記事更新日: 2023/11/15
内定を承諾した候補者に送る、お礼メールや今後のスケジュールに関する案内メールの書き方をご紹介します。
内定辞退を防ぐために気を付けたい点や、内定者に好印象を与える文章の作り方などを解説。
採用通知メールから入社式の案内メールまで、5つの文例を掲載しています。
文例からチェックしたい方は、目次の「企業側から送る内定承諾のお礼メールの文例5つ」をクリックしてください。
このページの目次
まずは、内定者とのメールのやり取りで気を付けたい3つの注意点を解説します。
これらの基本を意識してから、メールの作成に取り掛かりましょう。
堅苦しいメールは内定者を構えさせてしまうため、適度にくだけた表現を交えて、親しみを感じてもらうことが大切です。
ただし、いきすぎると馴れ馴れしい印象を持たれてしまうため注意が必要。
人事からのメール＝企業のイメージと考え、内定者とは適切な距離感で向き合うようにしましょう。
企業側からのメールが少なすぎると、内定者は今後の見通しが立たずに不安を感じます。
だからといって頻繁にメールがくると、返信する手間や時間が負担になってしまうことも。
1つの用件はできるだけ1回のメールにまとめ、1〜2ヶ月に1回程度の連絡に留めましょう。
内定者へメールを送るタイミングは、相手の生活時間帯を考慮する必要があります。
早朝や深夜にメールがくると、内定者は急かされているように感じたり、「残業が当たり前のブラック企業なのでは」と不安を抱いてしまう可能性も。
企業側からの連絡は一般的な就業時間の中で行うようにしましょう。
続いては、内定者に好印象を持たれるメールの書き方をご紹介します。
以下の3つのポイントを意識して作成してみてください。
新卒・中途採用を問わず、内定者にとって入社までの期間は、新しい職場に対する期待と不安が入り混じる落ち着かない時期です。
そこに感情のない事務的なメールを送ってしまうと、「本当にこの会社でやっていけるのか」と不安感を煽ってしまいます。
とくに、敬語の使い方に慣れていない新卒の学生は、それだけで萎縮してしまうことも。
内定者の不安や悩みを汲み取り、寄り添うイメージで文章を考えてみましょう。
お礼や労いの言葉などを添えると、気遣いが感じられて好印象です。
内定承諾後に内定者が気になるのは、今後のスケジュールです。
入社までの期間に研修や人事面談、懇親会などを予定している場合は、大まかなスケジュールだけでも先に伝えるようにしましょう。
今後の見通しが立つことで内定者は安心し、余裕を持って準備することができます。
内定者にとって、企業からの返信を待つ時間は思いのほか長く感じるものです。
待っている間に不安が増長したり、対応が早い他の企業に流れてしまう可能性もあります。
内定者からの問合せは後回しにせず、24時間以内には返信するようにしましょう。
最後に、内定者に送るメールの文例を5つのシチュエーション別にご紹介します。
書くときの注意点や作成ポイントは、こちらのリンクをチェックしてみてください。
件名：【採用内定のご連絡】株式会社〇〇〇
〇〇〇様
株式会社〇〇〇採用担当の〇〇〇と申します。
先日は弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、〇〇〇様を採用とさせていただくことを決定しましたので、お知らせいたします。
面接を担当した〇〇〇も「（評価した点）」と申しておりました。
〇〇〇様と働ける日を、社員一同心待ちにしております。
つきましては、ご入社にあたり提出いただきたい書類を、本日郵送いたしました。
必要事項をご記入いただき、◯月◯日までに同封の返信用封筒でご返送くださいますよう、お願いいたします。
ご不明点等がございましたら、採用担当の〇〇〇（電話番号・メールアドレス）までお気軽にお問い合わせください。
以上、メールにて恐縮ではございますが、まずはご連絡申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
氏名
連絡先
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内定通知メールの場合は、前置きが長くなりすぎないように注意して、簡潔に選考結果を伝えましょう。
面接官の評価ポイントや、一緒に働けることを楽しみにしているなどの一文があると、内定者のモチベーションアップに繋がります。
件名：【入社までのスケジュールについてのご連絡】株式会社○○○
〇〇〇様
株式会社〇〇〇採用担当の〇〇〇です。
この度は内定承諾のご連絡をいただき、ありがとうございます。
〇〇〇様と一緒に働けることをとても嬉しく思います。
早速ではございますが、入社までのスケジュールに関するご案内です。
○年○月○日 内定式
○年○月○日 内定者研修
○年○月○日 入社式
※（内定式の後に懇親会があるなど、事前に伝えておきたい事項）
※
※
内定式の出欠確認につきましては、○月○日頃にメールにてご連絡いたしますので、期日までにご返信いただけますようお願いいたします。
現時点で不安なことやご不明点等ありましたら、採用担当の〇〇〇（電話番号・メールアドレス）まで、お気軽にお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
================================
会社名
氏名
連絡先
