などを挟み、顧客の警戒感を解くことで、段階的に営業しやすいでしょう。
アポ取りはビジネスとして行うため、最低限のビジネスメールマナーは守る必要があります。
最低限のマナーを守れていないと、「非常識な会社である」という印象を与えるかもしれません。
とはいえ、ガチガチに固めすぎる必要もありません。
むしろガチガチに固い文章では「テンプレートを送っている」と思われ、印象を下げることもあります。
最初の挨拶や最後の署名など、最低限のマナーを守っていれば多少砕けた雰囲気の文章でも大丈夫です。
テンプレートを基本にしつつ、適宜相手の会社に合わせた要素をちりばめることで、特定の個人に向けたメールであるという雰囲気を出しましょう。
メールでのアポ取りは新規営業の手段として有効的です。
相手の時間を奪わず、効果的に自社の魅力を伝えられることが期待できます。
成果を出せる文面作成のコツを掴んで、メールでのアポ取りを成功させましょう。
画像出典元：oudan
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