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内定承諾の返信があったら、お礼を兼ねて今後のスケジュール案内のメールを送ります。
卒論や卒業旅行などで多忙な学生にとって、入社日までのスケジュールが事前に把握できることはとても助かります。
大まかなスケジュールだけでも事前に提示するようにしましょう。
質問や相談を歓迎するという一文があると、より好印象です。
件名：【内定式のご案内】株式会社○○○
〇〇○様
株式会社○○○採用担当の○〇〇です。
今年度の内定式に関するご案内でご連絡いたしました。
下記日程で実施しますので、◯月○日までに出席・欠席のご返信をお願いいたします。
【内定式】
日時：○月○日（○曜日）○時集合
会場：本社ロビー 住所：○県○市○町○−○–○ ○○ビル○階（地図のURL）
服装：スーツ着用にてお願いいたします
持ち物：印鑑、筆記用具
当日のお問い合わせ先：人事部〇〇○（電話番号）
【当日のスケジュール】
9：00 本社ロビーに集合
9：15 会場へ移動
9：30 内定式
11：30 昼食会場へ移動
12：00 懇親会
14：00 解散
昼食は懇親会を兼ねて、立食形式にて行います。
先輩社員も参加しますので、お仕事に関することや入社までの過ごし方など、お気軽にご質問ください。
それでは、○○○様のご参加をお待ちしております。
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会社名
氏名
連絡先
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内定式に関する案内は、日時、場所、問合せ先などを簡潔に表記しましょう。
大まかな流れなども伝えることで、内定者は当日の動きをイメージしやすくなります。
出欠確認のメールは内定式の1ヶ月前には送るようにしてください。
件名：【入社前研修のご案内】株式会社○○○
〇〇○様
株式会社○○○採用担当の○〇〇です。
先日は内定式へのご参加ありがとうございました。
少しの時間でしたが、○○○様とお話しすることができて、大変嬉しく思っております。
さて、本日は今年度の入社前研修に関するご案内でご連絡いたしました。
下記日程で実施しますので、○月○日までに出席・欠席のご返信をお願いいたします。
【入社前研修】
日時：○月○日（○曜日）○時
会場：本社○階会議室
住所：○県○市○町○−○–○ ○○ビル○階（地図のURL）
服装：スーツ着用にてお願いいたします
持ち物：印鑑、筆記用具
当日のお問い合わせ先：人事部〇〇○（電話番号）
内容：（詳細を記載）
なお、ご参加は任意となっております。
入社前研修についてご不明な点がございましたら、採用担当の○○○（電話番号・メールアドレス）までお気軽にご連絡ください。
それでは、○○○様のご参加をお待ちしております。
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会社名
氏名
連絡先
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まずは、内定式の参加に対する感謝の言葉を伝えましょう。
内定者の参加率を上げるためにも、研修内容はできるだけ詳細に記載してください。
やむをえず不参加の連絡があった場合は、同期に遅れを取ってしまうことへの不安などを理解し、改めてフォローするメールを送るといいでしょう。
件名：【入社式のご案内】株式会社○○○
〇〇○様
株式会社○○○採用担当の○〇〇です。
いよいよ、入社の時期が近づいてまいりました。
令和○年度の入社式に関しまして、ご案内させていただきます。
なお、より詳細な内容につきましては、本日入社案内を発送しましたので、お手元に届き次第ご確認をお願いいたします。
【入社式】
日時：○月○日（○曜日）○時
集合場所：本社ロビー
住所：○県○市○町○−○–○ ○○ビル○階（地図のURL）
服装：スーツ着用にてお願いいたします
持ち物：印鑑、筆記用具
当日のお問い合わせ先：人事部〇〇○（電話番号）
入社式に関してご不明な点がございましたら、採用担当の○○○（電話番号・メールアドレス）までお気軽にご連絡ください。
それでは、当日〇〇○様にお会いできることを社員一同楽しみにしております。
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会社名
氏名
連絡先
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入社式の案内メールは、遅くとも入社の1ヶ月前までには送るようにしましょう。
当日、内定者が見返しやすいように、詳細を簡潔に分かりやすくまとめることが大切です。
さらに、緊急連絡先として担当者の電話番号があると、より安心感があります。
新卒・中途採用を問わず、新天地での挑戦は誰しも悩み不安になるものです。
企業側からのメールひとつで、悩みが解消することもあれば、膨れ上がってしまうこともあります。
内定者が気持ちよく入社日を迎えられるように、内定者の気持ちをフォローするような文面を心がけてみましょう。
書き方に悩んだ際は、この記事の「企業側から送る内定承諾のお礼メールの文例5つ」をぜひ参考にしてみてください。
画像出典元：o-dan
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